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Passer d’un accès par cartes à une serrure connectée sur le lieu de travail

« Pardon, j’ai oublié ma carte… encore. » Combien de fois avez-vous entendu cette phrase ? Découvrez comment passer d’un accès par cartes à une serrure connectée sur votre lieu de travail.

Pour une personne chargée de l’administration d’un bureau, cette phrase est probablement l’une des plus ennuyantes. Ce n’est pas comme si vous pouviez la prévoir. Vous ne pouvez pas laisser vos employés coincés dehors ou à l’intérieur, il leur faut donc une carte de remplacement immédiatement. Peu importe le temps que ça prend.

Les cartes d’accès vous font elles perdre de votre temps ? Recherchez-vous une option plus rapide et plus pratique ? Redoutez-vous d’être celui qui supervisera le changement ?

Si ces réflexions ne vous sont pas étrangères, vous serez peut-être heureux d’apprendre qu’un autre moyen, un moyen gérable, est possible. Je me suis chargé de remplacer les systèmes d’accès par carte par des serrures connectées dans deux entreprises et mon travail est depuis devenu bien plus simple. Permettez-moi de vous expliquer comment j’ai procédé, en espérant que cela puisse également vous guider.

 

Pourquoi moderniser un système d’accès au bureau ?

La plupart des personnes travaillent aujourd’hui à distance, il est donc difficile pour moi d’imaginer que les cartes d’accès puissent encore être pertinentes. Les personnes vont et viennent à des heures et des jours différents et assurer le suivi de ces allées et venues est un véritable cauchemar. Et ce sans compter la récupération des cartes qui ne sont plus utilisées ou le remplacement des cartes perdues.

En outre, vous avez peut-être des employés qui voyagent entre plusieurs bureaux, dont chacun nécessite un accès. C’est beaucoup de tracas et un usage de plastique inutile.

Grâce aux serrures connectées, il est bien plus simple d’accorder et de révoquer un accès et d’assurer le suivi des allées et venues. Oui, cela peut sembler complexe de prime abord (en tout cas, je pensais que ça l’était), mais c’est en réalité plutôt simple.

Lorsque j’ai commencé à travailler chez tedee, je n’avais jamais entendu parler des serrures connectées. J’ai du tout apprendre à leur sujet, mais j’ai également dû convaincre tout le monde chez tedee et Predica d’adopter les serrures connectées et d’oublier les cartes d’accès ! Mais commençons par le début !

Qu’est-ce qu’une serrure connectée ?

Une serrure connectée est un appareil qui s’installe sur votre serrure de porte standard. Grâce à elle, vous pouvez ouvrir votre porte à distance via une application sur votre smartphone. L’application enregistre toutes les activités, vous savez donc qui est présent au bureau à n’importe quel moment de la journée. C’est très utile si vous ne pouvez pas venir en personne au bureau et devez demander à quelqu’un d’autre de signer la réception d’une livraison, par exemple.

La serrure connectée n’annule pas les fonctionnalités d’une serrure normale : vous pouvez toujours utiliser une clé normale pour verrouiller la porte si c’est ce que vous préférez. Or, lorsque beaucoup de personnes accèdent aux locaux, il est bien plus simple de leur en accorder l’accès via une application plutôt que de donner à chacun une carte ou une clé individuelle.

 

Comment l’utiliser ?

Pour utiliser l’appareil, ouvrez l’application sur votre téléphone et appuyez sur le bouton pour déverrouiller ou verrouiller la porte. Si la porte n’a pas été refermée entièrement (par exemple, quelqu’un s’est précipité à l’intérieur), vous pouvez utiliser l’application pour la fermer correctement. Vous pouvez également utiliser la connexion Bluetooth pour ouvrir automatiquement la porte à votre approche.

Le serrure est doté d’une batterie rechargeable intégrée, vous n’aurez pas besoin de la remplacer. L’application vous enverra une notification lorsqu’il conviendra de la recharger. Pour la recharger, il vous suffit de connecter un petit câble pendant quelques heures, exactement comme vous le feriez avec votre téléphone.

Et plus important encore, si quelque chose d’inhabituel survient (par exemple, quelqu’un se rend au bureau un weekend alors qu’il est généralement fermé les weekends), vous pouvez jeter un œil au panneau de contrôle afin de vérifier qui est entré. Il vous suffit ensuite d’appeler cette personne et vérifier que tout va bien. C’est tout de même bien mieux que devoir vous déplacer en personne au bureau à chaque fois !

Combien de fois des personnes se sont-elles trouvées coincées dehors lors d’un jour plus calme en attendant que quelqu’un vienne leur ouvrir ? Avec une serrure connectée, il leur suffit d’appeler un des collègues déjà à l’intérieur et ces derniers pourront même ouvrir la porte à distance si nécessaire. Notez qu’une autre fonctionnalité est disponible : si vous ne voulez pas que des personnes puissent en laisser d’autres entrer, vous pouvez restreindre cette fonctionnalité à des utilisateurs autorisés uniquement.

 

Comment gérer les accès ?

Ajouter un utilisateur dans l’application est très rapide. Vous pouvez soit l’intégrer à votre processus d’accueil des nouveaux collaborateurs pour l’automatiser, soit le faire à partir de l’application.

 

Cliquez sur l’option « Partager » Cliquez sur l’icône « Partagé avec » Cliquez sur « Détails des accès » et configurez votre utilisateur

 

La personne recevra un e-mail avec un lien pour télécherger l’application sur leur téléphone.

Vous devez retirer un utilisateur ? Pas de problème, cela se fait également en un clin d’œil directement dans l’appli, où que vous soyez. La personne ne pourra plus entrer dès l’instant où vous appuyez sur le bouton de révocation de l’accès.

Vous pouvez également gérer les accès en passant par un portail en ligne. Ainsi, vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs et modifier leurs permissions directement depuis votre ordinateur.

1. Gestion des utilisateurs 

Si vous avez plusieurs serrures, vous pouvez assigner un accès pour chacune d’entre elles en fonction de qui a besoin de les utiliser.

 

2. Gestion des permissions 

Lorsque vous êtes responsable d’un bureau, vous devez savoir ce qu’il s’y passe. L’application affiche toutes les informations dont vous avez besoin pour vous assurer que les locaux sont sûrs.

 

3. Écrans d’information dans l’application 

Cela peut sembler étrange de suivre les allées et venues des gens dans le bureau, c’est toutefois ce que la plupart des entreprises font, ne serait-ce que pour des raisons de santé et de sécurité. Vous n’avez plus besoin de courir partout pour récupérer des signatures sur une feuille d’arrivée. En outre, si vous devez évacuer le bâtiment, vous n’avez pas besoin d’une liste de présence, toutes les informations sont dans votre téléphone.

 

Comment convaincre mes employés d’utiliser une serrure connectée ?

Cette étape a été la plus compliquée de tout le procédé. Étonnamment, même au sein d’une entreprise de technologie, les gens étaient réticents à l’idée de passer sur une application. Mais avec du temps, de la patience et des instructions, je suis parvenu à les convaincre !

Après tout, utiliser un téléphone pour ouvrir une porte est bien plus simple que de porter une clé ou une carte supplémentaire. Il est très facile de les perdre. Qui n’a jamais du faire demi-tour sur la route du travail parce qu’il avait oublié sa carte ? Mais personne n’oubli son téléphone, c’est donc un premier problème d’éliminé.

J’ai publié plusieurs annonces et instructions de téléchargement de l’application. Ensuite, il y a eu une période de transition. Chaque fois que quelqu’un entrait au bureau avec l’application, je leur demandais de me rendre leur carte, car ils n’en avaient plus besoin ! Et si quelqu’un utilisait toujours sa carte, je lui proposais mon aide pour installer l’application et lui montrer comment l’utiliser.

Maintenant, tout le monde reçoit son accès au cours du processus d’accueil des nouveaux collaborateurs. Les comptes des utilisateurs sont synchronisés à l’aide de notre système de gestion des identités pour que tout se fasse automatiquement.

Si besoin, je peux toujours ajouter des personnes en plus (par exemple, des services de nettoyage ou de sécurité) via notre portail d’où je peux également fixer des heures d’accès. La serrure peut fonctionner 24h/24 et 7j/7, mais pour des raisons de sécurité, vous pourriez vouloir en restreindre son accès, par exemple en fonction des heures de travail ou des jours de la semaine.

Oui, cette configuration demande un peu de temps au début, mais par la suite, tout devient pratiquement naturel. Maintenant, plus personne ne reste coincé dehors à cause d’un oubli de clé. En plus, cela me fait gagner beaucoup de temps puisque je ne gère plus les cartes perdues ni ne crée de nouvelles cartes. Que des avantages !

 

Que faire en cas de problèmes ?

Comme pour tout, j’ai rencontré quelques difficultés au début, pendant que tout le monde s’habituait encore au nouveau système. Par exemple, il arrivait que le bridge se déconnecte du Wi-Fi et que quelques personnes se retrouvent coincées… avant de se rendre compte qu’elles pouvaient toujours se connecter à la serrure à partir de leur téléphone via Bluetooth !

La maintenance est facile en soi. Je reçois simplement une notification sur mon téléphone lorsque je dois brancher le chargeur. Et il n’y a pas de coûts de fonctionnement ni de logiciel, il s’agit d’une dépense unique à l’achat de la serrure. Il y a même un service avec lequel vous pouvez prendre rendez-vous pour qu’il vous aide à installer la serrure si vous ne souhaitez pas l’installer vous-même.

Vous n’avez pas non plus à vous inquiéter des cylindres, car nous nous chargeons de travailler avec vous tout au long du procédé pour vous sélectionner le cylindre adapté à votre porte.

Si vous rencontrez un problème, une FAQ est disponible depuis l’application et une ligne d’assistance est disponible 24h/24, 7j/7. Pour l’instant, elle n’est disponible qu’en anglais, mais d’autres langues vont prochainement être prises en charge.

Ayant développé et utilisé les serrure tedee nous même, nous avons couvert la plupart des problèmes et scénarios possibles. J’ai moi-même signalé de nombreux bugs ! Maintenant que le système est bien en place, tout fonctionne à merveille et nous pouvons ajouter des améliorations pour tous nos utilisateurs et clients.

 

Si vous souhaitez vous pencher sur les aspects plus techniques du fonctionnement d’une serrure connectée, lisez notre article “Comment les serrures connectées simplifient la gestion des accès sur votre lieu de travail”. Ou n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.