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Como simplificar o controle de acesso ao escritório com uma fechadura inteligente (guia completo para 2021)

Já se foram os dias em que toda a força de trabalho comparecia todos os dias em horários determinados. Embora seja ótimo oferecer toda essa flexibilidade e liberdade, se você tiver que cuidar da segurança das instalações, esse pode ser um momento muito difícil para você.

A abordagem “trabalhar de qualquer lugar” está se tornando cada vez mais popular. Há muito a dizer sobre a redução do deslocamento para o trabalho. Como resultado, os escritórios estão se tornando “espaços flexíveis” que muitos funcionários visitam apenas ocasionalmente.

As pessoas entram e saem quando querem, sem regras ou horários definidos, sem monitoramento constante de quem entra e sai… É um pesadelo logístico, não é? Já era bastante difícil antes. Tenho certeza de que você já lidou com diferentes tipos de medidas de segurança para tornar o acesso ao escritório seguro e conveniente ao mesmo tempo, assim como eu. A vida é muito curta para lidar com dezenas de chaves!

Por isso, recorri às fechaduras inteligentes.

Trabalhando com a equipe, dediquei muito tempo e esforço para descobrir como fazê-las funcionar em todos os cenários imagináveis. Deixe-me compartilhar com você algumas observações, comentários e informações que coletamos.

Conteúdo:

1. Por que o acesso ao escritório não é tão simples assim
2. Como a tecnologia ajuda no acesso ao escritório
3. O que é uma fechadura inteligente?
4. Como funciona uma fechadura inteligente?
5. Quanto custa uma fechadura inteligente?
6. Simplifique o acesso ao seu escritório

Por que o acesso ao escritório não é tão simples assim

Se você estiver supervisionando a administração de uma PME ou de uma empresa maior com várias filiais (por exemplo, um escritório de advocacia, um distribuidor com vários depósitos ou uma cadeia de lojas/restaurantes), precisará fornecer aos funcionários acesso ao local de trabalho.

Normalmente, então, você usaria cartões magnéticos (para todos) ou chaves tradicionais (para um número limitado de pessoas). Bem, a menos que você prefira implantes RFID – mas talvez deixemos isso para outra ocasião.

A integração e o desligamento consomem muito tempo

Todos os funcionários precisam ter uma forma de acessar o local de trabalho quando são contratados e, quando saem, esse acesso precisa ser revogado de alguma forma.

Não é tão difícil assim se tivermos apenas alguns funcionários. Especialmente em setores em que as pessoas raramente deixam seus empregos.

Mas quando a rotatividade aumenta e estamos lidando com um grande número de pessoas, manter o controle de tudo começa a ser um pouco mais complicado.

Além disso, podemos estar contratando trabalhadores temporários (por exemplo, por meio de uma agência) ou subcontratados (por exemplo, empresas de segurança ou limpeza). Eles também precisam entrar no escritório e, geralmente, em horários diferentes dos demais.

Para escritórios maiores (a partir de 40 pessoas), você provavelmente terá um sistema central de controle de acesso. Mas se você gerencia uma propriedade que não faz parte de um complexo maior (como um shopping center) ou muitas propriedades menores, como lojas, restaurantes ou escritórios de contabilidade, gerenciar o acesso pode ser uma grande dor de cabeça.

O acesso flexível ao escritório é imprescindível

Como empregadores, estamos mais pressionados do que nunca para oferecer horários de trabalho flexíveis. Hoje em dia, muitas vezes as instalações podem ficar vazias ou com um número limitado de pessoas. Além disso, espera-se que a rotatividade de funcionários aumente após a pandemia. Isso torna o controle do acesso das pessoas um pesadelo logístico.

A segurança é a principal prioridade das instalações comerciais

Este é realmente o ponto principal (está vendo o que eu fiz?).

A necessidade de conveniência pode mudar, mas a necessidade de segurança nunca muda.

Se você tem escritórios, eles ainda contêm coisas que precisam ser protegidas: equipamentos, documentos, informações internas etc. O acesso físico é sua melhor proteção para eles.

Quais são os problemas com as chaves?

Talvez todos os seus funcionários tenham uma cópia da chave, mas agora algumas pessoas foram embora. Talvez, no caos da pandemia, você não tenha recuperado todas as chaves. Talvez alguém tenha saído por motivos ruins. Talvez alguém tenha perdido sua chave.

“Mas é para isso que serve o seguro!”

É claro. Só que muitas seguradoras não cobrem as perdas se não houver evidência de arrombamento. O que, se alguém usar sua chave, não haverá.

A primeira solução que vem à mente seria substituir os cilindros. Mas, por um lado, é caro fazer isso regularmente. Por outro lado, é muito difícil gerenciar o tempo entre todos na empresa e manter a flexibilidade? É um pesadelo de coordenação, além de tudo o que já está acontecendo.

Como a tecnologia ajuda no acesso ao escritório

Deve haver uma maneira mais fácil, certamente? Oferecer aos seus colegas de trabalho uma maneira fácil de entrar no escritório e, ao mesmo tempo, mantê-lo seguro?

Assim como a tecnologia nos ajudou a mudar para o modelo de trabalho remoto com reuniões virtuais, espaços de colaboração etc., ela também pode eliminar parte da tensão causada pelo acesso físico.

Com uma fechadura inteligente, você só precisa de um pequeno equipamento e um aplicativo móvel, e pronto. Agora, vamos falar sobre como ela funciona exatamente.

O que é uma fechadura inteligente?

Uma fechadura inteligente é um equipamento que funciona com sua fechadura tradicional para facilitar a abertura e o fechamento da porta sem o uso de uma chave física. Tudo o que você precisa é de um aplicativo móvel e pode trancar e destrancar a porta de qualquer lugar.

Um conjunto típico de smart lock inclui:

• • • Um cilindro ou adaptador para montagem em sua porta
    • Uma trava para encaixar no cilindro
    • Uma ponte para conectar a fechadura ao Wi-Fi
    • Um aplicativo móvel que permite que os usuários usem a fechadura e que você gerencie os direitos de acesso
    • Um portal on-line que permite conceder, revogar e gerenciar o acesso de forma mais conveniente (especialmente se você tiver muitos usuários).

A ponte é um hardware opcional que pode ser vinculado à fechadura inteligente e conectá-la à Internet. Dessa forma, você pode obter mais funcionalidades de sua fechadura inteligente. Você pode ler os detalhes neste artigo.

O cilindro permite o acesso com chaves tradicionais em caso de problema ou erro de conexão. A fechadura em si é operada por meio de um aplicativo móvel.

Essa é a fechadura inteligente em poucas palavras. Agora, vamos falar dos detalhes específicos.

Quando não precisarei de um smart lock?

As fechaduras inteligentes funcionam muito bem em escritórios menores, onde uma pode ser instalada na porta de entrada principal. Se você trabalha em um grande edifício de escritórios com controle de acesso central em todo o edifício, a solução existente provavelmente será tudo o que você precisa.

Como instalar uma fechadura inteligente?

As fechaduras inteligentes são projetadas para serem compatíveis com as fechaduras padrão. Normalmente, elas são enviadas com todas as ferramentas necessárias para que você mesmo possa instalá-las.

Alguns fornecedores também preparam guias em vídeo para ajudá-lo no processo.

Existe um serviço de instalação?

E se as ferramentas não forem suas amigas? Entre em contato com o fabricante – ele deve oferecer um serviço de instalação. Na UE, dependendo de sua localização, ele pode custar aproximadamente 50-100 euros.

Quanto tempo isso levará?

Os cadeados inteligentes são projetados para funcionar praticamente fora da caixa. A configuração do dispositivo em si deve levar cerca de 1 hora. Depois, basta adicionar seus usuários, seja por meio do aplicativo ou de um portal on-line (mais sobre isso mais tarde) e pronto!

É necessário substituir um cilindro?

Às vezes, não é possível substituir um cilindro existente, ou talvez você simplesmente não queira lidar com o incômodo. Eu entendo isso! E posso recomendar duas opções aqui: a mais fácil e a mais difícil.

• • 1. Opção mais fácil: comprar uma fechadura inteligente que funcione com as chaves existentes Tedee GO.
    2. Opção mais difícil: você pode escolher uma trava tedee. Você precisaria trabalhar com um serralheiro para ajustar a chave ao nosso adaptador. O serralheiro precisaria cortar a chave e inseri-la permanentemente no buraco da fechadura dentro da casa. A fechadura ainda funcionará como deveria, portanto, não se preocupe com isso – é apenas uma etapa extra que seria necessária.

Como um smart lock é alimentado?

A maioria das fechaduras inteligentes funciona com uma bateria recarregável, portanto, não há necessidade de substituí-la – uma vitória para o meio ambiente!

Você precisará carregá-la regularmente e poderá fazer isso facilmente usando o conector fornecido.

O aplicativo sempre o notificará quando for necessário carregar o cadeado. A frequência dependerá do uso. Dependendo do modelo e do uso, uma única carga pode durar de 6 a 10 meses.

As fechaduras inteligentes são seguras?

Naturalmente, isso pode ser uma preocupação. Você pode confiar na tecnologia?

Todos sabemos que, às vezes, ela pode falhar – o provedor de Internet pode estar com um tempo de inatividade, seu telefone pode ficar sem bateria…

E se alguém vir a fechadura inteligente e tentar invadi-la ou hackeá-la? Vamos detalhar isso.

Segurança física

Primeiro, a fechadura é instalada na parte interna da porta, para não chamar a atenção do lado de fora. Somente as pessoas que entrarem no local saberão da existência da fechadura, portanto, não há maior risco.

Outro ponto importante é verificar o próprio cilindro.

Por exemplo, a fechadura tedee é fabricada em cooperação com a GERDA, fabricante de sistemas de segurança residencial há mais de 30 anos. Assim, cada conjunto apresenta um cilindro GERDA atestado com a classe de segurança 6, garantindo sua segurança.

Os produtos da tedee são fabricados em cooperação com a GERDA, fabricante de sistemas de segurança doméstica há 30 anos.

Além disso, seu conjunto de smart lock inclui um conjunto de chaves sobressalentes. Assim, se o software falhar por qualquer motivo, ou mesmo se alguém esquecer o telefone, ainda será possível destrancar a porta.

Segurança de software

Hackear uma fechadura inteligente também seria difícil.

Tipicamente, um smart lock funciona por meio de uma conexão Bluetooth, e cada usuário recebe uma conta individual.

Quando se trata de tedee lock, cada transmissão é protegida com uma chave de criptografia de 256 bits. Entre isso e as medidas de segurança baseadas no Azure, talvez não seja impossível hackear a fechadura, mas, para ser justo, seria mais fácil simplesmente arrombar a porta!

Como funciona uma fechadura inteligente?

Aqui abordaremos alguns detalhes técnicos, com base em como criamos a tedee lock. Muitos recursos funcionam de forma semelhante em diferentes marcas de smart locks, mas pode haver algumas diferenças.

Como a fechadura se conecta à Internet?

A fechadura inteligente se conecta via BLE (Bluetooth Low Energy) a um smartphone ou ponte. Portanto, se você estiver usando uma ponte para fornecer conexão constante em tempo real, precisará conectá-la ao Wi-Fi.

A fechadura foi projetada para ser fácil de usar, portanto, você não precisa abrir nenhuma porta especial para conexões, pois ela funciona da mesma forma que o seu navegador – com o número 80.

Portanto, a menos que você não tenha algumas configurações incomuns em sua rede, não precisa se preocupar com detalhes técnicos. E se tiver, entre em contato conosco e resolveremos isso.

É necessário usar um telefone com um smart lock?

A ideia de abrir sua porta com um telefone ainda pode parecer incomum para algumas pessoas. Além disso, é sempre possível que seu telefone fique sem bateria ou que você o deixe em casa ao sair no horário de pico da manhã.

E então?

Estamos nos preparando para esse cenário exato. No momento, estamos finalizando o teclado tedee, que deverá ser lançado em novembro de 2021. Alguns fabricantes já oferecem essa opção.

Um teclado tem funcionalidades padrão, como abrir a porta com um código PIN e configurar o PIN via aplicativo. Todos os códigos PIN são exclusivos para cada conta, portanto, nunca são compartilhados, e cada usuário poderá alterar o seu usando o aplicativo.

Se você, como administrador, desativar a conta de um usuário, o PIN dele deixará de funcionar instantaneamente.

É possível usar uma fechadura inteligente com um sistema de chave mestra?

O sistema de chave mestra é algo que uma organização maior usa para organizar o acesso à infraestrutura com muitas portas. Em resumo, ele oferece a opção de ter chaves diferentes para usuários diferentes, por exemplo:

• • • Uma chave para o administrador ou a equipe de limpeza que abre todas as portas,
    • uma chave para gerentes que abre as portas apenas em um andar e
    • uma chave individual que abre um único cômodo.

Se você tiver uma configuração como essa, poderá duplicar facilmente essa estrutura no tedee. Dessa forma, você não precisará emitir chaves, apenas atribuir acesso via aplicativo ou portal.

Se quiser usar essa infraestrutura de chave mestra, você pode usar nosso adaptador (consulte a seção Instalação para obter detalhes sobre como ele funciona) ou pode criar cilindros personalizados que façam parte do seu sistema. Nesse caso, trabalharíamos mais de perto com você para criá-los.

Você precisaria nos fornecer o nome do produtor e o código de seus cilindros. Com base nisso, podemos criar cilindros compatíveis com seus sistemas de chave mestra.

Se você não tiver um sistema de chave mestra, podemos projetar um para você. Então, depois de instalar a fechadura tedee, você terá a solução perfeita e totalmente compatível com chaves físicas e digitais.

Concedendo acesso ao seu smart lock

Você pode fazer isso diretamente no aplicativo do seu telefone. Ou, se tiver muitos usuários, pode usar um portal da Web para agilizar o processo.

Se precisar, como administrador, você pode criar uma estrutura lógica avançada com várias organizações. O portal também é ótimo para gerenciar a governança de acesso quando você tem muitos usuários e quando o aplicativo móvel pode não ser a melhor opção.

Como adicionar usuários?

Tudo o que você precisa fazer é adicionar um endereço de e-mail. O sistema envia um e-mail automático para o destinatário, e ele pode configurar sua conta.

Agora, se você tiver muitas pessoas em sua organização, provavelmente desejará automatizar esse processo. E qual seria o objetivo de criar uma fechadura inteligente se você não pudesse fazê-lo?

Otedee lock é um produto nativo da nuvem e tem como objetivo facilitar a integração. Você pode emitir chaves durante a integração padrão do usuário.

Existem integrações?

Um cadeado tedee pode ser integrado a soluções de linha de negócios, como sistemas ERP, bem como ao Office 365 ou ao Google. Temos uma API muito bem documentada e muitos exemplos.

Alguns de nossos clientes integraram o bloqueio diretamente, por exemplo, com o O365, de modo que, sempre que uma caixa de correio é criada, o acesso ao bloqueio é concedido automaticamente e revogado quando a conta é desativada.

Se precisar de assistência detalhada, temos um fórum onde você pode fazer qualquer pergunta. O smart lock foi criado por desenvolvedores apaixonados, e teremos prazer em falar sobre o código e responder a quaisquer perguntas que você possa ter.

Quais níveis de permissão estão disponíveis?

Você pode especificar o nível de permissão do usuário durante a configuração (por exemplo, se ele é um usuário comum ou um convidado) e definir horários de acesso específicos, se desejar.

Por exemplo, os funcionários de escritório podem ter o acesso ativado entre 9h e 17h, de segunda a sexta-feira, e quaisquer prestadores de serviços, como serviços de limpeza ou segurança, podem ter o acesso configurado para o horário habitual.

Toda a atividade do bloqueio é registrada em tempo real nos logs do aplicativo, para que você possa ficar de olho no que está acontecendo a qualquer momento, onde quer que esteja, desde que tenha uma conexão com a Internet.

Revogar o acesso também pode ser feito a partir do seu telefone. Basta abrir o aplicativo e clicar no botão “Remover” ao lado do endereço de e-mail do usuário, e pronto! Assim que você remover um usuário, ele não poderá mais abrir o cadeado.

É possível monitorar o uso do smart lock?

O aplicativo apresenta registros de acesso, para que você possa ver quem entrou no escritório e quando.

Se você precisa saber quantas pessoas usam o escritório regularmente, por exemplo, para verificar se está fazendo o melhor uso do espaço, ele fornece essas informações em um só lugar.

Não se preocupe com o fato de essas informações estarem disponíveis publicamente. Somente o administrador da conta pode visualizar eventos no aplicativo, portanto, essas informações só estarão disponíveis para as pessoas que realmente precisam delas.

Quanto custa uma fechadura inteligente?

Vamos ao ponto mais importante – o dinheiro!

No caso da tedee lock, se você comprar pelo nosso site, o conjunto completo custa de 320 a 370 euros, dependendo do hardware escolhido. Você também pode se preparar para um custo opcional de instalação, que deve custar entre 50 e 100 euros.

Como obter suporte para minha fechadura inteligente?

Como acontece com qualquer coisa, às vezes as coisas podem dar errado. Se isso acontecer, você sempre pode entrar em contato conosco.

Temos um departamento de suporte dedicado, e você pode nos ligar ou entrar em contato pelo bate-papo em nosso site. No momento, oferecemos suporte apenas em inglês, mas estamos planejando adicionar outros idiomas no futuro.

Todos os produtos têm uma garantia padrão de 2 anos. E como você o compra on-line, pode devolver o cadeado tedee no prazo de 14 dias após a compra para obter um reembolso total. Se você achar que está tendo problemas com o tedee lock fora desses termos, entre em contato conosco e faremos o possível para ajudar.

Por que escolher o tedee lock?

Você deve estar se perguntando: por que escolher uma fechadura inteligente de uma start-up polonesa? Certamente, há uma pegadinha?

Deixe-me tranquilizá-lo.

Atedee é uma empresa na qual tenho trabalhado como CEO, ainda trabalhando na Predica, que co-fundei com meus colegas e amigos. Negócios e tecnologia sempre foram minhas verdadeiras paixões.

Comecei com um mestrado em engenharia de software e, pouco tempo depois, obtive meu MBA. Passei três anos na Microsoft trabalhando com soluções de identidade e acesso para grandes organizações, como a Maersk. Portanto, trabalhar com fechaduras inteligentes não é um acidente para mim!

Uma joint venture de duas empresas fortes

A Tedee pode estar começando, mas já tem uma história.

Ela surgiu como resultado do nosso trabalho na Predica, que ajudei a construir de 0 a 300 pessoas (e crescendo) com escritórios na Dinamarca, Polônia, Bulgária, Emirados Árabes Unidos, Qatar e EUA. A Predica realiza a digitalização de organizações com base na tecnologia Microsoft.

Toda vez que abri uma empresa ou uma PME, eu era (e ainda sou, até certo ponto) responsável por tudo, desde a geração de receita, passando pelo controle de acesso, até a garantia da disponibilidade de café!

Em uma observação séria, experimentei todos os tipos de sistemas de controle de acesso, desde chaves tradicionais, passando por cartões inteligentes e teclados, até fechaduras inteligentes.

Nos últimos anos, concentrei-me no desenvolvimento de uma solução que fosse segura do ponto de vista físico, em parceria com a GERDA, e digital, usando meu conhecimento e minha rede da Microsoft e da Predica.

O que os outros acham do tedee?

Eu estou compartilhando tudo isso para que você possa ver que não é apenas um capricho para mim, mas que eu realmente passei a maior parte da minha carreira trabalhando na conexão de tecnologia e segurança.

Atualmente, ambas as minhas empresas usam o tedee e quero compartilhá-lo com você, para que também possa se beneficiar dele.

Até o momento, recebemos uma recomendação do AV TEST, o instituto independente de segurança de TI, e recebemos o certificado Approved Smart Home Product. Também trabalhamos com fornecedores como Apple e Google para tornar nosso aplicativo totalmente compatível com seus produtos.

Mas não acredite apenas em minha palavra. Navegue em nosso blog e site para ver casos de uso e referências. Se quiser falar com um dos autores, entre em contato com eles diretamente pelo LinkedIn ou podemos organizar uma chamada para você.

Basta entrar em contato com [email protected] com sua pergunta, e nós responderemos.

Simplifique o acesso ao seu escritório

A tecnologia já está disponível. Todos os anos de desenvolvimento de soluções de identidade e segurança são combinados com a melhor engenharia em segurança doméstica, para formar uma fechadura inteligente.

Todo o trabalho árduo já foi feito, então você pode simplesmente obter os benefícios da conveniência, segurança e tranquilidade.

Você pode estar pensando: isso parece bom demais para ser verdade. Certamente, se fosse tão bom, mais empresas o estariam usando…

Sempre há resistência quando se trata de novas tecnologias. Antes da pandemia, muitos acreditavam que o trabalho remoto não poderia ser feito e que ferramentas como o Teams ou o Slack nunca teriam a escala que tiveram. Você consegue imaginar o mundo sem elas hoje?

Agora, imagine que você pudesse eliminar o esforço de descobrir quem tem as chaves do escritório e se todos voltam quando precisam. E saber quantas pessoas estão no escritório, para saber se ele está sendo usado. Tudo isso com o simples toque de um botão.

Facilite sua vida. Navegue em nossa loja, compre seu cadeado e torne sua empresa digitalmente habilitada.

Grzegorz Chuchra, CEO da Tedee

 

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