< Terug.

Hoe maak je toegangscontrole op kantoor eenvoudig met een slim slot? (Volledige gids voor 2021)

De dagen dat het voltallige personeel elke dag op vaste uren aanwezig was, zijn voorbij. Hoewel het bieden van al die flexibiliteit en vrijheid geweldig is, kan het een heel lastig worden als jij degene bent die moet zorgen voor de veiligheid van het pand.

“Remote werken” wordt steeds populairder. Er is veel voor te zeggen om minder te moeten pendelen. Als gevolg daarvan worden kantoren steeds meer “flexplekken” waar veel werknemers slechts af en toe komen.

Mensen komen en gaan wanneer ze willen, geen vaste regels of uren, geen constante controle wie er naar binnen en buiten gaat… Het is een logistieke nachtmerrie, is het niet? Het was al moeilijk genoeg. Ik weet zeker dat jij, net als ik, verschillende veiligheidsmaatregelen hebt genomen om de toegang tot je kantoor veilig en tegelijk gemakkelijk te maken. Mijn conclusie? Het leven is gewoon te kort om tientallen sleutels in de gaten te houden!

Dus heb ik voor slimme sloten gekozen.

Samen met het team heb ik veel tijd en moeite besteed om uit te zoeken hoe we het in elk denkbaar scenario kunnen laten werken. Ik wil graag mijn observaties, opmerkingen en verzamelde informatie met je delen.

Inhoud:

1. Waarom toegang tot kantoor niet zo eenvoudig is
2. Hoe technologie helpt bij de toegang tot kantoren
3. Wat is een slim slot?
4. Hoe werkt een slim slot?
5. Hoeveel kost een slim slot?
6. Maak de toegang tot je kantoor makkelijker

Waarom toegang tot kantoor niet zo eenvoudig is

Als je toezicht houdt op de administratie van een kleine of een grotere onderneming met meerdere vestigingen (bv. een advocatenkantoor, een distributeur met meerdere magazijnen, of een winkel/restaurantketen), moet je de werknemers toegang tot de werkplek bieden.

Gewoonlijk gebruik je dan magnetische kaarten (voor iedereen) of traditionele sleutels (voor een beperkt aantal mensen). Tenzij je de voorkeur geeft aan RFID-implantaten – maar dat laten we nu even buiten beschouwing.

Personeelswisselingen zijn tijdrovend

Elke werknemer moet een manier krijgen om toegang te krijgen tot de werkplek wanneer hij wordt aangenomen, en zodra hij vertrekt, moet deze toegang op de een of andere manier weer worden ingetrokken.

Dat is niet zo moeilijk als we maar een paar werknemers hebben. Vooral in sectoren waar mensen zelden hun baan verlaten.

Maar als de omzet stijgt en we te maken hebben met een groot aantal mensen, wordt het allemaal een beetje ingewikkelder.

Bovendien huren we misschien tijdelijke werknemers in (bv. via een uitzendbureau) of onderaannemers (bv. bewakings- of schoonmaakbedrijven). Ook zij moeten op kantoor komen, en meestal op andere uren dan de anderen.

Voor grotere kantoren (vanaf 40 personen) zul je waarschijnlijk een centraal toegangscontrolesysteem hebben. Maar als je een pand beheert dat geen deel uitmaakt van een groter complex (zoals een winkelcentrum), of veel kleinere panden zoals winkels, restaurants of boekhoudkantoren, kan het beheren van de toegang een behoorlijke hoofdpijn zijn.

Flexibele toegang tot het kantoor is een must

Als werkgevers staan we nu meer dan ooit onder druk om flexibele werktijden aan te bieden. Tegenwoordig staan de lokalen vaak leeg of met een beperkt aantal mensen. Bovendien wordt verwacht dat het personeelsverloop na de pandemie zal toenemen. Dit maakt het bijhouden van de bereikbaarheid van mensen tot een logistieke nachtmerrie.

Veiligheid is topprioriteit voor bedrijfspanden

Dit is echt de sleutel (zie je wat ik daar deed?).

De behoefte aan gemak kan veranderen, maar de behoefte aan veiligheid nooit.

Als je kantoorgebouwen hebt, bevatten deze zaken die moeten worden beschermd – apparatuur, documenten, interne informatie, enz. Fysieke toegang is je beste bescherming daarvoor.

Wat zijn de problemen met sleutels?

Misschien hadden al je werknemers een sleutel, maar zijn er nu een paar mensen vertrokken. Misschien heb je in de pandemische chaos niet alle sleutels teruggekregen. Misschien is iemand op slechte voet vertrokken. Misschien heeft iemand zijn sleutel verloren.

“Maar daar is de verzekering voor!”

Natuurlijk. Maar veel verzekeraars zullen schades niet dekken als er geen bewijs is van inbraak. Wat er, als iemand je sleutel gebruikt, niet zal zijn.

De eerste oplossing die in je opkomt, zou zijn de cilinders te vervangen. Maar aan de ene kant is het duur om dat regelmatig te doen. Anderzijds is het echt moeilijk om de timing te regelen voor iedereen in het bedrijf, en de flexibiliteit te behouden.  Het is een coördinatie-nachtmerrie bovenop al het andere dat al gebeurt.

Hoe technologie helpt bij de toegang tot kantoren

Er moet toch een makkelijkere manier zijn? Om je collega’s een makkelijke manier te geven om het kantoor binnen te komen, maar het tegelijkertijd veilig te houden?

Net zoals technologie ons heeft geholpen over te stappen op werken op afstand met virtuele vergaderingen, samenwerkingsruimten, enz., kan het ook een deel van de druk wegnemen die wordt veroorzaakt door fysieke toegang.

Met een slim slot heb je alleen een klein apparaatje en een mobiele app nodig, en je kunt aan de slag. Laten we het nu eens hebben over hoe het precies werkt.

Wat is een slim slot?

Een slim slot is een apparaat dat met je traditionele slot werkt om de deur gemakkelijker te openen en te sluiten zonder een fysieke sleutel te gebruiken. Het enige wat je nodig hebt, is een mobiele app, en je kunt het slot van overal vergrendelen en ontgrendelen.

Een typische slim slot set bestaat uit:

• • • Een cilinder of adapter om op je deur te monteren
    • Een slot dat over de cilinder past
    • Een brug om het slot met Wi-Fi te verbinden
    • Een mobiele app waarmee gebruikers het slot kunnen gebruiken en jij de toegangsrechten kunt beheren
    • Een onlineportaal waarmee je op een handigere manier toegang kunt verlenen, intrekken en beheren (vooral als je veel gebruikers hebt).

De bridge is optionele hardware die aan het slimme slot kan worden gekoppeld en het met het internet kan verbinden. Zo kan je meer functionaliteit uit je slimme slot halen. Je kunt de details lezen in dit artikel.

De cilinder maakt toegang met traditionele sleutels mogelijk in geval van een probleem of verbindingsfout. Het slot zelf wordt bediend via een mobiele app.

Dat is een slim slot in een notendop. Laten we het nu eens over de details hebben.

Wanneer heb ik geen slim slot nodig?

Slimme sloten werken uitstekend in kleinere kantoren, waar er een op de hoofdingangsdeur kan worden geïnstalleerd. Als je in een groot kantoorgebouw werkt met centrale toegangscontrole in het hele gebouw, zal de bestaande oplossing waarschijnlijk alles zijn wat je nodig hebt.

Hoe installeer je een slim slot?

Slimme sloten zijn ontworpen om compatibel te zijn met standaardsloten. Ze worden meestal geleverd met al het gereedschap dat je nodig hebt om ze zelf te installeren.

Sommige leveranciers maken ook videohandleidingen om u door het proces te helpen.

Is er een installatieservice?

Wat als gereedschap niet je vriend is? Neem contact op met de fabrikant – zij zouden een installatieservice moeten aanbieden. In de EU kan dit, afhankelijk van je locatie, ongeveer 50-100 EUR kosten.

Hoeveel tijd gaat dit allemaal kosten?

Slimme sloten zijn ontworpen om praktisch uit de doos te werken. De installatie van het apparaat zelf duurt ongeveer 1 uur. Daarna hoef je alleen nog je gebruikers toe te voegen, via de app of een online portal (meer hierover later) en je kunt aan de slag!

Is het nodig een cilinder te vervangen?

Soms is het niet mogelijk om een bestaande cilinder te vervangen, of misschien wil je er gewoon geen gedoe van maken. Ik begrijp het! En ik kan hier twee opties aanbevelen: de gemakkelijke, en de moeilijke.

• • 1. Eenvoudigere optie: koop een slim slot dat werkt met bestaande sleutels. In Europa zou de beste keuze nuki zijn. Het is ook een van de populairste sloten in de regio. En dat is geen verrassing – het is echt een goed product, en ik kan het oprecht aanbevelen.
    2. Moeilijkere optie: je kunt kiezen voor een Tedee-slot. Je moet dan samenwerken met een slotenmaker, om de sleutel aan te passen aan onze adapter. De slotenmaker moet de sleutel afknippen en permanent in het sleutelgat in het huis steken. Het slot zal nog steeds naar behoren werken, dus geen zorgen – het is gewoon een extra stap die nodig zou zijn.

Hoe wordt een slim slot van stroom voorzien?

De meeste slimme sloten werken op een oplaadbare batterij, dus je hoeft ze niet te vervangen – een winst voor het milieu!

Je zult hem regelmatig moeten opladen, en dat kan gemakkelijk met de bijgeleverde connector.

De app zal je altijd verwittigen wanneer je het slot moet opladen. De frequentie zal afhangen van het gebruik. Afhankelijk van het model en het gebruik, kan een enkele lading zelfs tot 6-10 maanden meegaan.

Zijn slimme sloten veilig?

Dat kan natuurlijk een zorg zijn. Kun je vertrouwen op de technologie?

We weten allemaal dat het soms mis kan gaan – de internet provider kan downtime hebben, je telefoon kan zonder batterij komen te zitten…

En wat als iemand het slimme slot ziet en probeert in te breken of het slot te kraken? Laten we het uitsplitsen.

Fysieke beveiliging

Ten eerste wordt het slot aan de binnenzijde van de deur geïnstalleerd, zodat het van buitenaf niet opvalt. Alleen de mensen die het pand betreden, weten van het slot af, dus er is geen verhoogd risico.

Een ander belangrijk punt is het controleren van de cilinder zelf.

Het Tedee slot is bijvoorbeeld gemaakt in samenwerking met GERDA, al meer dan 30 jaar producent van huisbeveiligingssystemen. Als zodanig is elke set voorzien van een GERDA-cilinder met veiligheidsklasse 6, waardoor de veiligheid is gegarandeerd.

Bovendien zal je slimme slotenset een set reservesleutels bevatten. Dus als de software het om wat voor reden dan ook begeeft, of zelfs als iemand zijn telefoon vergeet, is het nog steeds mogelijk om de deur te ontgrendelen.

Software beveiliging

Een slim slot hacken zou ook moeilijk zijn.

Gewoonlijk werkt een slim slot via een Bluetooth-verbinding, en krijgt elke gebruiker een individuele account.

Wat het Tedee slot betreft, wordt elke transmissie beschermd met een 256-bit encryptie sleutel. Met deze en Azure-gebaseerde veiligheidsmaatregelen is het misschien niet onmogelijk om het slot te kraken, maar om eerlijk te zijn, zou het makkelijker zijn om gewoon de deur in te breken!

Hoe werkt een slim slot?

Hier zullen we enkele technische details behandelen, gebaseerd op hoe wij het Tedee slot hebben gebouwd. Veel functies werken hetzelfde bij verschillende merken van slimme sloten, maar er kunnen enkele verschillen zijn.

Hoe maakt het slot verbinding met het internet?

Het slimme slot maakt via BLE (Bluetooth Low Energy) verbinding met een smartphone of bridge. Dus als je een bridge gebruikt voor een constante realtime verbinding, moet je hem verbinden met Wi-Fi.

Het slot is ontworpen om gemakkelijk te gebruiken te zijn, dus je hoeft geen speciale poorten te openen voor verbindingen, aangezien het op dezelfde manier werkt als je browser – met nummer 80.

Dus, tenzij je enkele ongewone instellingen in je netwerk hebt, hoef je je geen zorgen te maken over technische details. En als dat wel zo is, neem dan contact met ons op en we zoeken het uit.

Moet je een telefoon gebruiken met een slim slot?

De gedachte om je deur te openen met een telefoon kan voor sommigen nog ongewoon lijken. Bovendien is het altijd mogelijk dat de batterij van je telefoon leeg raakt, of dat je hem thuis laat liggen als je in de ochtendspits vertrekt.

Wat dan?

We maken ons klaar voor precies dit scenario. We leggen momenteel de laatste hand aan het Tedee-toetsenpaneel, dat in september 2021 moet uitkomen. Sommige fabrikanten bieden deze optie al.

Een keypad heeft standaardfunctionaliteiten, zoals het openen van de deur met een pincode en het instellen van een pincode via een app. Alle PIN-codes zijn uniek voor elke account, dus ze worden nooit gedeeld, en elke gebruiker kan de zijne wijzigen via zijn app.

Als jij, als beheerder, het account van een gebruiker uitschakelt, werkt zijn PIN onmiddellijk niet meer.

Kun je een slim slot gebruiken met een hoofdsleutelsysteem?

Het hoofdsleutelsysteem wordt vaak door grotere organisaties gebruikt om de toegang te organiseren voor infrastructuur met veel deuren. In het kort, het geeft je de mogelijkheid om verschillende sleutels te hebben voor verschillende gebruikers, bijv.:

• • • een sleutel voor beheerder of schoonmaakpersoneel die alle deuren opent,
    • een sleutel voor managers die deuren opent op slechts één verdieping, en
    • een individuele sleutel die een enkele kamer opent.

Als je zo’n setup hebt, kun je deze structuur eenvoudig dupliceren in Tedee. Op deze manier hoef je geen sleutels uit te geven, maar alleen toegang toe te wijzen via app of portal.

Als je deze hoofdsleutelinfrastructuur wilt gebruiken, kun je onze adapter gebruiken (zie de sectie Installatie voor details over hoe die werkt) of je kunt aangepaste cilinders maken die deel uitmaken van je systeem. In dat geval werken wij nauwer met je samen om ze te maken.

Je moet ons de naam van de producent en de code van je cilinders geven. Op basis hiervan kunnen wij cilinders maken die compatibel zijn met je hoofdsleutelsystemen.

Als je geen hoofdsleutelsysteem heeft, kunnen wij er een voor je ontwerpen. Na de installatie van het Tedee-slot beschik je dan over de perfecte, volledig compatibele oplossing met fysieke en digitale sleutels.

Toegang verlenen tot je smart lock

Je kunt dit rechtstreeks in de app op je telefoon doen. Of, als je veel gebruikers hebt, kun je een webportal gebruiken om het sneller te maken.

Indien nodig kun je als beheerder een geavanceerde logische structuur met meerdere organisaties creëren. De portal is ook zeer geschikt voor het beheren van toegangsbeheer wanneer je veel gebruikers hebt, en waar de mobiele app misschien niet de beste keuze is.

Hoe kun je gebruikers toevoegen?

Het enige wat je hoeft te doen is een e-mailadres toe te voegen. Het systeem stuurt dan een automatische e-mail naar de ontvanger, en die kan dan zijn account instellen.

Als je veel mensen in je organisatie hebt, wil je dit proces waarschijnlijk automatiseren.  En wat heeft het voor zin om een slim slot te bouwen als dat niet kan!

Tedee lock is een cloud-native product, en het gaat er allemaal om dat het eenvoudig te integreren is. Je kunt sleutels uitgeven tijdens de standaard indiensttredingsprocedure van gebruikers.

Zijn er integraties?

Een Tedee slot kan worden geïntegreerd met line-of-business oplossingen zoals ERP-systemen, maar ook met Office 365 of Google. We hebben een zeer goed gedocumenteerde API en veel voorbeelden.

Sommige van onze klanten integreerden het slot rechtstreeks met bv. O365, zodat telkens wanneer een mailbox wordt aangemaakt, automatisch toegang tot het slot wordt verleend en deze wordt ingetrokken wanneer het account wordt gedeactiveerd.

Als je gedetailleerde hulp nodig hebt, hebben we een forum waar je alle vragen kunt stellen. Het slimme slot is gemaakt door gepassioneerde ontwikkelaars, en we praten graag over de code en beantwoorden al je vragen.

Welke toestemmingsniveaus zijn beschikbaar?

Je kunt het niveau van de gebruikersrechten bepalen tijdens de installatie (bv. of ze een gewone gebruiker zijn, of een gast), en specifieke toegangsuren instellen indien je dat wenst.

Kantoorpersoneel kan bijvoorbeeld van maandag tot vrijdag tussen 9.00 en 17.00 uur toegang krijgen en contractanten, zoals schoonmaak- of bewakingsdiensten, kunnen op hun gebruikelijke uren toegang krijgen.

Alle slotactiviteiten worden in realtime vastgelegd in app-logboeken, dus je kunt altijd in de gaten houden wat er gebeurt, waar je ook bent, zolang je maar een internetverbinding hebt.

Toegang intrekken kan ook vanaf je telefoon. Open de app en klik op de knop ‘Verwijderen’ naast het e-mailadres van de gebruiker, en je bent klaar! Zodra je een gebruiker verwijdert, zal deze het slot niet meer kunnen openen.

Kun je het gebruik van slimme sloten controleren?

De toepassing beschikt over toegangslogs, zodat je kunt zien wie het kantoor is binnengegaan en wanneer.

Als je wilt weten hoeveel mensen het kantoor regelmatig gebruiken, bijvoorbeeld om na te gaan of je de ruimte optimaal benut, krijg je die informatie op één plek.

Maak je echter geen zorgen over deze informatie die publiekelijk beschikbaar is. Alleen accountbeheerders kunnen gebeurtenissen in de toepassing bekijken, dus deze informatie zal alleen beschikbaar zijn voor mensen die ze echt nodig hebben.

Hoeveel kost een slim slot?

Laten we naar het belangrijkste punt gaan – het geld!

In het geval van het Tedee slot, als je het koopt via onze website, de volledige set kost van 320 tot 370 of 350 EUR, afhankelijk van de gekozen hardware. Je kunt je ook voorbereiden op de optionele kosten van installatie, die tussen 50-100 EUR zouden moeten kosten.

Hoe krijg ik ondersteuning voor mijn slimme slot?

Zoals met alles, kunnen er soms dingen misgaan. Als dat gebeurt, kun je altijd contact met ons opnemen.

We hebben een speciale ondersteuningsafdeling, en je kunt ons bellen of contact opnemen via chat op onze website. Momenteel bieden we alleen ondersteuning in het Engels, maar we gaan andere talen toevoegen in de toekomst.

Alle producten hebben standaard 2 jaar garantie. En omdat je het online koopt, kun je je Tedee slot binnen 14 dagen na aankoop terugsturen voor een volledige terugbetaling. Als je buiten deze voorwaarden problemen ondervindt met het Tedee slot, neem dan contact met ons op, en we zullen ons best doen om je te helpen.

Waarom kiezen voor Tedee Lock?

Je vraagt je misschien af – waarom kiezen voor een slim slot van een Poolse start-up? Er zit toch wel een addertje onder het gras?

Laat me je geruststellen.

Tedee is een bedrijf waar ik aan werk terwijl ik als CEO nog steeds werkzaamben bij Predica, dat ik samen met mijn collega’s en vrienden heb opgericht. Business en technologie zijn altijd mijn echte passies geweest.

Ik ben begonnen met een Master in Software Engineering en niet lang daarna heb ik mijn MBA gehaald. Ik heb 3 jaar bij Microsoft gewerkt met Identity en Access oplossingen voor grotere organisaties, zoals Maersk. Werken met slimme sloten is voor mij dus geen toeval!

Een joint venture van twee sterke bedrijven

Tedee mag dan nog maar net begonnen zijn, maar het heeft al een geschiedenis.

Het verscheen als resultaat van ons werk bij Predica, dat ik heb helpen opbouwen van 0 tot 300 mensen (en groeiend) met kantoren in Denemarken, Polen, Bulgarije, de VAE, Qatar en de VS. Predica voert digitalisering van organisaties uit op basis van Microsoft technologie.

Telkens wanneer ik een bedrijf of een KMO oprichtte, was ik (en ben ik nog steeds, tot op zekere hoogte) verantwoordelijk voor alles, van het genereren van inkomsten, via toegangscontrole, tot het zorgen voor de beschikbaarheid van koffie!

Even serieus: ik heb alle soorten toegangscontrolesystemen geprobeerd, van traditionele sleutels, via smart cards en toetsenborden, tot slimme sloten.

De laatste paar jaar heb ik me gericht op het ontwikkelen van een oplossing die veilig zou zijn vanuit een fysiek perspectief, dacht partnerschap met GERDA, en digitaal, door gebruik te maken van mijn kennis en netwerk van Microsoft en Predica.

Wat vinden anderen van Tedee?

Ik deel dit alles zodat je kunt zien dat het voor mij niet zomaar een bevlieging is, maar dat ik het grootste deel van mijn carrière heb gewerkt aan het verbinden van technologie en veiligheid.

Mijn beide bedrijven gebruiken nu Tedee, en ik wil het met jullie delen, zodat jullie er ook van kunnen profiteren.

Tot nu toe hebben we een aanbeveling gekregen van AV TEST, het onafhankelijke IT-beveiligingsinstituut, en hebben we hun certificaat voor goedgekeurde Smart Home-producten ontvangen. We werken ook samen met providers als Apple en Google om onze app volledig compliant en compatibel te maken met hun producten.

Maar geloof me niet op mijn woord. Bekijk ons blog en website voor use cases en referenties. Als je met een van de auteurs wilt spreken, kun je hen rechtstreeks bereiken via LinkedIn, of we kunnen een gesprek voor je plannen.

Neem gewoon contact op met [email protected] met je vraag,  wij helpen je graag.

Maak de toegang tot je kantoor makkelijker

De technologie is er al. Alle jaren van ontwikkeling van identiteits- en beveiligingsoplossingen zijn gecombineerd met de beste techniek in huisbeveiliging, om een slim slot te vormen.

Al het harde werk is al gedaan, dus je kunt gewoon profiteren van de voordelen van gemak, veiligheid en gemoedsrust.

Misschien denk je: dit klinkt te mooi om waar te zijn. Als het zo goed was, zouden toch meer bedrijven het gebruiken?

Er is altijd weerstand als het gaat om nieuwe technologie. Vóór de pandemie geloofden velen dat werken op afstand niet mogelijk was en dat tools als Teams of Slack het nooit zouden halen op de schaal waarop ze dat deden. Kun je je de wereld zonder deze hulpmiddelen nog voorstellen?

Stel je nu eens voor dat je niet meer hoeft uit te zoeken wie de sleutels van het kantoor heeft en of ze allemaal terugkomen wanneer dat nodig is. En weten hoeveel mensen er in het kantoor zijn, zodat je weet of het gebruikt wordt. En dat allemaal met één druk op de knop.

Maak je leven gemakkelijker. Blader door onze winkel, koop je slot, en maak je bedrijf zo digitaal mogelijk.

Grzegorz Chuchra, Tedee CEO