scrollUpButton
Mand åbner dør med tedee-lås
< Tilbage

Hvordan gør man adgangskontrol på kontoret enkel med en smartlås? (Komplet vejledning for 2021)

Den tid, hvor alle medarbejdere var til stede hver dag i faste timer, er forbi. Selv om det er dejligt med al den fleksibilitet og frihed, kan det være en meget vanskelig tid for dig, hvis det er dig, der skal sørge for sikkerheden i lokalerne.

The “Arbejde fra et hvilket som helst sted” bliver stadig mere populært. Der er meget, der taler for at reducere pendlingen. Som følge heraf bliver kontorer til “flexi-rum”, som mange medarbejdere kun besøger lejlighedsvis.

Folk kommer og går, som det passer dem, ingen faste regler eller åbningstider, ingen konstant overvågning af, hvem der går ind og ud… Det er et logistisk mareridt, ikke sandt? Det var svært nok allerede før. Jeg er sikker på, at du ligesom jeg har beskæftiget dig med forskellige former for sikkerhedsforanstaltninger for at gøre adgangen til kontoret sikker og praktisk på samme tid. Min konklusion? Livet er simpelthen for kort til at skulle håndtere snesevis af nøgler!

Så jeg valgte smartlåse.

I samarbejde med teamet brugte jeg en masse tid og kræfter på at finde ud af, hvordan jeg kunne få det til at fungere i alle tænkelige situationer. Lad mig dele nogle observationer, kommentarer og oplysninger, som vi har indsamlet, med dig.

Contents:

    1. Hvorfor adgang til kontoret ikke er så enkelt
    2. Hvordan teknologi hjælper med adgang til kontoret
    3. Hvad er en smartlås?
    4. Hvordan fungerer en smartlås?
    5. Hvor meget koster en smartlås?
    6. Forenkl adgangen til dit kontor

Hvorfor adgang til kontoret ikke er så enkelt

Hvis du står for administrationen for en SMV eller en større virksomhed med flere afdelinger (f.eks. et advokatfirma, en distributør med flere lagre eller en butiks-/restaurantkæde), skal du give de ansatte adgang til arbejdspladsen.

Normalt bruger du magnetkort (til alle) eller traditionelle nøgler (til et begrænset antal personer). Medmindre man foretrækker RFID-implantater – men det lader vi måske være til en anden gang.

On- og offboarding er tidskrævende

Alle medarbejdere skal have adgang til arbejdspladsen, når de bliver ansat, og når de forlader den, skal denne adgang tilbagekaldes på en eller anden måde.

Det er ikke så svært, hvis vi kun har få ansatte. Især i brancher, hvor folk sjældent forlader deres job.

Men når omsætningen stiger, og vi har med et stort antal mennesker at gøre, bliver det lidt mere kompliceret at holde styr på det hele.

Desuden ansætter vi måske midlertidigt ansatte (f.eks. via et vikarbureau) eller underleverandører (f.eks. sikkerheds- eller rengøringsfirmaer). De skal også komme ind på kontoret, og som regel på andre tidspunkter end alle andre.

På større kontorer (fra 40 personer og opefter) vil du sandsynligvis have et centralt adgangskontrolsystem. Men hvis du administrerer en ejendom, der ikke er en del af et større kompleks (f.eks. et indkøbscenter), eller mange mindre ejendomme som butikker, restauranter eller regnskabskontorer, kan det være ret besværligt at administrere adgangen.

Fleksibel adgang til kontoret er et must

Som arbejdsgivere er vi mere presset end nogensinde før til at tilbyde fleksible arbejdstider. I dag kan lokalerne ofte stå tomme eller med et begrænset antal mennesker. Desuden forventes det, at personaleomsætningen vil stige efter pandemien. Det gør det til et logistisk mareridt at holde styr på folks adgang.

Sikkerhed har højeste prioritet i erhvervslokaler

Det er virkelig et nøglepunkt (fangede I den?)

Behovet for bekvemmelighed kan ændre sig, men det gør behovet for sikkerhed aldrig.

Hvis du har kontorlokaler, indeholder de stadig ting, der skal beskyttes – udstyr, dokumenter, interne oplysninger osv. Fysisk adgang er din bedste beskyttelse af dem.

Hvad er problemerne med nøgler?

Måske har alle dine medarbejdere fået en kopi af nøglen, men nu er der nogle få, der er gået. Måske har du i det pandemiske kaos ikke fået alle nøglerne tilbage. Måske er nogen gået på dårlige vilkår. Måske har nogen mistet deres nøgle.

“Men det er jo det, forsikringer er til for!”

Selvfølgelig. Men mange forsikringsselskaber vil ikke dække tabet, hvis der ikke er beviser for indbruddet. Og det vil der ikke være, hvis nogen bruger din nøgle.

Den første løsning, der falder mig ind, ville være at udskifte cylinderne. Men på den ene side er det dyrt at gøre det regelmæssigt. På den anden side er det virkelig svært at administrere timingen mellem alle i virksomheden og bevare fleksibiliteten? Det er et koordineringsmareridt oven i alt det andet, der allerede foregår.

Hvordan teknologi hjælper med adgang til kontoret

Der må da være en nemmere måde? At give dine kolleger en nem måde at komme ind på kontoret på, men samtidig holde det sikkert på samme tid?

Ligesom teknologien hjalp os med at gå over til fjernarbejdsmodellen med virtuelle møder, samarbejdsrum osv., kan den også fjerne noget af den belastning, der skyldes fysisk adgang.

Med en smartlås skal du blot bruge et lille stykke udstyr og en mobilapplikation, og så er du klar til at gå i gang. Lad os nu tale om, hvordan det præcist fungerer.

Hvad er en smartlås?

En smartlås er et stykke udstyr, der fungerer sammen med din traditionelle lås for at gøre det lettere at åbne og lukke døren uden brug af en fysisk nøgle. Det eneste, du behøver, er en mobilapp, og du kan låse og låse op fra hvor som helst.

Et typisk sæt med en smartlås omfatter:

      • En cylinder eller adapter til montering på din dør
      • En lås der passer over cylinderen
      • En bridge til at forbinde låsen med Wi-Fi
      • En mobilapp, der gør det muligt for brugerne at bruge låsen, og for dig at administrere adgangsrettigheder
      • En onlineportal, der giver dig mulighed for at give, tilbagekalde og administrere adgang på en mere praktisk måde (især hvis du har mange brugere).

Bridge er valgfri hardware, der kan kobles til smartlåsen og forbinde den til internettet. På den måde kan du få flere funktioner fra din smartlås. Du kan læse mere om det i denne artikel.

Cylinderen giver adgang med traditionelle nøgler i tilfælde af problemer eller tilslutningsfejl. Selve låsen betjenes via en mobilapp.

Det er en smartlås i en nøddeskal. Lad os nu se på detaljerne.

Hvornår har jeg ikke brug for en smart lås?

Smartlåse fungerer godt på mindre kontorer, hvor der kan installeres en lås på hoveddøren. Hvis du arbejder i en stor kontorbygning med central adgangskontrol i hele bygningen, er den eksisterende løsning sandsynligvis alt, hvad du har brug for.

Hvordan installerer man en smart lås?

Smartlåse er designet til at være kompatible med standardlåse. De leveres normalt med alt det værktøj, du har brug for til selv at installere dem.

Nogle leverandører udarbejder også videoguider, som hjælper dig gennem processen.

Er der en installationsservice?

Hvad nu, hvis værktøj ikke er din ven? Kontakt producenten – de bør tilbyde en installationsservice. I EU kan det koste ca. 50-100 EUR, afhængigt af hvor du bor.

Hvor lang tid vil det hele tage?

Smartlåse er designet til at fungere praktisk talt uden brug af boksen. Selve opsætningen af enheden bør tage ca. 1 time. Derefter skal du blot tilføje dine brugere, enten via appen eller en onlineportal (mere om dette senere), og så er du klar til at gå i gang!

Er det nødvendigt at udskifte en cylinder?

Nogle gange er det ikke muligt at udskifte en eksisterende cylinder, eller måske vil du bare ikke have besværet med det. Jeg forstår det godt! Og jeg kan anbefale to muligheder her: den nemme og den svære.

      1. Enklere løsning: Køb en smart lås, der fungerer med eksisterende nøgler. I Europa er nuki det bedste valg. Det er også et af de mest populære valg i regionen. Og det er ikke overraskende – det er et rigtig godt produkt, og jeg kan ærligt talt anbefale det.
      2. Hårdere løsning: Du kan vælge en tedee-lås. Du skal samarbejde med en låsesmed for at tilpasse nøglen til vores adapter. Låsesmeden skal skære nøglen og sætte den permanent ind i nøglehullet inde i huset. Låsen vil stadig fungere som den skal, så der er ingen bekymringer – det er bare et ekstra skridt, der vil være nødvendigt.
smartlås adapter

Hvordan drives en smartlås?

De fleste smartlåse kører på et genopladeligt batteri, så det er ikke nødvendigt at udskifte det – en gevinst for miljøet!

Du skal oplade den regelmæssigt, og det kan du nemt gøre ved hjælp af det medfølgende stik.

Appen giver dig altid besked, når du skal oplade låsen. Hyppigheden afhænger af brugen. Afhængigt af model og brug kan en enkelt opladning vare op til 14 måneder.

Er smartlåse sikre?

Det kan naturligvis være et problem. Kan du stole på teknologien?

Vi ved alle, at det kan gå galt en gang imellem – internetudbyderen kan have en nedetid, din telefon kan løbe tør for batteri…

Og hvad nu, hvis nogen ser smartlåsen og forsøger at bryde ind eller hacke den? Lad os gennemgå det i detaljer.

Fysisk sikkerhed

For det første er låsen monteret på indersiden af døren – så den ikke tiltrækker sig opmærksomhed udefra. Kun de personer, der kommer ind i lokalerne, vil kende til låsen, så der er ingen øget risiko.

Et andet vigtigt punkt er at kontrollere selve cylinderen.

For eksempel er tedee-låsen fremstillet i samarbejde med GERDA, der har produceret sikkerhedssystemer til hjemmet i over 30 år. Som sådan har hvert sæt en GERDA-cylinder, der er certificeret med sikkerhedsklasse 6, hvilket garanterer sikkerheden.

Derudover indeholder dit sæt smartlåse et sæt ekstra nøgler. Så hvis softwaren fejler af en eller anden grund, eller hvis nogen glemmer deres telefon, er det stadig muligt at låse døren op.

Softwaresikkerhed

Det ville også være vanskeligt at hacke en smart lås.

Typisk fungerer en smartlås via en Bluetooth-forbindelse, og hver bruger får en individuel konto.

Når det drejer sig om tedee lock, er hver overførsel beskyttet med en 256-bit krypteringsnøgle. Med dette og Azure-baserede sikkerhedsforanstaltninger er det måske ikke umuligt at hacke låsen, men for at være fair, ville det være nemmere at bryde døren ind!

Hvordan fungerer en smartlås?

Her vil vi gennemgå nogle tekniske detaljer, baseret på hvordan vi har bygget tedee-låsen. Mange funktioner fungerer på samme måde på tværs af forskellige mærker af smartlåse, men der kan være nogle forskelle.

Hvordan opretter låsen forbindelse til internettet?

Smartlåsen forbindes via BLE (Bluetooth Low Energy) til en smartphone eller en bridge. Så hvis du bruger bridge til at give konstant realtidsforbindelse, skal du tilslutte den til Wi-Fi.

Låsen er designet til at være nem at bruge, så du behøver ikke at åbne nogen specielle porte til forbindelser, da den fungerer på samme måde som din browser – med nummer 80.

Så medmindre du ikke har nogle usædvanlige indstillinger i dit netværk, behøver du ikke at bekymre dig om tekniske detaljer. Og hvis du har det, så kontakt os, så finder vi ud af det.

Skal du bruge en telefon med en smartlås?

Tanken om at åbne din dør med en telefon kan stadig virke usædvanlig for nogle. Desuden er det altid muligt, at din telefon løber tør for batteri, eller at du efterlader den hjemme, når du tager af sted i morgentravlheden.

Hvad så?

Vi er ved at forberede os på netop dette scenario. Vi er i øjeblikket ved at lægge sidste hånd på tedee-tastaturet, som forventes at blive frigivet i september 2021. Nogle producenter tilbyder allerede denne mulighed.

Et tastatur har standardfunktioner som f.eks. åbning af døren med en PIN-kode og PIN-indstilling via en app. Alle PIN-koder er unikke for hver konto, så de deles aldrig, og hver bruger kan ændre sin PIN-kode ved hjælp af appen.

Hvis du som administrator deaktiverer en brugers konto, vil deres PIN-kode straks ophøre med at fungere.

tastatur

Kan du bruge en smartlås med et hovednøglesystem?

Hovednøglesystemet er noget, som en større organisation bruger til at organisere adgangen til infrastruktur med mange døre. Kort sagt giver det dig mulighed for at have forskellige nøgler til forskellige brugere, f.eks:

      • en nøgle til administrator eller rengøringspersonale, som åbner alle døre,
      • en nøgle til ledere, der åbner døre på kun én etage, og
      • en individuel nøgle, der åbner et enkelt rum.

Hvis du har en sådan opsætning, kan du nemt kopiere denne struktur i tedee. På denne måde behøver du ikke at udstede nøgler, men kun tildele adgang via app eller portal.

Hvis du ønsker at bruge denne hovednøgleinfrastruktur, kan du bruge vores adapter (se afsnittet Installation for at få oplysninger om, hvordan den fungerer), eller du kan oprette brugerdefinerede cylindre, der er en del af dit system. I så fald vil vi arbejde tættere sammen med dig om at oprette dem.

Du skal give os navnet på producenten og koden på dine cylindere. På grundlag af dette kan vi lave cylindere, der er kompatible med dine hovednøglesystemer.

Hvis du ikke har et hovednøglesystem, kan vi designe et til dig. Når du så har installeret tedee-låsen, har du den perfekte, fuldt kompatible løsning med fysiske og digitale nøgler.

Bærbar computer med tedee webportal

Giv adgang til din smartlås

Du kan gøre det direkte i appen på din telefon. Eller hvis du har mange brugere, kan du bruge en webportal for at gøre det hurtigere.

Hvis du har brug for det, kan du som administrator oprette en avanceret logisk struktur med flere organisationer, hvis du har brug for det. Portalen er også fantastisk til at administrere adgangsstyring, når du har mange brugere, og hvor mobilappen måske ikke er det bedste valg.

Hvordan tilføjer man brugere?

Det eneste, du skal gøre, er at tilføje en e-mailadresse. Systemet sender derefter en automatisk e-mail til modtageren, og de kan oprette deres konto.

Hvis du har mange mennesker i din organisation, vil du sandsynligvis automatisere denne proces.  Og hvad ville pointen med at bygge en smart lås være, hvis du ikke kunne det!

tedee lock er et cloud-nativt produkt, og det handler om at gøre det nemt at integrere. Du kan udstede nøgler i forbindelse med standardbruger onboarding.

Er der nogen integrationer?

En tedee-lås kan integreres med forretningsløsninger som ERP-systemer samt Office 365 eller Google. Vi har en meget veldokumenteret API og masser af eksempler.

Nogle af vores kunder integrerede låsen direkte i f.eks. O365, så når der oprettes en postkasse, gives der automatisk adgang til låsen, og adgangen tilbagekaldes, når kontoen deaktiveres.

Hvis du har brug for detaljeret hjælp, har vi et forum, hvor du er velkommen til at stille alle spørgsmål. Den smarte lås er skabt af passionerede udviklere, og vi er glade for at tale om koden og besvare eventuelle spørgsmål, du måtte have.

Hvilke tilladelsesniveauer er tilgængelige?

Du kan angive brugerens tilladelsesniveau under opsætningen (f.eks. om de er almindelige brugere eller gæster) og angive specifikke adgangstider, hvis du ønsker det.

F.eks. kan kontoransatte have adgang mellem kl. 9.00 og 17.00 mandag til fredag, og eventuelle entreprenører, f.eks. rengørings- eller sikkerhedstjenester, kan have adgang til deres sædvanlige arbejdstider.

Alle låseaktiviteter registreres i realtid i app-logfiler, så du kan holde øje med, hvad der sker når som helst, uanset hvor du er, så længe du har en internetforbindelse.

Du kan også tilbagekalde adgangen fra din telefon. Du skal blot åbne appen og klikke på knappen “Fjern” ved siden af brugerens e-mailadresse, og så er du færdig! Så snart du fjerner en bruger, vil vedkommende ikke længere kunne åbne låsen.

Kan du overvåge brugen af smartlåse?

Programmet har adgangslister, så du kan se, hvem der er kommet ind på kontoret og hvornår.

Hvis du har brug for at vide, hvor mange personer der bruger kontoret regelmæssigt, f.eks. for at kontrollere, om du udnytter pladsen optimalt, kan du få disse oplysninger samlet på ét sted.

Du skal dog ikke bekymre dig om, at disse oplysninger er offentligt tilgængelige. Kun kontoadministratorer kan se begivenheder i programmet, så disse oplysninger vil kun være tilgængelige for personer, der rent faktisk har brug for dem.

Hvor meget koster en smart lås?

Lad os komme til det vigtigste punkt – pengene!

Hvis du køber en tedee-lås via vores websted, koster det komplette sæt mellem 320 og 370  EUR, afhængigt af den valgte hardware. Du kan også forberede dig på en valgfri installation, som skal koste mellem 50-100 EUR.

Hvordan får jeg support til min smartlås?

Som med alt andet kan det nogle gange gå galt. Hvis det sker, kan du altid kontakte os.

Vi har en dedikeret supportafdeling, og du kan ringe til os eller kontakte os via chat på vores websted. På nuværende tidspunkt tilbyder vi kun support på engelsk, men vi vil gerne tilføje andre sprog i fremtiden.

Alle produkter har en standardgaranti på 2 år. Og fordi du køber det online, kan du returnere din tedee-lås inden for 14 dage efter købet for fuld refusion. Hvis du finder ud af, at du har problemer med tedee lock uden for disse vilkår – kontakt os, så gør vi vores bedste for at hjælpe.

Hvorfor vælge tedee lock?

Du undrer dig måske – hvorfor vælge en smartlås fra en polsk nyopstartet virksomhed? Der er vel en hage ved det?

Lad mig berolige dig.

tedee er en virksomhed, som jeg har arbejdet på som administrerende direktør, der stadig arbejder hos Predica, som jeg har været med til at stifte sammen med mine kolleger og venner. Forretning og teknologi har altid været mine sande passioner.

Jeg startede med en master i software engineering, og ikke længe efter fik jeg min MBA. Jeg har brugt 3 år hos Microsoft på at arbejde med Identity and Access-løsninger til større organisationer, såsom Maersk. Så at arbejde med smartlåse er ikke tilfældigt for mig!

Et joint venture mellem to stærke virksomheder

tedee er måske lige begyndt, men har allerede en historie.

Den opstod som et resultat af vores arbejde hos Predica, som jeg var med til at opbygge fra 0 til 300 medarbejdere (og voksende) med kontorer i Danmark, Polen, Bulgarien, UAE, Qatar og USA. Predica udfører digitalisering af organisationer baseret på Microsoft-teknologi.

Hver gang jeg startede en virksomhed eller et SMB var jeg (og er stadig i et vist omfang) ansvarlig for alt, lige fra at generere indtægter over adgangskontrol til at sikre tilgængeligheden af kaffe!

Jeg har prøvet alle slags adgangskontrolsystemer, lige fra traditionelle nøgler over smartkort og tastaturer til smartlåse.

I de sidste par år har jeg fokuseret på at udvikle en løsning, der ville være sikker fra et fysisk perspektiv, tænkt partnerskab med GERDA, og digitalt, ved at bruge min viden og mit netværk fra Microsoft og Predica.

Hvad synes andre om tedee?

Jeg deler alt dette, så du kan se, at det ikke bare er et indfald for mig, men at jeg faktisk har brugt det meste af min karriere på at forbinde teknologi og sikkerhed.

Begge mine virksomheder bruger nu tedee, og jeg vil gerne dele det med dig, så du også kan få gavn af det.

Indtil videre har vi fået en anbefaling fra AV TEST, det uafhængige it-sikkerhedsinstitut, og vi har modtaget deres Approved Smart Home Product-certifikat. Vi arbejder også sammen med udbydere som Apple og Google for at gøre vores app fuldt kompatibel med deres produkter.

Men du skal ikke bare tage mit ord for det. Se vores blog og websted for at finde brugssager og referencer. Hvis du gerne vil tale med en af forfatterne, kan du kontakte dem direkte via LinkedIn, eller vi kan arrangere et opkald for dig.

Du skal blot kontakte [email protected] med dit spørgsmål, så svarer vi.

Forenkle adgangen til dit kontor

Teknologien er allerede til stede. Alle de mange års udvikling af identitets- og sikkerhedsløsninger er kombineret med den bedste teknik inden for sikkerhed i hjemmet for at skabe en smartlås.

Alt det hårde arbejde er allerede gjort, så du kan bare få fordelene ved bekvemmelighed, sikkerhed og ro i sindet.

Du tænker måske: Det lyder for godt til at være sandt. Hvis det var så godt, ville flere virksomheder vel bruge det?

Der er altid modstand, når det drejer sig om ny teknologi. Før pandemien troede mange, at fjernarbejde ikke kunne lade sig gøre, og at værktøjer som Teams eller Slack aldrig ville få den succes, som de havde. Kan du forestille dig en verden uden dem i dag?

Forestil dig nu, at du kan fjerne besværet med at finde ud af, hvem der har nøglerne til kontoret, og om de alle kommer tilbage, når de skal. Og at vide, hvor mange personer der er på kontoret, så du ved, om det bliver brugt. Alt sammen med et enkelt tryk på en knap.

Gør dit liv lettere. Gennemse vores butik, køb din lås, og gør din virksomhed digitalt aktiv.

 

Grzegorz Chuchra, administrerende direktør for Tedee