Integracja tedee i Smoobu – systemu do zarządzania kanałami
Pierwszym krokiem do integracji tedee i Smoobu jest połączenie obu kont. Jest to konieczne, ponieważ portal tedee będzie automatycznie zarządzał dostępem do smart locka na podstawie informacji dostarczonych przez platformę wynajmu krótkoterminowego.
Proces łączenia rozpoczyna się od wybrania systemu zarządzania kanałami, z którym użytkownik chce się połączyć.
Widok Połącz z usługą rezerwacji umożliwia użytkownikowi wybranie i połączenie się po raz pierwszy z platformą wynajmu. Po kliknięciu na przycisk “Połącz” powinien pojawić się boczny pasek z dostępnymi usługami.
Po wykonaniu powyższych czynności otworzy się okno logowania do Smoobu, w którym użytkownik wpisuje login i hasło wymagane do zalogowania się do systemu zarządzania kanałami.
Gdy użytkownik wprowadzi poprawne dane, proces łączenia zostanie zakończony, a użytkownik zostanie przekierowany do widoku Zakwaterowania. Teraz wszystkie miejsca noclegowe zostaną automatycznie zsynchronizowane z platformą wynajmu krótkoterminowego.
Pasek stanu
| Nazwa | Działanie | ||||||||||
| 1 | Etap harmonogramu automatyzacji | Wyświetla informacje o harmonogramie automatyzacji. Dostępne są dwa statusy:
| |||||||||
| 2 | Etap przyznawania dostępu | Wyświetla szczegółowe informacje o stanie przyznanego dostępu. Dostępne są trzy statusy:
Przyznanie dostępu może się nie powieść po wystąpieniu trzech błędów: – zamek nie jest dostępny, – osiągnięta została maksymalna liczba kodów PIN, – w pamięci zamka zabrakło miejsca. Jeśli wystąpi błąd, aplikacja automatycznie zaplanuje kolejną próbę połączenia (wyświetli datę następnej próby). Po osiągnięciu maksymalnego limitu ponawianych prób, system przestanie wykonywać tę czynność i ukryje informacje o następnej próbie połączenia. | |||||||||
| 3 | Etap zameldowania | Wyświetla informacje o tym, czy gość zameldował się w pokoju. Dostępne są dwa statusy:
|
Automatyczne przyznawanie dostępu
Automatyczne przyznawanie dostępu rozpocznie się w momencie utworzenia nowej rezerwacji na platformie wynajmu krótkoterminowego. Cała automatyzacja będzie opierać się na konfiguracji wybranej przez użytkownika.
Warto zaznaczyć, że dostęp do zamka tedee nie jest tworzony w momencie dokonywania rezerwacji.
Proces automatycznego przyznawania dostępu przebiega następująco:
- System tedee otrzymuje informację o nowej rezerwacji utworzonej w systemie zarządzania kanałami.
- Informacje o rezerwacji są zapisywane w systemie tedee.
- Właściciel lub administrator zamka ustala moment, w którym osoba odwiedzająca otrzymuje dane umożliwiające dostęp.
- Na wybraną liczbę dni przed rozpoczęciem rezerwacji gość otrzymuje informacje o dostępie do zamka tedee – dane dostępowe są wysyłane automatycznie pocztą elektroniczną. Poniżej przedstawiono wzór przykładowej wiadomości:
- Właściciel zamka może aktywować odpowiednie powiadomienia o pierwszym otwarciu drzwi przez gościa – będzie wtedy znał dokładną datę zameldowania.
- W momencie wymeldowania gość traci dostęp do obiektu i nie może ponownie użyć kodu PIN.
Portal biznesowy tedee
Aby automatycznie przydzielać “cyfrowe klucze”, konieczna jest integracja systemu zarządzania kanałami z systemem tedee.
Konfiguracja całego systemu odbywa się za pośrednictwem portalu internetowego. To właśnie tam dostępne są wszystkie opisane poniżej funkcje.
Strona Zakwaterowania
Na stronie Zakwaterowania znajduje się lista wszystkich mieszkań do wynajęcia zsynchronizowanych ze wszystkimi połączonymi usługami wynajmu.
Zakładka ” Zakwaterowania” zawiera obiekty, które zostały poprawnie połączone z systemem tedee. Oznacza to, że są one gotowe do przyjmowania nowych rezerwacji, a automatyzacja działa prawidłowo.
| Nazwa | Działanie | |
| 1 | Ikona przełączania filtrów | Wyświetla/ukrywa pasek filtrów |
| 2 | Przycisk ręcznej synchronizacji | Umożliwia wymuszenie synchronizacji zakwaterowania z połączonym dostawcą usług rezerwacji |
| 3 | Filtrowanie według słów kluczowych | Pokazuje wszystkie miejsca noclegowe przefiltrowane według wybranego słowa kluczowego |
| 4 | Filtrowanie według automatyzacji | Filtrowanie listy według zautomatyzowanego/niezautomatyzowanego zakwaterowania |
| 5 | Filtrowanie według platformy | Filtrowanie listy według podłączonych platform wynajmu |
| 6 | Kolumna z nazwą zakwaterowania | Nazwa zakwaterowania zsynchronizowana z integracją wynajmu krótkoterminowego. Zaleca się, aby nazwy obiektów były różne – ułatwi to zarządzanie całym procesem |
| 7 | Kolumna z nazwą zamka | Nazwa zamka powiązanego z zakwaterowaniem |
| 8 | Kolumna z nazwą platformy | Logo platformy wynajmu krótkoterminowego, z którą powiązany jest apartament |
| 10 | Menu kontekstowe | Wyświetla menu kontekstowe dla wybranego zakwaterowania |
| 11 | Edycja zakwaterowania | Otwiera pasek boczny z wybranym zakwaterowaniem, gdzie użytkownicy mogą synchronizować lub edytować jego ustawienia |
| 12 | Pokaż rezerwacje | Przekierowuje użytkownika do widoku rezerwacji z wybranym apartamentem |
| 13 | Wczytaj więcej opcji | Jeśli dostępnych jest więcej wpisów, powinny się one pojawić po przewinięciu |
| 14 | Wyczyść wszystkie filtry | Resetuje status wszystkich wybranych filtrów |
Widok “Nie znaleziono żadnych rezerwacji”
W widoku Zakwaterowania można filtrować dane według dwóch kolumn: Nazwa apartamentu i Platforma. Użytkownik może filtrować dane na dwa sposoby:
- wybierz opcję “Filtruj według nazwy”,
- wybierz “Platforma” i kliknij na system zarządzania kanałami z rozwijanej listy.
Głównym celem synchronizacji jest posiadanie tego samego statusu na platformie wynajmu krótkoterminowego i portalu tedee.
Proces synchronizacji zakwaterowania jest prosty z punktu widzenia użytkownika portalu tedee. Polega on na odświeżeniu dostępnych miejsc noclegowych z platformy wynajmu krótkoterminowego do portalu tedee. Po kliknięciu na przycisk “Synchronizuj” rozpoczyna się proces synchronizacji. System tedee powinien odzwierciedlać wszystkie aktualizacje dokonane na platformie wynajmu krótkoterminowego. Na przykład, wszystkie usunięte oferty powinny zniknąć z listy w portalu tedee, a w ich miejsce powinny pojawić się nowo utworzone.
Ustawienia automatyzacji wynajmu
Po kliknięciu na wiersz z nazwą obiektu, po prawej stronie ekranu pojawi się pasek ustawień. Zawiera on ustawienia automatyzacji wynajmu, które użytkownik może modyfikować.
Opcje wynajmu, które użytkownik może zmienić, to:
- Powiązanie/odłączenie wynajmu i smart locka. Powiązanie smart locka jest niezbędne do prawidłowego działania automatyzacji pomiędzy systemem zarządzania kanałami a systemem tedee. Użytkownik będzie widział tylko te zamki, których jest właścicielem. Aby powiązać zamek z zakwaterowaniem, musi on zostać sparowany z bridgem i keypadem.
- Na ile dni przed rozpoczęciem rezerwacji gość powinien otrzymać dane dostępowe.
- Zarządzanie powiadomieniami.
Odłączenie zamka od systemu wynajmu spowoduje anulowanie wszystkich rezerwacji oraz dostępu przyznanego dla tych rezerwacji.
| Nazwa | Działanie | |
| 1 | Nazwa zakwaterowania | Nazwa miejsca zakwaterowania zsynchronizowana z systemem wynajmu krótkoterminowego (pole tylko do odczytu) |
| 2 | Połączony smart lock | Nazwa smart locka przypisanego do danego zakwaterowania |
| 3 | Liczba dni przed udzieleniem dostępu | Liczba dni, przed upływem których goście otrzymają dostęp do zamka z systemu tedee |
| 4 | Powiadomienia właściciela | Opcje powiadomień właściciela |
| 5 | Powiadomienia gości | Opcje powiadomień gości |
| 6 | Przycisk Zastosuj lub Anuluj | Użytkownik może zaakceptować wprowadzone zmiany, klikając przycisk Zastosuj, lub odrzucić je, klikając przycisk Anuluj |
Strona rezerwacji
W zakładce Rezerwacje wyświetlane są wszystkie rezerwacje dokonane przez gości (użytkowników zewnętrznych z platformy wynajmu krótkoterminowego).
W zakładce Rezerwacje można sprawdzić, czy automatyka działa poprawnie, jaki jest status rezerwacji, czy użytkownik pomyślnie wszedł do obiektu, czy nie, a także czy rezerwacja została zakończona.
Użytkownicy portalu tedee mogą przeglądać i aktualizować dane dotyczące dostępu do kodu PIN.
Chociaż system automatycznie synchronizuje listę rezerwacji z platformami wynajmu, użytkownicy mogą wymusić tę synchronizację ręcznie, jeśli zauważą, że dane są nieaktualne.
| Nazwa | Działanie | |
| 1 | Przycisk ręcznej synchronizacji | Umożliwia wymuszenie synchronizacji zakwaterowania z połączonym dostawcą usług rezerwacji |
| 2 | Ikona przełączania filtrów | Wyświetla/ukrywa pasek filtrów |
| 3 | Filtrowanie według słów kluczowych | Pokazuje wszystkie indentyfikatory/adresy e-mail rezerwacji według pasującego słowa kluczowego |
| 4 | Wybór zakwaterowania | Pokazuje wszystkie rezerwacje dla wybranej oferty wynajmu |
| 5 | Kolumna ID rezerwacji | Identyfikator rezerwacji z zewnętrznej platformy wynajmu krótkoterminowego |
| 6 | Kolumna gość | Adres e-mail gościa |
| 7 | Kolumna apartament | Nazwa obiektu, w którym tworzona jest rezerwacja |
| 8 | Kolumna rozpoczęcie rezerwacji | Data zameldowania – od tej daty rozpocznie się dostęp do systemu tedee |
| 9 | Kolumna zakończenie rezerwacji | Data wymeldowania – po tej dacie dostęp do systemu tedee zostanie zakończony |
| 10 | Pasek stanu | Wyświetla pasek stanu z informacjami o bieżącym statusie rezerwacji |
| 11 | Wczytaj więcej opcji | Jeśli dostępnych jest więcej wpisów, powinny się one pojawić po przewinięciu |
Odłączenie systemu zarządzania kanałami od konta tedee
Odłączenie kont spowoduje automatyczne usunięcie wszystkich miejsc zakwaterowania powiązanych z portalem tedee. W tym celu należy przejść do zakładki Zakwaterowania > Zarządzaj połączeniami i kliknąć ikonę kosza na śmieci obok logo systemu zarządzania kanałami, a następnie potwierdzić usunięcie.
Anulowanie dostępu
Anulowanie dostępu następuje za każdym razem, gdy rezerwacja zostaje usunięta z systemu tedee. Dzieje się tak, gdy:
- Rezerwacja na platformie wynajmu krótkoterminowego została anulowana.
- Rezerwacja na platformie wynajmu krótkoterminowego została zakończona.
- Zakwaterowanie zostaje usunięte z platformy wynajmu krótkoterminowego.
- Smart lock tedee zostaje odłączony od zakwaterowania.
Proces automatycznego anulowania dostępu przebiega następująco:
- Wystąpi jedna z powyższych sytuacji.
- Informacje o rezerwacji zostają usunięte z systemu tedee.
- Jeśli dostęp do zamka tedee jest jedynie zaplanowany, a status to oczekiwanie, zostanie on anulowany.
- Jeśli dostęp do zamka tedee został już przyznany, zostaje on cofnięty.
