< Wróć

Jak smart lock rozwiązuje problem kontroli dostępu w Twojej firmie

Sztywne godziny pracy odeszły w niepamięć. Praca jest teraz bardziej elastyczna. Dostosuj swoje biuro do nowej normy i ułatw sobie kontrolę dostępu za pomocą smart locka. 

Praca hybrydowa, elastyczne godziny pracy, gorące biurka: biuro nie jest już tym, czym było kiedyś. Karty pracownicze, bramki i recepcje – znane od dawna rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa nie spełniają nowych potrzeb. Rozległe instalacje są również drogie – ryzykowne w obecnych warunkach biznesowych na rynku nieruchomości i przy rotacji personelu.

Niezmienna pozostaje natomiast potrzeba kontroli dostępu do pomieszczeń: czy to kawiarni, agencji nieruchomości czy warsztatu. Załóżmy, że szukasz łatwego, niedrogiego i nietrwałego sposobu, aby to zrobić. Czy możemy zasugerować inteligentny zamek?

Oczywiście, doradzamy tutaj jako twórcy inteligentnego zamka. Ale stworzyliśmy go, aby można było z niego korzystać nie tylko w prywatnych domach – opracowaliśmy nawet dedykowaną aplikację biznesową! Jest to łatwe w instalacji i centralnie sterowane rozwiązanie, zapewniające wiele klasycznych funkcji systemów bezpieczeństwa – często przy znacznie mniejszych inwestycjach.

Jeśli nie masz pewności, jak tak naprawdę działa smart lock, sprawdź inny wpis na naszym blogu i przekonaj się, że pomaga on różnego rodzaju użytkownikom w rzeczywistych sytuacjach. Może to podsunie Ci pomysł, jak z niego korzystać.

Analizując systemy kontroli dostępu w swojej firmie, napotkasz przynajmniej kilka z poniższych problemów. Jesteśmy pewni, że smart lock jest dobrym rozwiązaniem – w końcu po to go stworzyliśmy.

Stare rozwiązania nie sprawdzają się w nowych biurach.

Obecnie, bardziej niż kiedykolwiek, siedziby firm są rozproszone pomiędzy piętrami, budynkami, a nawet krajami. Zazwyczaj każda lokalizacja wymaga osobnego systemu bezpieczeństwa – zsynchronizowanego między sobą lub nie. Montaż, konfiguracja i zarządzanie, aby karty robocze działały we wszystkich miejscach, to nie lada wyzwanie. 

Czy ktoś jeszcze pracuje od dziewiątej do piątej?

Praca nie polega na odmierzaniu godzin, ale na wykonywaniu zadań. Kiedyś chodziło o przychodzenie do biura o ustalonej porze i stanie w kolejce do automatu z kawą. Czy to było korzystne dla kogokolwiek?

Jasne, ułatwiało to kwestie bezpieczeństwa: kontrolowanie drzwi w ustalonym oknie czasowym. Teraz nie chcemy się do tego ograniczać: nie chodzimy do biura codziennie, przychodzimy na spotkania, a nie na godzinę dziewiątą. Oznacza to, że pracodawcy również muszą dostosować swoje zabezpieczenia.

Chcesz mieć stałą kontrolę dostępu, ale tak elastyczną – i bezpieczną – jak to tylko możliwe. Smart lock zapewnia całodobowy wgląd do Twojego biura. Możesz je zamknąć jednym dotknięciem palca. Przyznawanie lub odbieranie “cyfrowych kluczy” trwa kilka sekund. To jak recepcja, ale w chmurze.

Sprzęt zabezpieczający jest drogi.

Zazwyczaj potrzebne są bramki lub przynajmniej czytnik kart przy wejściu, podłączony do mechanizmu w samych drzwiach. Następnie potrzebny jest sprzęt do kodowania kart i łączenia tego z centralnym interfejsem i oprogramowaniem. Wszystko ma swoją cenę i być może trzeba będzie uiszczać opłatę za użytkowanie. Warunki prowadzenia działalności, rynek nieruchomości i rotacja pracowników również nie zachęcają do tak dużych inwestycji.

Smart locki wymagają jednorazowego wydatku na wybrane przez Ciebie urządzenia i sprzęt. Można je dostosować do swoich potrzeb i zabrać ze sobą w przypadku zmiany miejsca. Korzystanie z dedykowanego oprogramowania – na urządzeniach mobilnych i desktopowych – jest bezpłatne, nie ma też opłat za użytkowanie.

On- i offboarding są czasochłonne.

Najlepiej, aby nowi pracownicy jak najszybciej przenieśli się na swoje stanowisko lub odbyli szkolenie. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy cenią sobie bezproblemowe rozstania. To może nie być wielki problem, jeśli Twój zespół jest zwarty i stały – ale co, jeśli Twoja firma szybko się rozrasta lub zatrudniasz pracowników tymczasowych? Do tego dochodzą usługi sprzątania, dostawy itp.

Ze smart lockiem można przyznać lub cofnąć dostęp za pomocą jednego stuknięcia. Gotowe. 

Tylko dla zaufanych.

Dorabianie, przekazywanie i odbieranie kluczy lub kart jest kłopotliwe. Nie jest to też takie bezpieczne – z każdym kompletem rośnie prawdopodobieństwo ich zgubienia lub podrobienia.

To wszystko nie dotyczy smart locków. Smartfony również są chronione za pomocą odcisków palców, skanów twarzy lub kodów PIN. Dostęp do zamka można w każdej chwili cofnąć jednym stuknięciem w aplikacji.

Monitorowanie jest ważne.

Archiwa dokumentów lub pomieszczenia magazynowe mogą być obszarami, w których zwykły zamek w drzwiach nie wystarczy. Konieczne może być prowadzenie pełnej historii dotyczącej tego, kto i kiedy wchodził – lub nawet powiadamianie w czasie rzeczywistym o każdym otwarciu drzwi.

O ile w klasycznych systemach kontroli można znaleźć rejestry zdarzeń, o tyle powiadomienia z telefonów komórkowych nie są standardem. W przypadku smart locków jest to bezproblemowe. Niektóre smart locki rejestrują dostęp nawet wtedy, gdy są otwierane za pomocą klucza.

Jeśli smart lock jest atestowany i używany z odpowiednim sprzętem, nie ma on wpływu na bezpieczeństwo drzwi. Chociaż jeśli lokal, który zabezpieczasz, zawiera cenne towary lub dokumentację, może warto omówić to z profesjonalistą w dziedzinie bezpieczeństwa. Być może trzeba będzie poszukać rozwiązań zapewniających dostęp o wysokim poziomie bezpieczeństwa.

Jak uruchomić kontrolę dostępu za pomocą smart locka:

1. Przygotuj listę drzwi, które musisz kontrolować, monitorować lub zabezpieczyć – dzięki temu dowiesz się, ile smart locków należy kupić.
   
2. Zdecyduj, czy musisz zmienić wkładki w zamkach, czy wolisz – lub musisz – zachować stare. Może używasz systemu Master Key? Wszystko to ma wpływ na to, czy będziesz potrzebować nowych wkładek lub adapterów. Więcej informacji o tym, jak podjąć decyzję, znajdziesz tutaj.
3. Do najbardziej zaawansowanego działania potrzebne są smart bridge – małe urządzenia łączące smart locki z internetem. Bridge musi znajdować się w odległości 2m od każdego smart locka. W przypadku instalacji znajdujących się w korytarzach, jeden bridge może łączyć się z kilkoma urządzeniami. Zaplanuj, ile urządzeń potrzebujesz. Tutaj znajdziesz więcej informacji na ten temat.
4. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz pomocy w planowaniu zakupu, nie wahaj się skontaktować z naszym działem obsługi. Można nas znaleźć pod adresem [email protected].
5. Montaż każdego smart locka i wkładki nie powinien trwać dłużej niż 30 minut. Smart bridge wymagają jedynie podłączenia do gniazdka elektrycznego. Można to wszystko zrobić samodzielnie, ponieważ większość producentów udostępnia filmy instruktażowe. Oczywiście można też zatrudnić lokalnego ślusarza.
6. Najłatwiejszym sposobem na skonfigurowanie systemu jest aplikacja biznesowa dostępna w przeglądarce na komputerze. Można w niej tworzyć konta pracowników, nadawać dostęp do poszczególnych zamków, tworzyć rutyny itp.
   
7. Wszystko, co Twój zespół musi zrobić, to pobrać aplikację mobilną i utworzyć swoje konta. Następnie wystarczy jedno stuknięcie na ekranie smartfona, aby otworzyć drzwi biura.

Co musisz wiedzieć.

Kontrolę nad zarządzaniem dostępem można powierzyć kierownikowi biura, zespołowi ds. bezpieczeństwa lub działowi IT. Na przykład, w tedee istnieją trzy poziomy dostępu. Właściciele mają pełną kontrolę nad urządzeniami, natomiast administratorzy mogą przyznawać i odbierać dostęp gościom – w tym przypadku pracownikom.

Baterie w smart lockach wyczerpują się. Możesz monitorować ich stan w aplikacji, a także otrzymasz powiadomienie, gdy będą wymagały naładowania. Przy maksymalnie 8 użyciach dziennie, akumulator tedee powinien wystarczyć na 6-10 miesięcy, ale pamiętaj, aby dostosować te liczby do rzeczywistego użytkowania drzwi w Twoim biurze.

Jeśli używasz już systemu Master Key, możesz zamontować smart locka na trzy sposoby:

1. Zamówić wkładki kompatybilne z Twoim systemem – jeśli nie masz pewności, które będą odpowiednie – skontaktuj się z nami.
2. Zamontować smart locka za pomocą adaptera – na istniejącym zamku.
3. Wybrać smart locka montowanego na kluczu wkładanym, takiego jak Nuki. Upewnij się, że Twoje wkładki są kompatybilne.

Możesz też potrzebować bardziej zaawansowanych systemów obejmujących urządzenia inne niż smart locki. Istnieją marki oferujące zamki obsługiwane za pomocą klawiatur, kamer, inteligentnych domofonów, breloczków Bluetooth itp. Jeśli tego właśnie szukasz, sprawdź takie marki jak Nuki, Gate czy Latch.