< Wróć

Jak ułatwić dostęp do biura za pomocą smart locka? (Kompletny przewodnik na rok 2021)

Dni, gdy cały zespół w określonych godzinach pracował w biurze minęły. Mimo, że elastyczność i swoboda dają ogromne możliwości, jeśli to Ty musisz dbać o bezpieczeństwo lokalu, może to być dla Ciebie naprawdę trudny czas.

Praca z dowolnego miejsca staje się coraz bardziej popularna. Choćby ze względu na ograniczenie czasu na dojazdy. W rezultacie przestrzenie biur stają się elastyczne, a wiele osób miejsce pracy odwiedza tylko sporadycznie.

Ludzie wchodzący i wychodzący, kiedy chcą, bez ustalonych zasad i godzin, bez ciągłego monitorowania, kto jest w biurze… to logistyczny koszmar, prawda? Przecież to było trudne już wcześniej. Z pewnością spotkałeś się z różnymi rodzajami środków bezpieczeństwa, aby zapewnić dostęp do biura – równocześnie chroniony i wygodny. To tak jak ja.

Mój wniosek? Życie jest zbyt krótkie, by zmagać się z dziesiątkami kluczy!
Zatem wybrałem smart locki.

Pracując z zespołem, poświęciłem dużo czasu i wysiłku, aby dowiedzieć się, jak sprawić, by wszystko działało w każdym możliwym scenariuszu. Pozwólcie, że podzielę się z Wami kilkoma spostrzeżeniami, uwagami i zebranymi informacjami.

Spis treści:

1. Dlaczego kwestia dostępu do biura nie jest taka prosta
2. Jak technologia pomaga w udzielaniu dostępu do biura
3. Co to jest smart lock?
4. Jak działa smart lock?
5. Ile kosztuje smart lock?
6. Jak uprościć dostęp do biura

Dlaczego kwestia dostępu do biura nie jest taka prosta

Jeśli nadzorujesz administrację dla małego lub średniego przedsiębiorstwa, albo większej firmy z kilkoma oddziałami (np. kancelaria prawna, dystrybutor z wieloma magazynami lub sieć sklepów/restauracji), musisz zapewnić pracownikom dostęp do miejsca pracy.

Zazwyczaj używasz wtedy kart magnetycznych (dla wszystkich) lub tradycyjnych kluczy (dla ograniczonej liczby osób). Chyba, że wolisz implanty z mikrochipem – ale to nie temat na ten artykuł.

On- oraz offboarding są czasochłonne

Każdy pracownik musi uzyskać dostęp do miejsca pracy, a gdy odejdzie, dostęp ten musi zostać w jakiś sposób odebrany.

Nie jest to takie trudne, jeśli mamy tylko kilku pracowników. Zwłaszcza w branżach, w których ludzie rzadko zmieniają pracę.

Ale gdy rotacja pracowników się zwiększa i mamy do czynienia z dużą liczbą osób, śledzenie tego wszystkiego zaczyna być trochę bardziej skomplikowane.

Ponadto, możemy zatrudniać pracowników tymczasowych (np. za pośrednictwem agencji) lub podwykonawców (jak firmy ochroniarskie lub sprzątające). Oni też muszą dostać się do biura i zazwyczaj w innych godzinach niż ktokolwiek inny.

W przypadku większych biur (powyżej 40 osób) prawdopodobnie będziesz mieć centralny system kontroli dostępu, ale jeśli zarządzasz nieruchomością, która nie jest częścią większego kompleksu (takiego jak centrum handlowe), lub wieloma mniejszymi nieruchomościami, takimi jak sklepy, restauracje lub biura rachunkowe, zarządzanie dostępem może przyprawić o ból głowy.

Elastyczny dostęp do biura jest koniecznością

Jako pracodawcy jesteśmy teraz pod większą presją niż kiedykolwiek wcześniej, aby zapewnić elastyczne godziny pracy. Obecnie często lokal może stać pusty lub będzie przebywać w nim niewielka liczba osób. Do tego, przewiduje się wyższą rotację pracowników. To sprawia, że śledzenie dostępu jest logistycznym koszmarem.

Bezpieczeństwo jest priorytetem dla lokali biznesowych

To jest naprawdę kluczowy punkt (drobna gra słów).

Potrzeba wygody może się zmienić, ale potrzeba bezpieczeństwa – nigdy.

Jeśli posiadasz pomieszczenia biurowe, nadal są w nich rzeczy, które wymagają ochrony – sprzęt, dokumenty, informacje wewnętrzne itp. Fizyczny dostęp jest dla nich najlepszą ochroną.

Jakie są problemy z kluczami?

Może każdy pracownik otrzymał kopię klucza, ale teraz kilka osób odeszło. Może w pandemicznym chaosie nie odzyskałeś wszystkich kluczy. Może ktoś odszedł w złych stosunkach. Może ktoś zgubił klucz.

“Ale po to jest ubezpieczenie!”

Oczywiście. Tyle, że wielu ubezpieczycieli nie pokryje strat, jeśli nie ma dowodów włamania. Jeśli ktoś użyje Twojego klucza, nie zostawi odpowiednio obciążających śladów.

Pierwszym rozwiązaniem, które przychodzi na myśl, byłaby wymiana wkładek. Ale z jednej strony, ich regularna wymiana jest kosztowna. Z drugiej strony, naprawdę trudno jest zarządzać czasem dostępu wszystkich pracowników w firmie i zachować elastyczność. To koszmar koordynacyjny.

Jak technologia pomaga w udzielaniu dostępu do biura? Musi istnieć łatwiejszy sposób, prawda? Jak zapewnić współpracownikom łatwy sposób wejścia do biura, ale jednocześnie zachować bezpieczeństwo?

Podobnie jak technologia pomogła nam przejść do modelu pracy zdalnej z wirtualnymi spotkaniami, przestrzeniami współpracy itp., może również odciążyć przedsiębiorców w kwestii nadawania fizycznego dostępu do miejsca pracy.

Dzięki inteligentnemu zamkowi wystarczy niewielkie urządzenie i aplikacja mobilna. Porozmawiajmy o tym, jak to dokładnie działa.

Czym jest smart lock?

Smart lock to element wyposażenia współpracujący z tradycyjnym zamkiem, ułatwiający otwieranie i zamykanie drzwi bez użycia fizycznego klucza. Wszystko, czego potrzebujesz, to aplikacja mobilna, która pozwala zamknąć i otworzyć drzwi z dowolnego miejsca.

Typowy zestaw zawiera:

• • • • • Wkładkę lub adapter do montażu na drzwiach
        • Zamek do zamocowania na wkładce
        • Bridge do podłączenia zamka do Wi-Fi
        • Aplikację mobilną umożliwiającą użytkownikom korzystanie z zamka i zarządzanie poziomami dostępu
        • Portal internetowy umożliwiający przyznawanie, cofanie i zarządzanie dostępem w wygodniejszy sposób (zwłaszcza w przypadku wielu użytkowników).

Bridge jest opcjonalnym akcesorium, które łączy smart locka z internetem. W ten sposób możesz uzyskać więcej funkcjonalności inteligentnego zamka. Więcej informacji znajdziesz w tym artykule.

Wkładka umożliwia dostęp za pomocą tradycyjnych kluczy, np. w przypadku problemu lub błędu połączenia. Sam zamek jest obsługiwany za pomocą aplikacji mobilnej.

To inteligentny zamek w pigułce. Porozmawiajmy o szczegółach.

Kiedy nie będę potrzebować inteligentnego zamka?

Inteligentne zamki świetnie sprawdzają się w mniejszych biurach, gdzie można je zamontować na głównych drzwiach wejściowych. Jeśli pracujesz w dużym budynku biurowym z centralną kontrolą dostępu w całym budynku, istniejące rozwiązanie będzie prawdopodobnie wszystkim, czego potrzebujesz.

Jak zamontować smart locka?

Inteligentne zamki są zaprojektowane tak, aby były kompatybilne ze standardowymi zamkami. Są one zwykle dostarczane ze wszystkimi narzędziami, których potrzebujesz do samodzielnego montażu.
Niektórzy dostawcy przygotowują również poradniki video, aby pomóc Ci w tym procesie.

Czy usługa montażu jest dostępna?

Co zrobić, jeśli majsterkowanie nie jest Twoją mocną stroną? Skontaktuj się z producentem – powinien on oferować usługę montażu. W UE, w zależności od lokalizacji, może to kosztować ok. 50-100 EUR.

Ile czasu to zajmie?

Smart locki zostały zaprojektowane tak, aby działały praktycznie od razu po wyjęciu z pudełka. Sama konfiguracja urządzenia powinna zająć mniej niż jedną godzinę. Następnie wystarczy dodać użytkowników za pomocą aplikacji lub portalu online (więcej na ten temat później) i gotowe!

Czy wymiana wkładki jest konieczna?

Czasami wymiana istniejącej wkładki nie jest możliwa, czasami nie chcesz zawracać sobie tym głowy. Rozumiem! I mogę tu polecić dwie opcje: łatwą i trudną.

1. Łatwiejsza opcja: kup inteligentny zamek, który działa z dotychczasowymi kluczami. W Europie najlepszym wyborem będzie nuki. To także jeden z najpopularniejszych wyborów w regionie. I nic dziwnego – to naprawdę dobry produkt i szczerze mogę go polecić.
2. Trudniejsza opcja: możesz wybrać zamek tedee. Musisz udać się do ślusarza, żeby dopasować klucz do naszego adaptera. Ślusarz musiałby przyciąć klucz i trwale włożyć go do dziurki od klucza wewnątrz domu. Zamek nadal będzie działał tak, jak powinien, więc nie martw się – to tylko dodatkowy krok.

Jak zasilany jest smart lock?

Większość inteligentnych zamków działa na akumulatorze, więc nie ma potrzeby wymiany baterii – z zyskiem dla środowiska!

Sprzęt należy regularnie ładować, jednak cały proces jest bardzo prosty przy użyciu dostarczonego złącza.

Aplikacja zawsze powiadomi Cię o konieczności naładowania zamka. Częstotliwość będzie zależeć od intensywności użytkowania. W zależności od modelu i sposobu użytkowania, jednorazowe ładowanie może wystarczyć nawet na 6-10 miesięcy.

Czy smart locki są bezpieczne?

Oczywiście, że to może wywoływać obawy. Czy można polegać na technologii?

Wszyscy wiemy, że czasami technika nas zawodzi – dostawca internetu może mieć przestój, w telefonie może rozładować się bateria…

A co, jeśli ktoś zobaczy smart locka i spróbuje się włamać lub zhakować zamek? Rozgryźmy to.

Bezpieczeństwo mechaniczne

Po pierwsze, zamek jest montowany od wewnątrz drzwi – dzięki czemu nie przyciąga uwagi z zewnątrz. Tylko osoby, które wejdą do środka będą wiedzieć o zamku, więc nie ma zwiększonego ryzyka.

Innym ważnym punktem jest sprawdzenie samej wkładki.

Przykładowo, smart lock tedee powstaje we współpracy z firmą GERDA, producentem domowych systemów bezpieczeństwa od ponad 30 lat. W każdym zestawie znajduje się wkładka GERDA atestowana klasą bezpieczeństwa 6.

Dodatkowo, zestaw zawiera komplet kluczy zapasowych, zatem jeśli oprogramowanie zawiedzie z jakiegokolwiek powodu, lub nawet jeśli ktoś zapomni swojego telefonu, nadal można otworzyć drzwi.

Bezpieczeństwo oprogramowania

Hakowanie inteligentnego zamka również byłoby trudne.

Zazwyczaj smart lock działa przez połączenie Bluetooth, a każdy użytkownik otrzymuje indywidualne konto.

W przypadku zamka tedee, każda transmisja jest chroniona 256-bitowym kluczem szyfrującym. W połączeniu z zabezpieczeniami opartymi na Azure, włamanie się do zamka może nie być niemożliwe, ale mówiąc szczerze, łatwiej byłoby po prostu wyważyć drzwi.

Jak działa smart lock?

Tutaj omówimy kilka szczegółów technicznych, w oparciu o to, jak zbudowaliśmy zamek tedee. Wiele funkcji działa podobnie w różnych markach inteligentnych zamków, ale mogą występować pewne różnice.

Jak zamek łączy się z Internetem?

Smart lock łączy się za pośrednictwem BLE (Bluetooth Low Energy) ze smartfonem lub bridgem. Jeśli więc używasz bridge’a do zapewnienia stałego połączenia w czasie rzeczywistym, musisz podłączyć go do sieci Wi-Fi.

Zamek został zaprojektowany tak, aby był łatwy w użyciu, więc nie musisz otwierać żadnych specjalnych portów dla połączeń, ponieważ działa tak samo jak twoja przeglądarka – z numerem 80.

Jeśli więc nie masz nietypowych ustawień w swojej sieci, nie musisz się martwić o szczegóły techniczne. A jeśli tak, skontaktuj się z nami i wspólnie znajdziemy rozwiązanie.

Czy do smart locka trzeba używać telefonu?

Myśl o otwarciu drzwi za pomocą telefonu może nadal wydawać się niezwykła. Ponadto zawsze jest możliwe, że w telefonie kończy się bateria lub że zapomnisz go, wychodząc w pośpiechu z domu.

Co wtedy?

Przygotowujemy się na ten scenariusz. Obecnie kończymy prace nad keypadem tedee, który ma zostać wydany w listopadzie 2021 roku. Niektórzy producenci już zapewniają tę opcję.

Keypad posiada standardowe funkcje, takie jak otwieranie drzwi za pomocą kodu PIN i ustawianie kodu PIN za pomocą aplikacji. Wszystkie kody PIN są unikalne dla każdego konta, więc nigdy nie są udostępniane, a każdy użytkownik będzie mógł zmienić swój kod za pomocą aplikacji.

Jeśli jako administrator wyłączysz konto użytkownika, jego PIN natychmiast przestanie działać.

Czy można użyć inteligentnego zamka z systemem master key?

System master key jest czymś, czego większe organizacje używają do zarządzania dostępem do infrastruktury z wieloma drzwiami. Krótko mówiąc, daje możliwość posiadania różnych kluczy dla różnych użytkowników, np.:

• • • klucz dla administratora lub personelu sprzątającego, który otwiera wszystkie drzwi,
    • klucz dla menedżerów, który otwiera drzwi tylko na jednym piętrze,
    • indywidualny klucz otwierający pojedynczy pokój.

Jeśli masz taką konfigurację, możesz łatwo powielić tę strukturę z zamkami tedee. W ten sposób nie będziesz musiał wydawać kluczy, tylko przypisać dostęp za pośrednictwem aplikacji lub portalu.

Jeśli chcesz korzystać infrastruktury klucza głównego, możesz użyć naszego adaptera (zobacz sekcję Montaż, aby dowiedzieć się, jak to działa) lub utworzyć niestandardowe wkładki, które są częścią Twojego systemu. W takim przypadku będziemy współpracować z Tobą ściślej, aby je stworzyć.

MW takiej sytuacji musimy znać nazwę producenta i kod Twoich wkładek. Na tej podstawie możemy stworzyć wkładki kompatybilne z Twoimi systemami master key.

Jeśli nie masz systemu master key, ale chcesz się nim posługiwać, możemy zaprojektować go dla Ciebie. Następnie, po zamontowaniu smart locka tedee, będziesz mieć idealne, w pełni kompatybilne rozwiązanie wykorzystujące klucze fizyczne i cyfrowe.

Przyznawanie dostępu do smart locka

Możesz to zrobić bezpośrednio w aplikacji na telefonie lub, jeśli posiadasz wielu użytkowników, możesz wybrać  portal internetowy, który przyspieszy ten proces.

Jako administrator możesz utworzyć zaawansowaną strukturę logiczną dla wielu organizacji. Portal świetnie nadaje się również do zarządzania dostępem, gdy zarządzasz dostępem wielu użytkowników i gdy aplikacja mobilna może nie być najlepszym wyborem.

Jak dodawać użytkowników?

Wszystko, co musisz zrobić, to dodać adres e-mail. Następnie system wysyła automatyczną wiadomość e-mail do odbiorcy i pozwala skonfigurować swoje konto.

Jeśli masz dużo osób w swojej organizacji, prawdopodobnie zależy Ci na automatyzacji całego procesu. Jaki byłby sens budowania inteligentnego zamka, gdyby nie było takiej możliwości!

Zamek tedee to produkt wykorzystujący chmurę, która ułatwia integrację. Klucze można wydawać podczas standardowego wprowadzania użytkownika.

Czy są jakieś integracje?

Zamek tedee może być zintegrowany z rozwiązaniami biznesowymi, takimi jak systemy ERP, a także Office 365 lub Google. Mamy bardzo dobrze udokumentowane API i wiele sampli.

Niektórzy z naszych klientów zintegrowali smart locki bezpośrednio np. z O365, więc po utworzeniu skrzynki pocztowej dostęp do zamków jest przyznawany automatycznie i cofany po wyłączeniu konta.

Jeśli potrzebujesz szczegółowej pomocy, mamy forum gdzie możesz zadawać pytania. Smart lock został stworzony przez pełnych pasji programistów; chętnie porozmawiamy o kodzie i odpowiemy na wszelkie pytania.

Jakie poziomy uprawnień są dostępne?

Możesz określić poziom uprawnień użytkownika podczas konfiguracji (np. zdecydować, czy osoba jest zwykłym użytkownikiem lub gościem) i ustawić określone godziny dostępu.

Na przykład pracownicy biurowi mogą mieć dostęp włączony między 9:00 a 17:00 od poniedziałku do piątku, a każdy usługodawca, jak ekipa sprzątająca lub usługi ochrony, może mieć dostęp skonfigurowany dla ich zwykłych godzin.

Cała aktywność zamka jest rejestrowana w czasie rzeczywistym w dziennikach aplikacji, dzięki czemu możesz mieć oko na to, co się dzieje w dowolnym momencie, gdziekolwiek jesteś, dopóki masz połączenie z Internetem.

Cofanie dostępu można również wykonać z telefonu. Wystarczy otworzyć aplikację i kliknąć przycisk “Usuń” obok adresu e-mail użytkownika i gotowe! Gdy tylko usuniesz użytkownika, nie będzie już mógł otworzyć drzwi.

Czy możesz monitorować użycie smart locka?

Aplikacja zawiera dzienniki dostępu, dzięki czemu można zobaczyć, kto i kiedy wszedł do biura.

Jeśli chcesz wiedzieć, ile osób regularnie korzysta z biura, np. w celu sprawdzenia, czy najefektywniej wykorzystujesz przestrzeń, aplikacja udostępni Ci te informacje w jednym miejscu.

Nie martw się o to, że informacje będą publicznie dostępne. Tylko administrator konta może przeglądać zdarzenia w aplikacji, więc informacje te będą widoczne tylko dla osób, które ich rzeczywiście potrzebują.

Ile kosztuje smart lock?

Przejdźmy do najważniejszego punktu -pieniędzy!

W przypadku zamka tedee, jeśli kupisz go za pośrednictwem naszej strony internetowej, koszt to od 1289 do około 2000 zł, w zależności od wybranej konfiguracji. Możesz również przygotować się na opcjonalny koszt montażu, który powinien kosztować około 200 zł.

Jak uzyskać wsparcie dla mojego smart locka?

Jak w każdym przypadku, czasami rzeczy idą nie po myśli. Jeśli tak się stanie, zawsze możesz skontaktować się z nami.

Mamy dedykowany dział wsparcia, możesz do nas zadzwonić lub napisać za pośrednictwem czatu na naszej stronie internetowej. Obecnie oferujemy wsparcie tylko w języku polskim i angielskim, ale w przyszłości chcemy dodać inne języki.

Wszystkie produkty objęte są standardową 2-letnią gwarancją. A ponieważ kupujesz go online, możesz zwrócić swój zamek tedee w ciągu 14 dni od zakupu i uzyskać pełny zwrot pieniędzy. Jeśli okaże się, że masz dodatkowe problemy ze swoim smart lockiem – skontaktuj się z nami, a my dołożymy wszelkich starań, aby Ci pomóc.

Dlaczego warto wybrać inteligentny zamek tedee?

Być może zastanawiasz się – dlaczego warto wybrać smart lock od polskiego start-upu? Na pewno jest jakiś haczyk.

Pozwól, że wyjaśnię.

Tedee to firma, nad którą pracowałem jako CEO, wciąż pracując w Predica, którą tworzyłem wraz ze współpracownikami i przyjaciółmi. Biznes i technologia zawsze były moimi prawdziwymi pasjami.

Zaczynałem z tytułem magistra inżynierii oprogramowania, a niedługo potem zdobyłem tytuł MBA. Spędziłem 3 lata w firmie Microsoft pracując nad rozwiązaniami do identyfikacji i dostępu dla większych organizacji, takich jak Maersk. Więc praca z inteligentnymi zamkami nie jest dla mnie przypadkowa!

Wspólne przedsięwzięcie dwóch silnych firm

tedee może dopiero zaczyna, ale ma silne korzenie i fundamenty.

Powstała w wyniku naszej pracy w Predica, którą pomogłem zbudować od 0 do ponad 300 osób, z biurami w Danii, Polsce, Bułgarii, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, Katarze i USA. Predica zajmuje się digitalizacją organizacji w oparciu o technologię Microsoft.

Za każdym razem, gdy zaczynałem biznes lub otwierałem małą lub średnią firmę, byłem (i nadal jestem w pewnym stopniu) odpowiedzialny za wszystko, od generowania przychodów, przez kontrolę dostępu, po zapewnienie dostępności kawy!

Mówiąc poważnie, wypróbowałem wszystkie rodzaje systemów kontroli dostępu, od tradycyjnych kluczy, przez karty inteligentne i keypady, po inteligentne zamki.

Przez ostatnie kilka lat skupiałem się na opracowaniu rozwiązania, które byłoby bezpieczne z fizycznej perspektywy, na współpracy z GERDA, oraz wykorzystując moją wiedzę i sieć kontaktów z Microsoft i Predica.

Co inni myślą o tedee?

Dzielę się tym wszystkim, aby można było zobaczyć, że nie jest to dla mnie tylko kaprys, ale rzeczywiście spędziłem większość mojej kariery pracując nad połączeniem technologii i bezpieczeństwa.

Obie moje firmy korzystają teraz z tedee i chcę się nim z Tobą podzielić, abyś i Ty mógł z niego skorzystać.

Do tej pory uzyskaliśmy rekomendację od TEST AV, niezależnego instytutu bezpieczeństwa IT i otrzymaliśmy certyfikat Approved Smart Home Product. Współpracujemy również z dostawcami, takimi jak Apple i Google, aby nasza aplikacja była w pełni zgodna z ich produktami.

Ale nie wierz mi na słowo. Przejrzyj nasz blog oraz stronę internetową, gdzie znajdziesz przykłady z życia wzięte i referencje. Jeśli chcesz porozmawiać z jednym z autorów, możesz skontaktować się z nimi bezpośrednio za pośrednictwem LinkedIn lub możemy zorganizować dla Ciebie rozmowę.

Po prostu skontaktuj się [email protected], a my odpowiemy.

Jak uprościć dostęp do biura

Technologia już istnieje. Wszystkie lata rozwoju rozwiązań tożsamości i bezpieczeństwa są połączone z najlepszą inżynierią w zakresie bezpieczeństwa w domu, tworząc inteligentny zamek.

Cała ciężka praca została już wykonana, więc możesz po prostu czerpać korzyści z wygody, bezpieczeństwa i spokoju ducha.

Być może myślisz: to brzmi zbyt dobrze, aby było prawdziwe. Z pewnością, gdyby smart lock był tak dobrym rozwiązaniem, więcej firm by z niego korzystało?

Zawsze jest pewien opór, jeśli chodzi o nowe technologie. Przed pandemią wielu wierzyło, że praca zdalna nie może być wykonywana, a narzędzia takie jak Teams lub Slack nigdy nie osiągną takiej skali. Wyobrażasz sobie dziś świat bez nich?

Teraz wyobraź sobie, że możesz pozbawić się wysiłku dowiadywania się, kto ma klucze do biura i czy wszyscy wrócą wtedy, kiedy trzeba. I do tego wiesz, ile osób jest w biurze, więc możesz efektywnie zarządzać przestrzenią. Wszystko za jednym naciśnięciem przycisku.

Ułatw sobie życie. Przejrzyj nasze produkty, kup zamek i spraw, aby Twoja firma była cyfrowa.

Grzegorz Chuchra, Tedee CEO