Vervang een toegangssysteem met pasjes voor kantoor door een slim slot
“Sorry, ik ben mijn pasje kwijt… alweer.” Hoe vaak heb je dat al gehoord? Ontdek hoe je een toegangssysteem met pasjes vervangt door een slim slot.
Voor een Office Administrator, kan het een van de meest vervelende uitspraken zijn. Het is niet zo dat je het kunt plannen. Je kunt werknemers niet buiten laten staan, dus moeten ze meteen een vervangend pasje krijgen. Het maakt niet uit hoe lang het duurt.
Kosten toegangspasjes voor kantoor je veel tijd? Zoek je een snellere, handigere optie? Baart het je zorgen dat jij degene bent die op de verandering moet toezien?
Als dit bekend klinkt, zal het je verheugen te horen dat er een andere manier mogelijk is – en beheersbaar. Ik heb bij 2 bedrijven het proces geleid van het vervangen van toegangspasjes door slimme sloten en mijn werk is nu veel eenvoudiger. Ik wil graag met je delen hoe het is gegaan, zodat het als een nuttige gids voor jou kan dienen.
Waarom een toegangssysteem voor kantoren moderniseren?
Nu de meeste mensen op afstand werken, kan ik me niet voorstellen dat je nog steeds toegangspasjes gebruikt. Met mensen die komen en gaan op verschillende dagen en tijden, moet het bijhouden van iedereen een nachtmerrie zijn. En dan heb ik het nog niet eens over het terughalen van pasjes die niet meer nodig zijn of het vervangen van verloren pasjes.
Daar komt nog bij dat werknemers van het ene kantoor naar het andere reizen en op elke locatie moeten binnenkomen. Dat is een hoop gedoe en onnodig plastic.
Met slimme sloten is het veel eenvoudiger om toegang te verlenen en in te trekken en om bij te houden wie er in of uit kan. Het lijkt misschien ingewikkeld op het eerste gezicht (dat dacht ik ook), maar het is eigenlijk heel eenvoudig.
Toen ik voor het eerst bij Tedee kwam, wist ik helemaal niets van slimme sloten. Ik moest niet alleen alles vanaf het begin leren, maar ik moest ook mensen zowel bij Tedee als bij Predica overtuigen om over te stappen van pasjes op slimme sloten! Maar laten we bij het begin beginnen.
Wat is een slim slot?
Een slim slot is een apparaat dat boven op je standaard deurslot wordt gemonteerd. Hiermee kan je je deur op afstand openen via een app op je smartphone. De applicatie registreert elke activiteit, zodat je altijd weet wie er op een bepaald moment in het kantoor is – erg handig als je niet binnen kunt komen en iemand nodig hebt om te tekenen voor een levering, bijvoorbeeld.
Het neemt geen functionaliteiten weg van een standaard slot – je kunt nog steeds een gewone sleutel gebruiken om de deur op slot te doen als je dat liever hebt. Maar als er veel mensen toegang hebben tot het pand, is het veel eenvoudiger om ze toegang te geven via de app dan iedereen een individuele sleutel of pasje te geven.
Hoe werkt het?
Om het apparaat te gebruiken, open je de app op je telefoon en druk je op de knop om de deur te ontgrendelen of te sluiten. Als de deur niet volledig is gesloten (bijvoorbeeld omdat iemand gehaast is binnengekomen), kan je de app gebruiken om de deur goed te sluiten. Je kunt ook de Bluetooth-verbinding gebruiken om de deur automatisch te openen als je dichterbij komt.
Het slot heeft een ingebouwde oplaadbare batterij, dus je hoeft je geen zorgen te maken dat je hem moet vervangen. De app laat het je weten als je hem moet opladen. Als dat gebeurt, steek je gewoon een paar uur de stekker in het stopcontact met een klein kabeltje, net zoals je met je telefoon doet, en je bent klaar.
Het belangrijkste is dat als er iets ongewoons gebeurt (bv. het kantoor wordt tijdens een weekend betreden terwijl dat normaal niet het geval is), je het controlepaneel kunt controleren en kunt zien wie er binnen is gekomen. Je kunt die persoon dan bellen en bevestigen dat alles in orde is. Dat is een stuk makkelijker dan elke keer naar kantoor te moeten komen!
Hoe vaak heb je niet meegemaakt dat mensen op een rustige dag buiten stonden te wachten tot iemand kwam opdagen en hen binnenliet? Met een slim slot kunnen ze zich gewoon melden bij hun collega’s die al op kantoor zijn, en degenen die al binnen zijn kunnen de deur indien nodig op afstand openen. Dit is echter een optionele functie. Als je niet wilt dat mensen anderen binnenlaten, kun je deze functionaliteit beperken tot geautoriseerde gebruikers.
Hoe beheer je de toegang?
Het toevoegen van een gebruiker aan de app gaat heel snel. Je kunt het proces integreren met je onboarding, zodat het automatisch gebeurt, of het gewoon vanuit de app doen.
 |
 |
 |
| Klik op “Delen” | Klik op “Gedeeld met” | Klik op “Toegangsgegevens” en stel je gebruiker in |
De persoon krijgt dan een e-mail met een link om de app op zijn telefoon te downloaden.
Wil je een gebruiker verwijderen? Geen probleem, ook dat kan in een oogwenk, direct in de app, waar je ook bent. Zodra je op de knop drukt om de toegang in te trekken, kan de persoon niet meer naar binnen.
Je kunt ook een bedrijfsportaal gebruiken om de toegang te beheren, als je dat liever hebt. Zo kan je meerdere gebruikers toevoegen en de rechten rechtstreeks vanop je computer aanpassen.
1. Gebruikers beheren
Als je meerdere sloten hebt, kun je de toegang voor elk slot toewijzen, afhankelijk van wie ze moet gebruiken. Er is nog een artikel over het opzetten van een dergelijk hoofdsleutelsysteem.
2. Toestemmingen beheren
Als je verantwoordelijk bent voor een kantoor, moet je weten wat er gebeurt. De app toont alle informatie die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat het pand veilig is.
3. In-app informatieschermen
Het lijkt misschien vreemd om bij te houden wie het kantoor binnenkomt en verlaat, maar dat is precies wat de meeste bedrijven toch al doen, alleen al om gezondheids- en veiligheidsredenen. Je hoeft niet meer rond te lopen om handtekeningen te verzamelen op een registratieblad. En als je het gebouw moet evacueren, heb je geen aanwezigheidslijst meer nodig – die staat allemaal op je telefoon.
Hoe overtuig ik mijn werknemers om een slim slot te gebruiken?
Toegegeven, dit was het moeilijkste deel van het hele proces. Verrassend genoeg, zelfs bij een technisch bedrijf, waren de mensen er nogal op tegen om op de app over te stappen. Maar met wat tijd, geduld en instructies is het me toch gelukt!
Je telefoon gebruiken om toegang te krijgen is immers veel gemakkelijker dan nog een set sleutels of een pasje bij je te hebben. Die raken nogal eens zoek. Wie is er op weg naar zijn werk niet omgedraaid omdat hij zijn pasje was vergeten? Maar niemand raakt zijn telefoon echt kwijt, dus dat is al een probleem uit de wereld.
Ik plaatste een aantal aankondigingen en instructies over hoe de app te downloaden. Daarna was er een overgangsperiode. Telkens als ik iemand het kantoor binnen zag komen met de app, vroeg ik hem of hij zijn pasje wilde teruggeven als hij die nog had – die had hij immers niet meer nodig! En als iemand zijn pasje nog gebruikte, bood ik aan om te helpen de app te installeren en te laten zien hoe het werkt.
Nu krijgt iedereen toegang als onderdeel van hun onboarding. Smartlock-accounts worden gesynchroniseerd met ons identiteitsbeheersysteem, dus alles gebeurt automatisch.
Indien nodig kan ik extra mensen toevoegen (bv. schoonmaak- of bewakingsdiensten) via ons portaal, waar ik ook de toegangsuren kan instellen. Het slot kan 24/7 werken, maar voor de veiligheid zou je de toegang kunnen beperken – bijvoorbeeld tot kantooruren of weekdagen.
Zeker, het duurde even in het begin. Maar uiteindelijk, ging het bijna vanzelf. Nu staat niemand meer buiten het kantoor omdat hij zijn sleutel kwijt is. Bovendien heb ik veel tijd terug, omdat ik geen nieuwe of verloren pasjes meer hoef uit te geven. Voordelen voor iedereen!
Wat te doen in geval van problemen?
Zoals met alles, waren er in het begin wat moeilijkheden toen we allemaal aan het systeem moesten wennen. Zo kwam het voor dat de Wi-Fi-verbinding van de Bridge werd verbroken, waardoor een aantal van ons buiten vast kwam te zitten en niet naar binnen kon… om er vervolgens achter te komen dat we met onze telefoons nog steeds via Bluetooth verbinding kunnen maken met het slot!
Het onderhoud zelf is eenvoudig. Ik krijg gewoon een melding op mijn telefoon wanneer ik de lader moet aansluiten. En er zijn geen bedrijfs- of softwarekosten – alleen een eenmalig bedrag voor het slot. Er is ook een service die je kunt boeken om te helpen met de installatie, zodat je het slot niet zelf hoeft te installeren.
Over de cilinders hoef je je ook geen zorgen te maken – wij werken het hele proces met je door om ervoor te zorgen dat je het juiste type cilinder voor je deur hebt.
Als je tegen problemen aanloopt, is er een FAQ die toegankelijk is vanuit de app, en we hebben een 24/7 ondersteuningslijn. Op dit moment is de app beschikbaar in het Engels, maar meer talen zullen binnenkort beschikbaar zijn.
Na het ontwikkelen en gebruiken van het slimme slot bij tedee, hebben we de meeste mogelijke problemen en scenario’s aangepakt. Ik heb persoonlijk in mijn tijd veel bugs gerapporteerd! Maar nu we door de implementatie heen zijn, verloopt alles soepel en kunnen we verbeteringen introduceren voor al onze gebruikers en klanten.
Als je wat meer technische informatie wilt over hoe je met een slim slot aan de slag kunt, bekijk dan dit artikel over “Hoe organiseer je toegangscontrole voor een klein kantoor?”. Of, voel je vrij om contact met me op te nemen als je vragen hebt.
