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Cómo simplificar el control de acceso a la oficina con una cerradura inteligente (Guía completa para 2021)

Los días de tener la plantilla completa presentes todos los días durante horas establecidas ya son cosa del pasado. Proporcionar toda esa flexibilidad y libertad es estupendo, pero si eres el responsable de la seguridad de las instalaciones, puede ser un periodo realmente difícil para ti.

El enfoque de “trabajar desde cualquier lugar” se está popularizando cada vez más. Tiene muchas ventajas reducir el tiempo de desplazamiento. Como resultado, las oficinas están convirtiéndose en “espacios flexibles” que muchos empleados solo visitan ocasionalmente.

Las personas entran y salen a su antojo, no hay reglas ni horarios fijos, no hay un monitoreo constante de quién entra y sale… Es una pesadilla logística, ¿verdad? Ya era bastante difícil antes. Estoy seguro de que has lidiado con diferentes tipos de medidas de seguridad para hacer que el acceso a la oficina sea seguro y conveniente al mismo tiempo, como yo. ¿Mi conclusión? ¡La vida es demasiado corta como para lidiar con docenas de llaves!

Entonces, me decanté por las cerraduras inteligentes.

Trabajando con el equipo, dedicamos mucho tiempo y esfuerzo en descubrir cómo hacer que funcione en todos los escenarios imaginables. Permíteme compartir contigo algunas observaciones, comentarios e información que recopilamos.

Contenidos:

1. ¿Por qué el acceso a la oficina no es tan simple?
2. Cómo ayuda la tecnología con el acceso a la oficina
3. ¿Qué es una cerradura inteligente?
4. ¿Cómo funciona una cerradura inteligente?
5. ¿Cuánto cuesta una cerradura inteligente?
6. Simplifica el acceso a tu oficina

¿Por qué el acceso a la oficina no es tan simple?

Si estás supervisando la administración de una PYME o una empresa más grande con varias sucursales (por ejemplo, un bufete de abogados, un distribuidor con múltiples almacenes, o una cadena de tiendas/restaurantes), tienes que proporcionar a los empleados acceso al lugar de trabajo.

Por lo general, usarías tarjetas magnéticas (para todos) o llaves tradicionales (para un número limitado de personas). Bueno, a menos que prefieras los implantes RFID – pero quizás dejemos eso para otra ocasión.

La incorporación y desincorporación de personal consume mucho tiempo

Cada empleado necesita obtener una forma de acceder al lugar de trabajo cuando son contratados, y una vez que se van, este acceso debe ser revocado de alguna manera.

No es tan difícil si solo tenemos unos pocos empleados. Especialmente en industrias donde las personas rara vez abandonan sus trabajos.

Pero una vez que la rotación aumenta y estamos tratando con un gran número de personas, llevar un registro de todo comienza a ser un poco más complicado.

Además, podríamos estar contratando trabajadores temporales (por ejemplo, a través de una agencia) o subcontratistas (por ejemplo, empresas de seguridad o limpieza). Ellos también necesitan entrar a la oficina, y generalmente en horarios diferentes a los demás.

Para oficinas más grandes y pequeñas, el proceso de proporcionar acceso a todos, y mantenerlo seguro y controlado, puede volverse muy complicado.

El acceso flexible a la oficina es imprescindible

Como empleadores, ahora estamos bajo más presión que nunca para proporcionar horarios de trabajo flexibles. Hoy en día, a menudo las instalaciones pueden estar vacías o con un número limitado de personas. Además, se espera que la rotación de empleados aumente después de la pandemia. Esto hace que llevar un seguimiento del acceso de las personas sea una pesadilla logística.

La seguridad es la máxima prioridad para las instalaciones empresariales

Este es realmente el punto clave (¿viste lo que hice ahí?).

La necesidad de comodidad puede cambiar, pero la necesidad de seguridad nunca lo hace.

Si tienes instalaciones de oficina, aún contienen cosas que necesitan ser protegidas: equipos, documentos, información interna, etc. El acceso físico es tu mejor protección para ellas.

¿Cuáles son los problemas con las llaves?

Quizás todos tus empleados tienen una copia de la llave, pero ahora algunas personas se han ido. Tal vez en el caos de la pandemia, no recuperaste todas las llaves. Tal vez alguien se fue en malos términos. Tal vez alguien perdió su llave.

“¡Pero para eso está el seguro!”

Por supuesto. Excepto que muchos aseguradores no cubrirán las pérdidas si no hay evidencia de un robo. Lo cual, si alguien usa tu llave, no habrá.

La primera solución que viene a la mente sería reemplazar los cilindros. Pero por un lado, es costoso hacerlo regularmente. Por otro lado, es realmente difícil gestionar el tiempo entre todos en la empresa, ¿y mantener la flexibilidad? Es una pesadilla de coordinación encima de todo lo que ya está sucediendo.

Cómo la tecnología ayuda con el acceso a la oficina

Tiene que haber una forma más fácil, ¿verdad? ¿Proporcionar a tus compañeros de trabajo una forma fácil de entrar a la oficina, pero mantenerla segura al mismo tiempo?

Al igual que la tecnología nos ayudó a movernos hacia el modelo de trabajo remoto con reuniones virtuales, espacios de colaboración, etc., también puede aliviar parte de la tensión causada por el acceso físico.

Con una cerradura inteligente, solo necesitas un pequeño equipo y una aplicación móvil, y estás listo para comenzar. Ahora, hablemos de cómo funciona, exactamente.

¿Qué es una cerradura inteligente?

Una cerradura inteligente es un equipo que trabaja con tu cerradura tradicional para facilitar la apertura y cierre de la puerta sin el uso de una llave física. Todo lo que necesitas es una aplicación móvil, y puedes bloquear y desbloquearla desde cualquier lugar.

Un conjunto típico de cerradura inteligente incluye:

• • • Un cilindro o adaptador para montar en tu puerta
    • Una cerradura que se ajusta sobre el cilindro
    • Un puente para conectar la cerradura al Wi-Fi
    • Una aplicación móvil que permite a los usuarios usar la cerradura y a ti gestionar los derechos de acceso
    • Un portal en línea que te permite otorgar, revocar y gestionar el acceso de una manera más conveniente (especialmente si tienes muchos usuarios).

El puente es un hardware opcional que se puede vincular a la cerradura inteligente y conectarla a internet. Puedes obtener más funcionalidades de tu cerradura inteligente de esta manera. Puedes leer los detalles en este artículo.

El cilindro permite el acceso con llaves tradicionales en caso de un problema o error de conexión. La cerradura en sí se opera a través de una aplicación móvil.

Eso es una cerradura inteligente en resumen. Ahora, hablemos de detalles específicos.

¿Cuándo no necesitaré una cerradura inteligente?

Las cerraduras inteligentes funcionan muy bien en oficinas más pequeñas, donde se puede instalar una en la puerta de entrada principal. Si trabajas en un edificio de oficinas grande con control de acceso central en todo el edificio, la solución existente probablemente será todo lo que necesites.

¿Cómo instalar una cerradura inteligente?

Las cerraduras inteligentes están diseñadas para ser compatibles con cerraduras estándar. Por lo general, se envían con todas las herramientas que necesitas para instalarlas tú mismo.

Algunos proveedores también preparan guías en video para ayudarte durante el proceso.

¿Hay un servicio de instalación?

¿Qué pasa si las herramientas no son tu fuerte? Contacta al fabricante, deberían ofrecer un servicio de instalación. En la UE, dependiendo de tu ubicación, puede costar aproximadamente 50-100 EUR.

¿Cuánto tiempo llevará todo esto?

Las cerraduras inteligentes están diseñadas para funcionar prácticamente desde que las sacas de la caja. La configuración del dispositivo en sí debería llevar alrededor de 1 hora. Luego, solo necesitas agregar a tus usuarios, ya sea a través de la aplicación o un portal en línea (más sobre esto más tarde) y ¡listo!

¿Es necesario reemplazar un cilindro?

A veces no es posible reemplazar un cilindro existente, o tal vez simplemente no quieras lidiar con el problema. ¡Lo entiendo! Y puedo recomendar dos opciones aquí: la fácil y la difícil.

• • 1. 1. Opción más fácil: compra una cerradura inteligente que funcione con las llaves existentes. En Europa, la mejor opción sería nuki. También es una de las opciones más populares en la región. Y eso no sorprende: es un producto realmente bueno, y puedo recomendarlo honestamente.

1. Opción más difícil: puedes elegir una cerradura tedee. Necesitarás trabajar con un cerrajero para ajustar la llave a nuestro adaptador. El cerrajero tendría que cortar la llave e insertarla permanentemente en la cerradura dentro de la casa. La cerradura seguirá funcionando como debe, así que no hay de qué preocuparse, solo es un paso adicional que sería necesario.

¿Cómo se alimenta una cerradura inteligente?

La mayoría de las cerraduras inteligentes funcionan con una batería recargable, por lo que no hay necesidad de reemplazarla, ¡un triunfo para el medio ambiente!

Necesitarás cargarla regularmente, y puedes hacerlo fácilmente con el conector suministrado.

La aplicación siempre te notificará cuando necesites cargar la cerradura. La frecuencia dependerá del uso. Dependiendo del modelo y uso, una sola carga puede durar incluso hasta 6-10 meses.

¿Son seguras las cerraduras inteligentes?

Naturalmente, eso puede ser una preocupación. ¿Puedes confiar en la tecnología?

Todos sabemos que a veces puede fallar; el proveedor de internet puede tener un tiempo de inactividad, tu teléfono podría quedarse sin batería…

¿Y qué pasa si alguien ve la cerradura inteligente e intenta forzarla o hackearla? Vamos a analizarlo.

Seguridad física

Primero, la cerradura se instala en el interior de la puerta, por lo que no llama la atención desde el exterior. Solo las personas que entran a las instalaciones sabrán de la cerradura, por lo que no hay un riesgo aumentado.

Otro punto importante es revisar el cilindro mismo.

Por ejemplo, la cerradura tedee está hecha en cooperación con GERDA, un productor de sistemas de seguridad doméstica por más de 30 años. Como tal, cada conjunto cuenta con un cilindro GERDA con una clasificación de seguridad 6, garantizando su seguridad.

Adicionalmente, tu conjunto de cerradura inteligente incluirá un juego de llaves de repuesto. Por lo tanto, si el software falla por cualquier razón, o incluso si alguien olvida su teléfono, aún será posible desbloquear la puerta.

Seguridad del software

Hackear una cerradura inteligente también sería difícil.

Típicamente, una cerradura inteligente funciona a través de una conexión Bluetooth, y a cada usuario se le emite una cuenta individual.

En el caso de la cerradura tedee, cada transmisión está protegida con una clave de cifrado de 256 bits. Entre esto y las medidas de seguridad basadas en Azure, puede que no sea imposible hackear la cerradura, pero siendo realistas, ¡sería más fácil simplemente romper la puerta!

¿Cómo funciona una cerradura inteligente?

Aquí cubriremos algunos detalles técnicos, basados en cómo hemos construido la cerradura tedee. Muchas características funcionan de manera similar en diferentes marcas de cerraduras inteligentes, pero puede haber algunas diferencias.

¿Cómo se conecta la cerradura a internet?

La cerradura inteligente se conecta a través de BLE (Bluetooth Low Energy) a un smartphone o puente. Por lo tanto, si estás usando un puente para proporcionar una conexión en tiempo real constante, necesitas conectarlo a Wi-Fi.

La cerradura fue diseñada para ser fácil de usar, por lo que no necesitas abrir ningún puerto especial para las conexiones, ya que funciona de la misma manera que lo hace tu navegador, con el número 80.

Por lo tanto, a menos que tengas alguna configuración inusual en tu red, no necesitas preocuparte por los detalles técnicos. Y si los tienes, ponte en contacto con nosotros y lo resolveremos.

¿Es necesario utilizar un teléfono con una cerradura inteligente?

La idea de abrir tu puerta con un teléfono puede parecer inusual para algunos. Además, siempre es posible que la batería de tu teléfono se agote, o que lo dejes en casa mientras sales en la prisa de la mañana.

¿Qué entonces?

Nos estamos preparando para este escenario exacto. Actualmente estamos finalizando el teclado de tedee, que está previsto para ser lanzado en noviembre de 2021. Algunos fabricantes ya proporcionan esta opción.

Un teclado tiene funciones estándar, como abrir la puerta con un código PIN y configurar el PIN a través de la app. Todos los códigos PIN son únicos para cada cuenta, por lo que nunca se comparten, y cada usuario podrá cambiar el suyo usando su app.

Si tú, como administrador, desactivas la cuenta de un usuario, su PIN dejará de funcionar instantáneamente.

¿Se puede utilizar una cerradura inteligente con un sistema de llave maestra?

El sistema de llave maestra es algo que una organización más grande utiliza para organizar el acceso para infraestructura con muchas puertas. En resumen, te da la opción de tener diferentes llaves para diferentes usuarios, por ejemplo:

• • • una llave para el administrador o personal de limpieza que abre todas las puertas,
    • una llave para los gerentes que abre puertas solo en un piso, y
    • una llave individual que abre una sola habitación.

Si tienes una configuración como esta, puedes duplicar fácilmente esta estructura en tedee. De esta manera no necesitarás emitir llaves, solo asignar acceso a través de la app o portal.

Si deseas utilizar esa infraestructura de llave maestra, puedes utilizar nuestro adaptador (consulta la sección de Instalación para obtener detalles sobre cómo funciona) o puedes crear cilindros personalizados que formen parte de tu sistema. En ese caso, trabajaremos contigo más de cerca para crearlos.

Necesitarías darnos el nombre del productor y el código de tus cilindros. Basándonos en esto, podemos crear cilindros compatibles con tus sistemas de llave maestra.

Si no tienes un sistema de llave maestra, podemos diseñar uno para ti. Luego, después de instalar la cerradura tedee, tendrás la solución perfecta, totalmente compatible con llaves físicas y digitales.

Otorgando acceso a tu cerradura inteligente

Puedes hacerlo directamente en la app de tu teléfono. O, si tienes muchos usuarios, puedes utilizar un portal web para hacerlo más rápido.

Si necesitas, como administrador puedes crear una estructura lógica avanzada con múltiples organizaciones. El portal también es excelente para administrar la gobernanza de acceso cuando tienes muchos usuarios, y donde la app móvil podría no ser la mejor opción.

¿Cómo agregar usuarios?

Todo lo que necesitas hacer es agregar una dirección de correo electrónico. El sistema luego envía un correo electrónico automático al destinatario con una invitación para unirse al sistema de tedee. Una vez que se unen, se convierten en un usuario registrado, y puedes asignarle el acceso a la cerradura tedee.

Puedes controlar si los usuarios pueden o no compartir el acceso, así como definir las horas y los días en que pueden acceder al edificio.

El uso de una cerradura inteligente no solo proporciona mayor comodidad, sino también un control de acceso avanzado y una visibilidad completa sobre quién accede a tu hogar o edificio. Esto es especialmente útil en organizaciones más grandes, donde la administración del acceso puede ser una tarea compleja.

¿Existen integraciones?

Una cerradura tedee puede integrarse con soluciones empresariales como sistemas ERP, así como con Office 365 o Google. Tenemos una API muy bien documentada y muchos ejemplos.

Algunos de nuestros clientes integraron la cerradura directamente, por ejemplo, con O365, así que cada vez que se crea un buzón, se otorga acceso a la cerradura automáticamente y se revoca cuando se deshabilita la cuenta.

Si necesitas asistencia detallada, tenemos un foro donde puedes hacer cualquier pregunta. La cerradura inteligente fue creada por desarrolladores apasionados, y estamos felices de hablar sobre el código y responder cualquier pregunta que puedas tener.

¿Qué niveles de permiso están disponibles?

Puedes especificar el nivel de permiso del usuario durante la configuración (por ejemplo, si son un usuario regular o un invitado), y establecer horas de acceso específicas si lo deseas.

Por ejemplo, los trabajadores de oficina podrían tener acceso habilitado entre las 9 am – 5 pm de lunes a viernes, y cualquier contratista, como servicios de limpieza o seguridad, podría tener acceso configurado para sus horas habituales.

Toda la actividad de la cerradura se registra en tiempo real en los registros de la aplicación, por lo que puedes vigilar lo que sucede en cualquier momento, estés donde estés, siempre que tengas una conexión a internet.

Revocar el acceso también se puede hacer desde tu teléfono. Solo abre la aplicación y haz clic en el botón ‘Eliminar’ junto a la dirección de correo electrónico del usuario, ¡y listo! En cuanto elimines a un usuario, ya no podrá abrir la cerradura.

¿Puedes monitorear el uso de la cerradura inteligente?

La aplicación cuenta con registros de acceso, por lo que puedes ver quién ingresó a la oficina y cuándo.

Si necesitas saber cuántas personas usan la oficina regularmente, por ejemplo, para verificar si estás aprovechando al máximo el espacio, proporciona esa información en un solo lugar.

No te preocupes por que esta información esté disponible públicamente. Solo el administrador de la cuenta puede ver los eventos en la aplicación, por lo que esta información solo estará disponible para las personas que realmente la necesitan.

¿Cuánto cuesta una cerradura inteligente?

Vayamos al punto más importante: ¡el dinero!

En caso de la cerradura tedee, si compras a través de nuestro sitio web, el juego completo cuesta entre 320 a 370 350 EUR, dependiendo del hardware que elijas. También debes prepararte para un costo opcional de instalación, que debería costar entre 50-100 EUR.

¿Cómo obtener soporte para mi cerradura inteligente?

Como con cualquier cosa, a veces las cosas pueden salir mal. Si eso sucede, siempre puedes contactarnos.

Contamos con un departamento de soporte dedicado, y puedes llamarnos o contactarnos a través del chat en nuestro sitio web. Actualmente solo ofrecemos soporte en inglés, pero estamos buscando agregar otros idiomas en el futuro.

Todos los productos tienen una garantía estándar de 2 años. Y como lo compras en línea, puedes devolver tu cerradura tedee dentro de los 14 días posteriores a la compra para obtener un reembolso completo. Si encuentras problemas con la cerradura tedee fuera de esos términos, contáctanos y haremos todo lo posible para ayudar.

¿Por qué elegir la cerradura tedee?

Podrías estar preguntándote, ¿por qué elegir una cerradura inteligente de una startup polaca? Seguramente, ¿hay alguna trampa?

Permíteme tranquilizarte.

tedee es un negocio en el que he estado trabajando como CEO mientras aún trabajaba en Predica, que cofundé con mis colegas y amigos. Los negocios y la tecnología siempre han sido mis verdaderas pasiones.

Comencé con una Maestría en Ingeniería de Software y poco después obtuve mi MBA. Pasé 3 años en Microsoft trabajando con soluciones de Identidad y Acceso para organizaciones más grandes, como Maersk. ¡Así que trabajar con cerraduras inteligentes no es un accidente para mí!

Una empresa conjunta de dos negocios sólidos

tedee puede estar comenzando, pero ya tiene historia.

Apareció como resultado de nuestro trabajo en Predica, que ayudé a construir de 0 a 300 personas (y creciendo) con oficinas en Dinamarca, Polonia, Bulgaria, EAU, Qatar y EE. UU. Predica realiza la digitalización de organizaciones basadas en tecnología de Microsoft.

Cada vez que iniciaba un negocio o una PYME, era (y aún soy, en cierta medida) responsable de todo, desde generar ingresos, controlar el acceso, ¡hasta asegurar la disponibilidad de café!

En serio, probé todo tipo de sistemas de control de acceso, desde llaves tradicionales, tarjetas inteligentes y teclados de acceso, hasta cerraduras de escaneo de huellas dactilares. Y siempre encontré que eran soluciones costosas y difíciles de usar.

Así que, ¿por qué tedee? tedee es el resultado de nuestra búsqueda para encontrar una solución mejor. Ofrecemos un producto que es sencillo, funcional, seguro y una inversión de una sola vez, con la excepción de los costos de instalación opcionales.

Si deseas obtener más información sobre tedee y cómo puede ayudar a tu organización, puedes visitar nuestro sitio web en tedee.com o ponerte en contacto conmigo en LinkedIn. ¡Estoy emocionado de ver cómo la cerradura inteligente tedee puede ayudar a tu negocio a crecer y prosperar!

¿Qué opinan otros sobre tedee?

Comparto todo esto para que puedan ver que no es solo un capricho para mí, sino que he pasado la mayor parte de mi carrera trabajando en conectar la tecnología y la seguridad.

Ambos de mis negocios ahora utilizan tedee, y quiero compartirlo con ustedes, para que también puedan beneficiarse de ello.

Hasta ahora hemos obtenido una recomendación de AV TEST, el instituto independiente de seguridad informática, y recibimos su certificado de Producto Aprobado para el Hogar Inteligente. También trabajamos con proveedores como Apple y Google para hacer que nuestra aplicación sea completamente compatible con sus productos.

Pero no se queden solo con mi palabra. Naveguen por nuestro blog y sitio web para ver casos de uso y referencias. Si desean hablar con uno de los autores, pueden contactarlos directamente a través de LinkedIn, o podemos organizar una llamada para ustedes.

Simplemente contacten a [email protected] con su pregunta, y les responderemos.

Simplifica el acceso a tu oficina

La tecnología ya está aquí. Todos los años de desarrollo de soluciones de identidad y seguridad se combinan con la mejor ingeniería en seguridad para el hogar, para formar una cerradura inteligente.

Todo el trabajo duro ya se ha realizado, así que solo puedes obtener los beneficios de la comodidad, la seguridad y la tranquilidad.

Podrías estar pensando: esto suena demasiado bueno para ser cierto. Seguramente, si fuera tan genial, más empresas lo estarían utilizando.

Siempre hay resistencia cuando se trata de nueva tecnología. Antes de la pandemia, muchos creían que el trabajo remoto no se podía hacer y que herramientas como Teams o Slack nunca lo lograrían en la escala en que lo hicieron. ¿Puedes imaginar el mundo sin ellos hoy?

Ahora, imagina que podrías eliminar el esfuerzo de averiguar quién tiene las llaves de la oficina y si todas regresan cuando deben. Y saber cuántas personas están en la oficina, para saber si se está utilizando. Todo al toque de un botón.

Haz tu vida más fácil. Navega por nuestra tienda, compra tu cerradura y haz que tu empresa esté habilitada digitalmente.

Grzegorz Chuchra, CEO de Tedee

 

*Descargo de responsabilidad: Este contenido puede haber sido traducido automáticamente por una traducción automática con el fin de servir a la mayor cantidad de personas posible. Como resultado, el texto puede contener errores.