Tausche dein kartenbasiertes Zugangssystem gegen ein smartes Schloss
“Entschuldigung, ich habe meine Karte verloren…schon wieder.“ Wie oft hast du diesen Satz schon gehört? Ersetze dein Kartensystem doch mit einem smarten Schloss.
Für die Büroverwaltung ist ein solcher Satz eine wirkliche Herausforderung. Schließlich hatte man nicht geplant, dass so etwas passiert. Allerdings kann man einen Mitarbeiter auch nicht einfach ohne Zugangsmöglichkeit zum Büro lassen. Es muss direkt eine Ersatzkarte ausgestellt werden, auch wenn dies einige Zeit dauern kann.
Wendest du auch viel zu viel Zeit für solche Dinge auf? Suchst du eine schnellere und bequemere Möglichkeit, machst dir aber gleichzeitig Sorgen, dass ein solcher Wechsel langsam und kompliziert wird?
Wenn dir das bekannt vorkommt, wirst du dich freuen zu hören, dass es eine andere, einfachere Möglichkeit gibt. Ich habe den Umstellungsprozess von einem Zutrittskartensystem zu einem smarten Schloss bei zwei Unternehmen geleitet. Wie das funktioniert hat, zeige ich dir in diesem Guide.
Warum überhaupt den Wechsel machen?
Jetzt, da viele Leute aus der Ferne arbeiten, kann ich mir schwer vorstellen noch mit Zugangskarten zu arbeiten. Die meisten Leute kommen und gehen nun zu sehr unterschiedlichen Zeiten, was es schwer macht, den Überblick zu behalten. Ganz zu schweigen davon, dass Karten, die nicht mehr gebraucht werden, zurückgenommen und verloren gegangene ersetzt werden müssen.
Viele Mitarbeiter pendeln außerdem zwischen unterschiedlichen Bürogebäuden hin und her. Den Zutritt zu allen Gebäuden zu ermöglichen kann schwierig sein und oft werden mehrere Zutrittskarten benötigt.
Mit einem smarten Türschloss ist es viel einfacher Zutritt zu gewähren oder auch wieder zu entziehen sowie den Überblick zu behalten, wer das Gebäude betritt und verlässt.
Als ich bei tedee anfing, wusste ich nichts über smarte Schlösser. Ich musste also nicht nur alles von Grund auf lernen, sondern musste dann fähig sein, Menschen davon zu überzeugen, von einem kartenbasierten System auf smarte Türschlösser umzusteigen. Aber lass mich ganz von vorne anfangen.
Was ist ein smartes Türschloss?
Ein smartes Schloss ist ein Gerät, welches auf dem normalen Türschloss angebracht wird. Es ermöglicht, die Türe aus der Ferne mittels einer App auf dem Smartphone zu öffnen. Die App protokolliert alle Aktivitäten des Schlosses, damit nachzuvollziehen ist, wer zu welcher Zeit im Büro ist. Das kann sehr hilfreich sein, wenn man zum Beispiel selbst nicht ins Büro kommen kann, aber jemanden braucht, der eine Lieferung entgegennimmt.
Auch mit einem smarten Schloss kann die Tür immer noch mit einem normalen Schlüssel geöffnet werden, wenn dir das lieber ist. Aber wenn viele Leute Zugang zu einem Gebäude benötigen, ist es deutlich einfacher ihnen den Zugang über eine App zu ermöglichen, als jedem einzelnen einen eigenen Schlüssel oder eine Zugangskarte auszustellen.
Wie bedient man ein smartes Schloss?
Um das Schloss zu betätigen, musst du lediglich die App auf deinem Smartphone öffnen und die Touch-Fläche antippen. Wenn die Tür nicht richtig geschlossen wurde (z.B. weil es jemand sehr eilig hatte), kannst du die App nutzen, um die Tür richtig zu schließen. Du kannst außerdem die Bluetooth-Verbindung nutzen, um die Tür automatisch zu öffnen, wenn du dich ihr näherst.
Das tedee Schloss verfügt über einen eingebauten Akku, das heißt, du musst dir keine Gedanken über das Wechseln von Batterien machen. Wenn der Akkustand niedrig ist, wird die App dich benachrichtigen. Dann musst du nur das Ladekabel für ein paar Stunden anschließen, wie du es bei deinem Smartphone auch tust.
Die App bietet außerdem die Möglichkeit, im Aktivitätenprotokoll nachzusehen, wer das Schloss betätigt hat. Wenn also zum Beispiel jemand außer der Reihe das Gebäude betritt, zum Beispiel am Wochenende, kannst du in der App erkennen, wer es war und die Person gegebenenfalls anrufen. Das ist deutlich einfacher, als jedes Mal extra zum Büro fahren zu müssen!
Wie oft ist es dir schon passiert, dass Mitarbeiter an einem ruhigen Tag vor verschlossener Tür standen und darauf warten mussten, dass jemand kommt, der ihnen die Tür öffnen kann. Mit einem smarten Schloss können deine Mitarbeiter einfach ihren Kollegen Bescheid geben, die ihnen dann die Tür aus der Ferne öffnen können. Diese Funktion ist optional, das heißt, du kannst auch nur manchen Benutzern die Erlaubnis geben, die Schlösser aus der Ferne zu öffnen.
Wie funktioniert die Zutrittsverwaltung?
Einen Nutzer hinzuzufügen, geht einfach und schnell. Du kannst dies entweder in deinen Prozess für neue Mitarbeiter integrieren, damit dies automatisch geschieht oder den neuen Nutzer einfach über die App hinzufügen.
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| Tippe auf die “Teilen”-Funktion | Tippe auf das “Geteilt mit“-Symbol | Tippe auf “Zugangsdetails” und füge einen Nutzer hinzu |
Die Person wird dann eine E-Mail erhalten, in der ein Link zum Download der App auf das Smartphone bereitgestellt wird.
Du musst einen Nutzer löschen? Kein Problem, das kannst du ebenfalls direkt über die App machen. Sobald du der Person den Zugang entziehst, wird es ihr nicht mehr möglich sein, das Schloss zu benutzen.
Zum Verwalten deiner Nutzer kannst du auch das Business-Portal verwenden. Auf diese Weise kannst du mehrere Nutzer gleichzeitig hinzufügen und Zugänge direkt am Computer verändern.
1. Benutzer verwalten
Wenn du mehrere Schlösser verwendest, kannst du für jedes einzelne digitale Schlüssel erstellen, je nachdem, wer die Schlösser benutzen muss. Mehr dazu erfährst du in dem Artikel zum Universalschlüsselsystem hier.
2. Verwaltung von Berechtigungen
Wenn du die Verantwortung für ein Bürogebäude trägst, solltest du wissen, wer es betritt und verlässt. In der App kannst du sämtliche Informationen einsehen, die du benötigst.
3. In-App-Informationsbildschirme
Du fühlst dich seltsam dabei, zu kontrollieren, wer das Gebäude betritt und verlässt? Das ist etwas, was die meisten Unternehmen machen, aus gesundheitlichen sowie Sicherheitsgründen. Allerdings musst du nun am Eingang keine Unterschriftenliste mehr führen. Zudem brauchst du keine Anwesenheitsliste mehr, wenn du das Gebäude evakuieren musst, denn diese befindet sich direkt auf deinem Smartphone.
Wie kann ich meine Mitarbeiter davon überzeugen, ein smartes Schloss zu verwenden?
Zugegeben, das war ein eher schwieriger Teil des Prozesses. Überraschenderweise waren selbst in einem Technikunternehmen viele eher zögerlich, was den Umstieg zur App anging. Aber mit etwas Zeit, Geduld und Einweisung war es doch möglich.
Schließlich ist es viel einfacher, das Smartphone für den Zugang zu benutzen, als immer mehrere Schlüssel oder Karten mit sich herumzutragen. Diese werden schließlich auch oft verlegt. Wem ist es denn noch nie passiert, dass man auf dem Weg ins Büro umkehren musste, weil man die Karte oder den Schlüssel vergessen hatte. So gut wie niemand vergisst sein Smartphone.
Vor dem Wechsel wurden Ankündigungen und eine Anleitung, wie man die App herunterlädt veröffentlicht. Dann gab es eine Übergangsphase. In dieser Zeit fragte ich jede Person, die die App zum Betreten des Gebäudes nutzte, ob sie ihre Zugangskarte abgeben wolle, da sie sie ja nun nicht mehr brauchte. Wenn ich sah, dass jemand immer noch seine Karte benutzte, fragte ich, ob ich bei der Installation der App helfen könne und zeigte der Person, wie die App funktioniert.
Jetzt bekommt jeder beim Eintritt in das Unternehmen Zugangsberechtigungen. Die Benutzerkonten für das smarte Schloss werden mit unserem Mitarbeiterverwaltungssystem synchronisiert und alles funktioniert automatisch.
Wenn es nötig ist, kann ich zusätzliche Personen über das Portal hinzufügen, wie Reinigungskräfte oder Sicherheitspersonal, für die ich auch bestimmte Zeiten, in denen Zugang gewährt wird, festlegen kann. Das Schloss kann 24 Stunden und sieben Tage die Woche aktiv sein, aus Sicherheitsgründen wird jedoch empfohlen, den Zugang für alle zu beschränken, zum Beispiel für bestimmte Bürozeiten oder nur an Wochentagen.
Natürlich hat die Umstellung etwas gedauert, aber mit der Zeit wurde es normal, die App zu benutzen. Jetzt steht niemand mehr vor dem Büro und kommt nicht rein, weil er die Schlüssel vergessen hat. Außerdem brachte es eine enorme Zeitersparnis, keine neuen Karten ausstellen zu müssen.
Was tun, wenn es Probleme gibt?
Wie mit allem, gab es am Anfang ein paar Schwierigkeiten, als wir alle versuchten uns an das neue System zu gewöhnen. Zum Beispiel war die Bridge plötzlich nicht mehr mit dem WLAN verbunden, sodass ein paar von uns nicht ins Gebäude kamen. Bis uns auffiel, dass wir das Schloss ja auch mit unseren Smartphones über die Bluetooth-Verbindung betätigen können!
Die Instandhaltung ist sehr einfach. Wenn das Schloss aufgeladen werden muss, bekomme ich eine Benachrichtigung auf mein Smartphone. Es gibt keine extra Kosten für die Software oder ähnliches, lediglich den einmal Preis des Schlosses selbst. Es gibt auch einen Installationsservice, der dabei hilft, das Schloss einzubauen.
Du musst dir auch keine zu großen Gedanken über den Zylinder machen, denn wir werden dir dabei helfen, den richtigen Zylinder für deine Tür herauszusuchen.
Solltest du Probleme haben, kannst du jederzeit in den FAQs in der App nachlesen oder unser 24-Stunden Support-Telefon nutzen. Momentan ist dieser Service nur auf Englisch verfügbar, aber wir werden bald auch andere Sprachen anbieten können.
Hier bei tedee haben wir das smarte Schloss nicht nur entwickelt, sondern auch ausführlich getestet und verwendet. So haben wir die meisten Probleme und möglichen Situationen erkennen und beseitigen können. Ich habe selbst bereits einige Meldungen zu Fehlern eingereicht. Aber jetzt haben wir diese behoben und können unseren Kunden und Nutzern Verbesserungen anbieten.
Wenn du gerne ein paar mehr technische Informationen zu einem smarten Schloss hättest, lies doch den Artikel „How to organize access-control for small office?“. Zögere auch nicht, mich mit jeglichen Fragen zu kontaktieren.
