Smart lock zastępuje biurowe karty dostępu
„Przepraszam, zgubiłem swoją kartę…” Ile razy to słyszałeś? Dowiedz się, jak zastąpić system dostępu oparty na kartach z pomocą inteligentnego zamka.
Dla administratora biura może to być jedno z najbardziej irytujących stwierdzeń. Nie możesz tego zaplanować ani temu zapobiec. Nie można zostawiać pracowników bez możliwości wejścia lub wyjścia, więc muszą natychmiast uzyskać kartę zastępczą. Nie ważne, w jak niedogodnym czasie to wypadnie.
Czy karty dostępu do biura pożerają Twój czas? Szukasz szybszej i wygodniejszej opcji? A może martwisz się, że to Ty musiałbyś przeprowadzać proces zmiany?
Jeśli to brzmi znajomo, pewnie zainteresuje Cię inny sposób zarządzania, który eliminuje te problemy. Przeprowadziłem proces wymiany systemów kart wstępu na smart locki w dwóch firmach i moja praca jest teraz znacznie łatwiejsza. Pozwól, że podzielę się z Tobą, jak to zrobiłem – moje doświadczenia mogą Ci posłużyć jako przydatny przewodnik.
Po co modernizować system dostępu do biura?
Teraz, gdy większość ludzi pracuje zdalnie, nie mogę sobie wyobrazić, że nadal używam kart wstępu. Ponieważ ludzie wchodzą i wychodzą w różne dni i godziny, śledzenie wszystkich musi być koszmarem. Nie wspominając o odzyskiwaniu kart, które nie są już potrzebne lub zastępowaniu utraconych.
Co więcej, pracownicy mogą podróżować między biurami, potrzebując dostępu do każdej lokalizacji. To dużo kłopotów i niepotrzebnego plastiku.
Dzięki inteligentnym zamkom o wiele łatwiej jest przypisać i odebrać dostęp oraz obserwować, kto wchodzi lub wychodzi. Jasne, na początku może wydawać się to skomplikowane (mnie też się takie wydawało), ale w rzeczywistości jest to naprawdę proste.
Kiedy po raz pierwszy przyjechałem do tedee, nie wiedziałem nic o inteligentnych zamkach. Musiałem nie tylko nauczyć się wszystkiego od początku, ale także przekonać ludzi zarówno w tedee, jak i w Predica, aby przestawić się z kart na inteligentne zamki! Ale zacznijmy od początku.
Czym jest inteligentny zamek?
Smart lock to urządzenie montowane na standardowym zamku do drzwi. Dzięki niemu możesz otworzyć drzwi zdalnie za pomocą aplikacji na smartfonie. Aplikacja rejestruje każdą aktywność, więc zawsze wiesz, kto jest w biurze w danym momencie – bardzo pomocne, jeśli nie możesz przyjechać osobiście i np. potrzebujesz poprosić kogoś o odebranie paczki od kuriera.
Nie odbiera żadnych funkcjonalności ze standardowego zamka – możesz nadal używać zwykłego klucza do zamykania drzwi, jeśli wolisz. Ale gdy wiele osób ma dostęp do lokalu, o wiele łatwiej jest dać im dostęp za pośrednictwem aplikacji, niż wydać każdemu indywidualny klucz lub kartę.
Jak go obsługiwać?
Aby korzystać z urządzenia, otwórz aplikację w telefonie i dotknij przycisku, aby odblokować lub zamknąć drzwi. Jeśli drzwi nie zamknęły się do końca (np. ktoś wszedł w pośpiechu), możesz użyć aplikacji, aby zamknąć je prawidłowo. Możesz również użyć połączenia Bluetooth, aby automatycznie otworzyć drzwi podczas zbliżania się do nich.
Zamek ma wbudowany akumulator, więc nie musisz się martwić o konieczność wymiany baterii. Aplikacja powiadomi Cię, gdy będzie potrzeba go naładować. Wtedy wystarczy podłączyć mały kabel na kilka godzin, podobnie jak w przypadku telefonu, i gotowe.
Co najważniejsze, w przypadku nadzwyczajnych sytuacji (np. gdy ktoś wchodzi do biura w weekend), możesz sprawdzić panel sterowania i zobaczyć, kto wszedł. Następnie możesz zadzwonić do tej osoby i potwierdzić, że wszystko jest w porządku. To miła odmiana od konieczności odwiedzania biura za każdym razem, gdy coś Cię niepokoi.
Ile razy ludzie czekali na zewnątrz, czekając, aż ktoś się pojawi przy drzwiach i ich wpuści? Dzięki inteligentnemu zamkowi mogą po prostu dać znać pracownikom, którzy są już w biurze lub mają dostęp do aplikacji, a ci mogą w razie potrzeby zdalnie otworzyć drzwi. Jest to jednak opcjonalna funkcja. Jeśli nie chcesz, aby ludzie wpuszczali innych, możesz ograniczyć tę funkcjonalność tylko do autoryzowanych użytkowników.
Jak zarządzać dostępem?
Dodawanie użytkownika do aplikacji jest bardzo szybkie. Możesz zintegrować ten proces z wdrożeniem w obowiązki, aby odbywał się automatycznie lub po prostu zrobić to z poziomu aplikacji.
 |
 |
 |
| Kliknij opcję “Shared” | Kliknij ikonę “Shared with” | Kliknij “Access details” i skonfiguruj użytkownika |
Następnie osoba otrzyma wiadomość e-mail z linkiem do pobrania aplikacji na swój telefon.
Chcesz usunąć użytkownika? Nie ma problemu, odbywa się to również w jednej chwili bezpośrednio w aplikacji, gdziekolwiek jesteś. Po naciśnięciu przycisku, aby odebrać dostęp, osoba nie będzie już mogła wejść.
Możesz również użyć portalu biznesowego do zarządzania dostępem, jeśli wolisz. W ten sposób możesz dodawać wielu użytkowników i modyfikować uprawnienia bezpośrednio z komputera.
1. Zarządzanie użytkownikami
Jeśli masz wiele zamków, możesz przypisać dostęp do każdego z nich, w zależności od tego, kto potrzebuje z nich korzystać.
2. Zarządzanie uprawnieniami
Kiedy jesteś odpowiedzialny za biuro, musisz wiedzieć, co się dzieje. Aplikacja wyświetla wszystkie informacje potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa lokalu.
3. Ekrany informacyjne w aplikacji
Jeśli śledzenie osób wchodzących i wychodzących z biura wydaje się dziwne – to jest dokładnie to, co większość firm i tak robi, choćby ze względów BHP. Nie musisz już zbierać podpisów na arkuszu wejściowym. Dodatkowo, jeśli musisz ewakuować budynek, nie potrzebujesz listy obecności – wszystko jest w telefonie.
Jak przekonać pracowników do korzystania z inteligentnego zamka?
Rzeczywiście, była to najtrudniejsza część całego procesu. Co zaskakujące, nawet w firmie technologicznej ludzie byli dość oporni na przejście na nowy system dostępu do biura przez aplikację. Ale dzięki instrukcjom i cierpliwości, udało mi się to osiągnąć!
W końcu korzystanie z telefonu w celu uzyskania dostępu jest znacznie łatwiejsze niż noszenie innego zestawu kluczy lub karty. Tym bardziej, że często się gubią. Kto nigdy nie musiał wracać do domu w drodze do pracy, bo zapomniał karty? Ale nikt zazwyczaj nie zapomina telefonu, więc to jeden problem z głowy.
Zamieściłem kilka ogłoszeń i instrukcji, jak pobrać aplikację. Potem nastąpił okres wymiany. Za każdym razem, gdy widziałem kogoś wchodzącego do biura za pomocą aplikacji, prosiłem go o zwrot karty, jeśli nadal ją miał – w końcu już jej nie potrzebował! A jeśli ktoś nadal używał swojej karty, zaoferowałem, że pomogę mu zainstalować aplikację i pokażę, jak to działa.
Teraz każdy zyskuje dostęp w ramach wdrażania. Konta są zsynchronizowane z naszym systemem zarządzania tożsamością, więc wszystko dzieje się automatycznie.
W razie potrzeby mogę dodać dodatkowe osoby (np. personel sprzątający lub usługi ochrony) za pośrednictwem naszego portalu, gdzie mogę również ustawić godziny dostępu. Zamek może działać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, ale dla bezpieczeństwa możesz ograniczyć dostęp – na przykład do godzin pracy lub dni powszednich.
Oczywiście, na początku zajęło to trochę czasu. Ale w końcu stało się to praktycznie naturalne. Teraz nikt nie utknie poza biurem, bo zgubił klucz. Plus, zyskuję dużo czasu, ponieważ nie muszę już wydawać nowych lub utraconych kart. Same korzyści!
Co robić w razie problemów?
Na początku były pewne trudności, gdy wszyscy przyzwyczajaliśmy się do systemu. Na przykład, były przypadki, w których bridge został odłączony od Wi-Fi, więc kilku z nas utknęło na zewnątrz, nie będąc w stanie wejść… tylko po to, aby zdać sobie sprawę, że nadal możemy połączyć się z zamkiem z naszych telefonów przez Bluetooth!
Samo utrzymanie zamka jest łatwe. Po prostu dostaję powiadomienie w telefonie, gdy muszę podłączyć ładowarkę. I nie ma żadnych kosztów operacyjnych ani oprogramowania – wystarczy jednorazowa opłata za zamek lub zestaw. Istnieje również usługa, którą możesz zamówić, aby pomóc w konfiguracji, więc nie musisz instalować zamka samodzielnie.
Nie musisz się też martwić o wkładki – będziemy współpracować z Tobą przez cały proces, aby upewnić się, że masz odpowiedni typ wkładki do drzwi.
Jeśli napotkasz problemy, znajdziesz FAQ dostępne z aplikacji, a do tego mamy infolinię wsparcia 24/7. Obecnie jest ona dostępna w języku angielskim, ale wkrótce pojawi się więcej języków.
Po opracowaniu i użyciu smart locków w tedee, zajęliśmy się większością możliwych problemów i scenariuszy. Osobiście wysłałem wiele zgłoszeń błędów. Ale teraz przeszliśmy przez wdrożenie, wszystko przebiega gładko i możemy wprowadzać ulepszenia dla wszystkich naszych użytkowników i klientów.
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji technicznych na temat rozpoczynania pracy z inteligentnym zamkiem, zapoznaj się z tym artykułem “Jak zorganizować kontrolę dostępu dla małego biura”. Lub skontaktuj się ze mną w razie jakichkolwiek pytań.
