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Comment simplifier le contrôle d’accès au bureau avec une serrure connectée ? (Guide complet pour 2021)

L’époque où l’ensemble du personnel était présent tous les jours à des heures fixes est révolue. S’il est vrai qu’offrir cette flexibilité et cette liberté est formidable, si vous êtes celui qui doit veiller à la sécurité des locaux, la gestion peut vous rendre la vie compliqué.

L’approche “travailler de n’importe où” devient de plus en plus populaire. Il y a beaucoup à dire sur la réduction des trajets domicile-travail. En conséquence, les bureaux deviennent des “espaces flexibles” que de nombreux employés ne visitent qu’occasionnellement.

Les gens vont et viennent à leur guise, sans règles ni horaires fixes, sans contrôle permanent de qui entre et sort… C’est un cauchemar logistique, n’est-ce pas ? C’était déjà assez difficile avant. Je suis sûr que vous avez eu à faire face à différents types de mesures de sécurité pour rendre l’accès au bureau sûr et pratique à la fois, tout comme moi. Ma conclusion ? La vie est trop courte pour s’occuper de dizaines de clés !

Donc, je me suis tourné vers les serrures connectées.

En collaboration avec l’équipe, j’ai consacré beaucoup de temps et d’efforts à déterminer comment la faire fonctionner dans tous les scénarios imaginables. Permettez-moi de partager avec vous quelques observations, commentaires et informations que nous avons recueillis.

Contenu:

1. Pourquoi l’accès au bureau n’est pas si simple
2. Comment la technologie facilite l’accès au bureau
3. Qu’est-ce qu’une serrure connectée ?
4. Comment fonctionne une serrure connectée ?
5. Combien coûte une serrure connectée ?
6. Simplifiez l’accès à votre bureau

Pourquoi l’accès au bureau n’est pas si simple

Si vous êtes responsable de l’administration d’une PME ou d’une grande entreprise possédant plusieurs succursales (par exemple, un cabinet d’avocats, un distributeur possédant plusieurs entrepôts ou une chaîne de magasins/restaurants), vous devez permettre aux employés d’accéder au lieu de travail.

En général, on utilise alors des cartes magnétiques (pour tous) ou des clés traditionnelles (pour un nombre limité de personnes). Enfin, à moins que vous ne préfériez des implants RFID – mais nous laisserons peut-être cette idée de côté.

La gestion des arrivées de nouveaux employés et des départs prend beaucoup de temps

Chaque employé doit avoir un moyen d’accéder au lieu de travail lorsqu’il est embauché, et cet accès doit être révoqué d’une manière ou d’une autre lorsqu’il quitte l’entreprise.

Ce n’est pas si difficile si l’on a que quelques employés. Surtout dans les secteurs où les gens quittent rarement leur emploi.

Mais lorsque l’activité augmente et que l’on a affaire à un nombre croissant d’employés, il devient un peu plus compliqué de tout suivre.

De plus, il se peut que nous engagions des travailleurs temporaires (par exemple, via une agence d’intérim) ou des sous-traitants (par exemple, des sociétés de sécurité ou de nettoyage). Ils doivent également se rendre au bureau, et généralement à des heures différentes de celles des autres employés.

Pour les grands bureaux (à partir de 40 personnes), vous aurez probablement un système de contrôle d’accès central. Mais si vous gérez une propriété qui ne fait pas partie d’un grand complexe (comme un centre commercial), mais sur un grand nombre de petites propriétés comme des magasins, des restaurants ou des bureaux de comptabilité, la gestion des accès peut devenir un véritable casse-tête.

Un accès flexible au bureau est indispensable

En tant qu’employeurs, nous sommes plus que jamais sous pression pour offrir des horaires de travail flexibles. De nos jours, il arrive souvent que les locaux restent vides ou que le nombre de personnes y soit limité. De plus, on s’attend à ce que la rotation du personnel augmente à la suite de la pandémie. Le suivi des accès des personnes devient alors un cauchemar logistique.

La sécurité est une priorité absolue pour les locaux professionnels

C’est vraiment un point clé (voyez-vous ce que je viens de faire ?).

Le besoin de commodité peut changer, mais le besoin de sécurité ne change jamais.

Si vous disposez de locaux comme des bureaux, ils contiennent toujours des éléments qui doivent être protégés – équipements, documents, informations internes, etc. L’accès physique est votre meilleure protection pour ces derniers.

Quels sont les problèmes liés aux clés ?

Peut-être que tous vos employés ont reçu un double de la clé, mais que quelques personnes sont parties. Peut-être que dans le chaos de la pandémie, vous n’avez pas récupéré toutes les clés. Peut-être que quelqu’un est parti en mauvais termes. Peut-être que quelqu’un a perdu sa clé.

“Mais c’est à ça que sert l’assurance !”

Bien sûr. Sauf que beaucoup d’assureurs ne couvriront pas les pertes s’il n’y a pas de preuve d’effraction. Ce qui, si quelqu’un utilise votre clé, ne sera pas le cas.

La première solution qui vient à l’esprit serait de remplacer les cylindres. Mais d’une part, il est coûteux de le faire régulièrement. D’autre part, n’est-il pas difficile de gérer le calendrier entre tous les membres de l’entreprise, et de conserver la flexibilité ? C’est un cauchemar de coordination qui vient s’ajouter à tout ce qui se passe déjà.

Comment la technologie facilite l’accès au bureau

Il doit bien y avoir un moyen plus simple, non ? Pour donner à vos collègues un moyen facile d’entrer dans le bureau, tout en assurant sa sécurité ?

Tout comme la technologie nous a aidés à passer au modèle de travail à distance avec des réunions virtuelles, des espaces de coworking, etc., elle peut également éliminer une partie de la pression causée par l’accès physique.

Avec une serrure connectée, il vous suffit d’un petit appareil, d’une application mobile, et le tour est joué. Maintenant, parlons de son fonctionnement.

Qu’est-ce qu’une serrure connectée ?

Une serrure connectée est un équipement qui fonctionne avec votre serrure traditionnelle pour faciliter l’ouverture et la fermeture de la serrure sans l’utilisation d’une clé physique. Tout ce dont vous avez besoin est une application mobile, et vous pouvez la verrouiller et la déverrouiller de n’importe où.

Un kit typique de serrure connectée comprend :

• Un cylindre ou un adaptateur à monter sur votre porte
• Une serrure connectée à placer sur le cylindre
• Un bridge (pont) pour connecter la serrure au Wi-Fi
• Une application mobile permettant aux utilisateurs d’utiliser la serrure et à vous de gérer les droits d’accès.
• Un portail en ligne vous permettant d’accorder, de révoquer et de gérer les accès de manière plus pratique (surtout si vous avez beaucoup d’utilisateurs).

Le bridge est un équipement facultatif qui peut être lié à la serrure connectée et la connecter à Internet. Vous pouvez ainsi obtenir toutes les fonctionnalités de votre serrure connectée. Vous pouvez trouver plus de détails dans cet article.

Le cylindre permet un accès avec des clés traditionnelles en cas de problème ou d’erreur de connexion. La serrure connectée est elle-même actionnée via une application mobile.

Maintenant, parlons des détails.

Dans quelle situation n’ai-je pas besoin d’une serrure connectée ?

Les serrures connectées fonctionnent très bien dans les petits bureaux, où l’on peut en installer une sur la porte d’entrée principale. Si vous travaillez dans un grand immeuble de bureaux avec un contrôle d’accès central dans tout le bâtiment, la solution existante sera probablement tout ce dont vous avez besoin.

Comment installer une serrure connectée ?

Les serrures connectées sont conçues pour être compatibles avec les serrures standard. Elles sont généralement livrées avec tous les outils dont vous avez besoin pour les installer vous-même.

Certains fournisseurs préparent également des guides vidéo pour vous aider dans votre démarche.

Existe-t-il un service d’installation ?

Que faire si les outils ne sont pas vos ami ? Contactez le fabricant – il devrait proposer un service d’installation. Dans l’UE, en fonction de votre localisation, cela peut coûter environ 50 à 100 EUR.

Combien de temps cela va-t-il prendre ?

Les serrures connectées sont conçues pour fonctionner presque dès qu’elles sont sorties de leur boite. L’installation complète du dispositif devrait prendre environ une heure. Il ne vous reste plus qu’à ajouter vos utilisateurs, soit via l’application, soit via un portail en ligne (nous y reviendrons) et le tour est joué !

Le remplacement d’un cylindre est-il nécessaire ?

Parfois, il n’est pas possible de remplacer un cylindre existant, ou alors vous ne voulez tout simplement pas vous embêter. Je comprends ! Et je peux vous recommander deux options : la plus facile et la plus compliquée.

1. 1. Option plus simple : acheter une serrure connectée qui fonctionne avec les clés existantes. En Europe, le meilleur choix serait Nuki. C’est aussi l’un des choix les plus populaires dans la région. Et ce n’est pas une surprise : c’est un très bon produit, que je peux honnêtement recommander.
   2. Option plus compliquée : vous pouvez choisir une serrure tedee. Vous devrez faire appel à un serrurier pour adapter la clé à notre adaptateur. Le serrurier devra couper la clé et l’insérer dans le trou de serrure à l’intérieur de la maison. La serrure fonctionnera toujours comme elle le devrait, donc pas d’inquiétude à ce sujet – c’est juste une étape supplémentaire qui serait nécessaire.

Comment une serrure connectée est-elle alimentée ?

La plupart des serrures connectées fonctionnent sur une batterie rechargeable, qu’il n’est donc pas nécessaire de remplacer – une victoire pour l’environnement !

Vous devrez la recharger régulièrement, et vous pouvez facilement le faire en utilisant le cable fourni.

L’application vous préviendra toujours lorsque vous devrez recharger la serrure. La fréquence dépendra de l’utilisation. Selon le modèle et l’utilisation, une seule charge peut durer jusqu’à 6-10 mois.

Les serrures connectées sont-elles sûres ?

Naturellement, cela peut être une préoccupation. Pouvez-vous compter sur la technologie ?

Nous savons tous qu’il peut arriver qu’il y ait des pannes – le fournisseur d’accès à Internet peut être en panne, votre téléphone peut tomber en panne de batterie…

Et que se passe-t-il si quelqu’un voit la serrure connectée et essaie de l’enfoncer ou de la pirater ? Voyons les choses en détail.

Sécurité physique

Tout d’abord, la serrure connectée est installée à l’intérieur de la porte – elle n’attire donc pas l’attention de l’extérieur. Seules les personnes qui entrent dans les locaux connaissent l’existence de la serrure, ce qui n’augmente pas les risques.

Un autre point important est de vérifier le cylindre lui-même.

Par exemple, la serrure Tedee est fabriquée en coopération avec GERDA, un producteur de systèmes de sécurité domestique depuis plus de 30 ans. Ainsi, chaque set est équipé d’un cylindre GERDA certifié de classe de sécurité 6, ce qui garantit sa sécurité.

En outre, votre set de serrure connectée comprendra des clés de rechange. Ainsi, si le logiciel échoue pour une raison quelconque, ou même si quelqu’un oublie son téléphone, il est toujours possible de déverrouiller la porte.

Sécurité des logiciels

Le piratage d’une serrure connectée serait également difficile.

En général, une serrure connectée fonctionne via une connexion Bluetooth, et chaque utilisateur dispose d’un compte individuel.

En ce qui concerne la serrure tedee, chaque transmission est protégée par une clé de cryptage de 256 bits. Grâce à cette protection et aux mesures de sécurité basées sur Azure, il n’est peut-être pas impossible de pirater la serrure, mais pour être honnête, il serait plus facile d’enfoncer la porte !

Comment fonctionne une serrure connectée ?

Ici, nous allons couvrir quelques détails techniques, basés sur la façon dont nous avons construit la serrure tedee. De nombreuses fonctionnalités sont similaire chez les différentes marques de serrures connectées, mais il peut y avoir quelques différences.

Comment la serrure se connecte-t-elle à Internet ?

La serrure connectée se communique via BLE (Bluetooth Low Energy) avec un smartphone ou un bridge. Ainsi, si vous utilisez un bridge afin de bénéficier d’une connexion constante en temps réel, vous devez le connecter à votre reseau Wi-Fi.

La serrure a été conçue pour être facile à utiliser. Vous n’avez donc pas besoin d’ouvrir de ports spéciaux pour les connexions, car elle fonctionne de la même manière que votre navigateur, avec le numéro 80.

Ainsi, à moins que votre réseau ne présente des paramètres inhabituels, vous n’avez pas à vous soucier des détails techniques. Et si c’est le cas, contactez-nous et nous trouverons une solution.

Faut-il utiliser un téléphone avec une serrure connectée ?

L’idée d’ouvrir sa porte avec un téléphone peut encore sembler inhabituelle pour certains. De plus, il est toujours possible que votre téléphone tombe en panne de batterie, ou que vous l’oubliez à la maison lorsque vous partez dans la précipitation le matin.

Et alors ?

Nous nous préparons à ce scénario. Nous sommes en train de finaliser le clavier à code tedee, dont la sortie est prévue pour novembre 2021. Certains fabricants proposent déjà cette option.

Un clavier dispose de fonctionnalités standard, comme l’ouverture de la porte avec des codes PIN et la configuration de ces derniers depuis l’application. Tous les codes PIN sont uniques pour chaque compte, ils ne sont donc jamais partagés. Chaque utilisateur pourra modifier le sien en utilisant son application.

Si, en tant qu’administrateur, vous désactivez le compte d’un utilisateur, son code PIN cessera de fonctionner instantanément.

Peut-on utiliser une serrure connectée avec un organigramme de clés ?

Un organigramme de clés est un système utilisé par les grandes entreprises pour organiser l’accès aux infrastructures comportant de nombreuses portes. Il vous donne la possibilité d’avoir différentes clés pour différents utilisateurs, par exemple :

• • • une clé pour l’administrateur ou le personnel de nettoyage qui ouvre toutes les portes,
    • une clé pour les managers qui ouvre les portes d’un seul étage, et
    • une clé qui ouvre une seule pièce.

Si vous avez une telle installation, vous pouvez facilement dupliquer cette structure dans tedee. De cette façon, vous n’aurez pas besoin donner des clés physiques, mais seulement d’attribuer des accès via l’application ou le portail en ligne.

Si vous souhaitez utiliser ce type d’infrastructure, vous pouvez utiliser notre adaptateur (voir la section Installation pour plus de détails sur son fonctionnement) ou vous pouvez créer des cylindres personnalisés qui pourrons être intégrés à votre système. Dans ce cas, nous collaborerons plus étroitement avec vous pour les créer.

Vous devez nous indiquer le nom du fabricant et le code de vos cylindres. Sur cette base, nous pouvons produire ou avoir des cylindres compatibles avec votre organigramme.

Si vous ne disposez pas d’organigramme de clés, nous pouvons en concevoir un pour vous. Ensuite, après avoir installé la serrure tedee, vous disposerez d’une solution parfaite et entièrement compatible avec les clés physiques et numériques.

Autoriser l’accès à votre serrure connectée

Vous pouvez le faire directement dans l’application sur votre téléphone. Ou, si vous avez de nombreux utilisateurs, vous pouvez utiliser un portail en ligne pour accélérer le processus.

Si nécessaire, en tant qu’administrateur, vous pouvez créer une structure logique avancée avec plusieurs organisations. Le portail est également idéal pour gérer la gouvernance des accès lorsque vous avez de nombreux utilisateurs et que l’application mobile n’est peut-être pas le meilleur choix.

Comment ajouter des utilisateurs ?

Il suffit d’ajouter une adresse électronique. Le système envoie ensuite un courriel automatique au destinataire, qui peut alors créer son compte.

Maintenant, si vous avez beaucoup de personnes dans votre organisation, vous voudrez probablement automatiser ce processus.  Et quel serait l’intérêt de construire une serrure connectée si vous ne pouviez pas le faire !

La serrure tedee est un produit natif du cloud, ce qui rend son intégration facile. Vous pouvez émettre des clés virtuelles automatiquement lorsqu’un employé rejoint votre entreprise.

Y a-t-il des intégrations ?

Une serrure tedee peut être intégrée à des solutions d’entreprise comme les systèmes ERP, ainsi qu’à Office 365 ou Google. Nous avons une API très bien documentée et de nombreux exemples.

Certains de nos clients ont intégré la serrure directement avec Office 365, de sorte que chaque fois qu’une adresse email est créée, l’accès à la serrure est accordé automatiquement et révoqué lorsque le compte est désactivé.

Si vous avez besoin d’une assistance détaillée, nous avons un forum où vous pouvez poser toutes vos questions. La serrure connectée a été créée par des développeurs passionnés, et nous sommes heureux d’échanger et répondre à toutes vos questions.

Quels sont les niveaux d’autorisation disponibles ?

Vous pouvez spécifier le niveau de permission de l’utilisateur lors de la configuration (par exemple, s’il s’agit d’un utilisateur régulier ou d’un invité), et définir des heures d’accès spécifiques si vous le souhaitez.

Par exemple, les employés de bureau peuvent avoir un accès activé entre 9 h et 17 h, du lundi au vendredi, et tous les entreprises externes, comme les services de nettoyage ou de sécurité, pourraient avoir un accès configuré pour leurs heures habituelles.

Toute l’activité de la serrure est enregistrée en temps réel dans les journaux de l’application, ce qui vous permet de garder un œil sur ce qui se passe à tout moment, où que vous soyez, dès lors que vous disposez d’une connexion Internet.

La révocation de l’accès peut également être effectuée depuis votre téléphone. Il suffit d’ouvrir l’application, de cliquer sur le bouton “Supprimer” à côté de l’adresse électronique de l’utilisateur, et le tour est joué ! Dès que vous aurez supprimé un utilisateur, il ne pourra plus ouvrir la serrure.

Pouvez-vous surveiller l’utilisation des serrures connectées ?

L’application comporte un historique des accès, ce qui vous permet de savoir qui est entré ou sorti du bureau et quand.

Si vous avez besoin de savoir combien de personnes se rendent régulièrement au bureau, par exemple pour vérifier si vous faites le meilleur usage de l’espace, cette information est disponible à partir d’un seul endroit.

Mais ne vous inquiétez pas de savoir si ces informations sont accessibles au public. Seul l’administrateur du compte peut consulter les événements dans l’application. Ces informations ne seront donc accessibles qu’aux personnes qui en ont réellement besoin.

Combien coûte une serrure connectée ?

Venons-en au point le plus important : l’argent !

Dans le cas d’une serrure Tedee, si vous l’achetez sur notre site web, l’ensemble complet coûte entre 252 et 336 € hors taxes, en fonction du matériel choisi. Vous pouvez également prévoir un coût d’installation optionnel, qui devrait se situer entre 50 et 100 EUR.

Comment obtenir une assistance pour ma serrure connectée ?

Comme pour tout, les choses peuvent parfois mal tourner. Si cela se produit, vous pouvez toujours nous contacter.

Nous disposons d’un service d’assistance dédié. Vous pouvez nous appeler ou nous contacter via le chat sur notre site internet. Actuellement, nous offrons une assistance essentiellement en anglais, mais nous prévoyons d’augmenter nos effectifs pour d’autres langues à l’avenir.

Tous les produits bénéficient d’une garantie standard de 2 ans. Et parce que vous l’achetez en ligne, vous pouvez retourner votre serrure tedee dans les 14 jours suivant l’achat avec un remboursement complet. Si vous rencontrez des problèmes avec la serrure tedee en dehors de ces conditions, contactez-nous et nous ferons de notre mieux pour vous aider.

Pourquoi choisir la serrure tedee ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi choisir une serrure connectée d’une entreprise polonaise ? Il y a sûrement un piège ?

Laissez-moi vous rassurer.

tedee est une entreprise pour laquelle j’ai commencé à travailler en tant que PDG, lorsque je dirigeais encore Predica. Je l’ai cofondé avec mes collègues et amis. Les affaires et la technologie ont toujours été mes véritables passions.

J’ai commencé par une maîtrise en génie logiciel et peu de temps après, j’ai obtenu mon MBA. J’ai passé trois ans chez Microsoft à travailler sur des solutions d’identité et d’accès pour de grandes entreprises, comme Maersk. Travailler avec des serrures connectées est donc tout sauf un hasard pour moi !

L’association de deux entreprises solides

tedee est peut-être en train de naître, mais a déjà une histoire.

Elle est apparue à la suite de notre travail chez Predica, que j’ai participer à construire de 0 à 300 personnes (et en pleine croissance) avec des bureaux au Danemark, en Pologne, en Bulgarie, aux EAU, au Qatar et aux États-Unis. Predica réalise la numérisation des organisations sur la base de la technologie Microsoft.

Chaque fois que j’ai créé une entreprise ou une PME, j’étais (et je le suis toujours, dans une certaine mesure) responsable de tout, de la génération de revenus à la disponibilité du café en passant par le contrôle d’accès !

J’ai essayé toutes sortes de systèmes de contrôle d’accès, des clés traditionnelles aux serrures connectées en passant par les cartes à puce et les claviers à code.

Ces dernières années, je me suis concentré sur le développement d’une solution qui serait sécurisée d’un point de vue physique, en partenariat avec GERDA, et numérique, en utilisant mes connaissances et mon réseau de chez Microsoft et Predica.

Que pensent les autres de tedee ?

Je partage tout cela pour que vous puissiez voir qu’il ne s’agit pas d’une simple lubie pour moi, mais que j’ai passé la majeure partie de ma carrière à travailler sur la connexion entre la technologie et la sécurité.

Mes deux entreprises utilisent désormais tedee, et je souhaites la partager avec vous, afin que vous puissiez en bénéficier également.

Jusqu’à présent, nous avons été recommandés par AV TEST, l’institut indépendant de sécurité informatique, et avons reçu leur certificat “Approved Smart Home Product”. Nous travaillons également avec des fournisseurs comme Apple et Google pour que notre application soit entièrement conforme et compatible avec leurs produits.

Mais ne vous contentez pas de me croire sur parole. Parcourez notre blog et notre site internet pour trouver des cas d’utilisation et des références. Si vous souhaitez vous entretenir avec l’un des auteurs, vous pouvez les contacter directement via LinkedIn, ou nous pouvons organiser un appel.

Il suffit de contacter [email protected] pour poser votre question, et nous vous répondrons.

Simplifiez l’accès à votre bureau

La technologie est déjà là. Toutes les années de développement de solutions d’identité et de sécurité sont combinées avec la meilleure ingénierie en matière de sécurité physique, pour former une serrure connectée.

Tout le travail a déjà été fait, vous pouvez donc profiter des avantages de la commodité, de la sécurité et de la tranquillité d’esprit.

Vous vous dites peut-être que cela semble trop beau pour être vrai. Si c’était si génial, il y aurait sûrement plus d’entreprises qui l’utiliseraient ?

Il y a toujours de la résistance lorsqu’il s’agit de nouvelles technologies. Avant la pandémie, beaucoup pensaient que le travail à distance était impossible et que des outils comme Teams ou Zoom ne connaîtraient jamais l’ampleur qu’ils ont prise. Pouvez-vous imaginer le monde sans eux aujourd’hui ?

Imaginez que vous n’ayez plus à vous préoccuper de savoir qui a les clés du bureau. Et savoir combien de personnes sont dans le bureau, pour savoir s’il est utilisé. Le tout en appuyant sur un bouton.

Simplifiez-vous la vie. Parcourez notre boutique en ligne, achetez votre serrures et faites en sorte que votre entreprise soit numériquement active.

Grzegorz Chuchra, Tedee CEO