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Como simplificar o controlo de acesso ao escritório com uma fechadura inteligente? (Guia completo para 2021)

Os dias de toda a equipe comparecer todos os dias durante horas fixas se foram. Enquanto fornecer toda essa flexibilidade e liberdade é ótimo, se você é o responsável pela segurança das instalações, pode ser um momento realmente difícil para você.

A abordagem “trabalhar de qualquer lugar” está se tornando cada vez mais popular. Há muito a ser dito sobre reduzir o tempo do trajeto. Como resultado, os escritórios estão se tornando “espaços flexíveis” que muitos funcionários visitam apenas ocasionalmente.

Pessoas entrando e saindo como bem entendem, sem regras ou horários fixos, sem monitoramento constante de quem entra e sai… É um pesadelo logístico, não é? Já era difícil o suficiente antes. Tenho certeza de que você lidou com diferentes tipos de medidas de segurança para tornar o acesso ao escritório seguro e conveniente ao mesmo tempo, assim como eu. Minha conclusão? A vida é curta demais para lidar com dezenas de chaves!

Assim, recorri às fechaduras inteligentes.

Trabalhando com a equipe, gastei muito tempo e esforço para descobrir como fazer isso funcionar em todos os cenários imagináveis. Deixe-me compartilhar com você algumas observações, comentários e informações que coletamos.

Conteúdo:

1. Por que o acesso ao escritório não é tão simples
2. Como a tecnologia ajuda no acesso ao escritório
3. O que é uma fechadura inteligente?
4. Como uma fechadura inteligente funciona?
5. Quanto custa uma fechadura inteligente?
6. Simplifique o acesso ao seu escritório

Por que o acesso ao escritório não é tão simples

Se você está supervisionando a administração de uma PME ou uma empresa maior com várias filiais (por exemplo, um escritório de advocacia, um distribuidor com vários armazéns ou uma cadeia de lojas/restaurantes), você precisa fornecer aos funcionários acesso ao local de trabalho.

Geralmente, você usaria cartões magnéticos (para todos) ou chaves tradicionais (para um número limitado de pessoas). Bem, a menos que você prefira implantes RFID – mas talvez deixemos isso para outra hora.

A integração e desligamento consomem tempo

Cada funcionário precisa obter uma forma de acessar o local de trabalho quando é contratado, e uma vez que saem, esse acesso tem que ser revogado de alguma forma.

Não é tão difícil se temos apenas alguns funcionários. Especialmente em indústrias onde as pessoas raramente deixam seus empregos.

Mas, uma vez que a rotatividade aumenta e estamos lidando com um grande número de pessoas, manter o controle de tudo começa a ser um pouco mais complicado.

Além disso, podemos estar contratando trabalhadores temporários (por exemplo, via agência) ou subcontratados (por exemplo, empresas de segurança ou limpeza). Eles também precisam entrar no escritório, e geralmente em horários diferentes de todos os outros.

Para escritórios maiores (a partir de 40 pessoas) você provavelmente terá um sistema central de controle de acesso. Mas, se você administra uma propriedade que não faz parte de um complexo maior (como um shopping), ou muitas propriedades menores como lojas, restaurantes ou escritórios de contabilidade, gerenciar o acesso pode ser uma grande dor de cabeça.

Acesso flexível ao escritório é essencial

Como empregadores, estamos sob mais pressão agora do que nunca para fornecer horários de trabalho flexíveis. Atualmente, muitas vezes as instalações podem ficar vazias ou com um número limitado de pessoas. Além disso, espera-se que a rotatividade de funcionários aumente após a pandemia. Isso torna o acompanhamento do acesso das pessoas um pesadelo logístico.

A segurança é a prioridade máxima para as instalações comerciais

Esse é realmente o ponto chave (viu o que eu fiz aqui?).

A necessidade de conveniência pode mudar, mas a necessidade de segurança nunca muda.

Se você tem um escritório, ele ainda contém coisas que precisam ser protegidas – equipamentos, documentos, informações internas, etc. O acesso físico é a sua melhor proteção para eles.

Quais são os problemas com as chaves?

Talvez todos os seus funcionários tenham uma cópia da chave, mas agora algumas pessoas saíram. Talvez, no caos da pandemia, você não tenha recuperado todas as chaves. Talvez alguém tenha saído em maus termos. Talvez alguém tenha perdido a chave.

“Mas para isso serve o seguro!”

Claro. Exceto que muitas seguradoras não cobrirão as perdas se não houver evidência de arrombamento. O que, se alguém usar a sua chave, não haverá.

A primeira solução que vem à mente seria substituir os cilindros. Mas, por um lado, é caro fazer isso regularmente. Por outro, é realmente difícil gerenciar o tempo entre todos no negócio, e manter a flexibilidade? É um pesadelo de coordenação em cima de tudo o que já está acontecendo.

Como a tecnologia ajuda com o acesso ao escritório

Tem que haver uma maneira mais fácil, certo? Para dar aos seus colegas de trabalho uma maneira fácil de entrar no escritório, mas mantê-lo seguro ao mesmo tempo?

Assim como a tecnologia nos ajudou a migrar para o modelo de trabalho remoto com reuniões virtuais, espaços de colaboração, etc., ela também pode aliviar parte do estresse causado pelo acesso físico.

Com uma fechadura inteligente, você só precisa de um pequeno equipamento e de um aplicativo móvel, e está pronto para começar. Agora, vamos falar sobre como isso funciona, exatamente.

O que é uma fechadura inteligente?

Uma fechadura inteligente é um equipamento que trabalha com sua fechadura tradicional para facilitar a abertura e fechamento da porta sem o uso de uma chave física. Tudo o que você precisa é de um aplicativo móvel, e você pode trancar e destrancar de qualquer lugar.

Um conjunto típico de fechadura inteligente inclui:

• • • Um cilindro ou adaptador para montar na sua porta
    • Uma fechadura para encaixar sobre o cilindro
    • Uma ponte para conectar a fechadura ao Wi-Fi
    • Um aplicativo móvel que permite aos usuários usar a fechadura e a você gerenciar os direitos de acesso
    • Um portal online que permite conceder, revogar e gerenciar o acesso de maneira mais conveniente (especialmente se você tiver muitos usuários).

A ponte é um hardware opcional que pode ser vinculado à fechadura inteligente e conectá-la à internet. Você pode obter mais funcionalidades da sua fechadura inteligente dessa maneira. Você pode ler os detalhes neste artigo.

O cilindro permite o acesso com chaves tradicionais em caso de um problema ou erro de conexão. A própria fechadura é operada via um aplicativo móvel.

Isso é fechadura inteligente em resumo. Agora, vamos falar sobre especificidades.

Quando eu não precisarei de uma fechadura inteligente?

As fechaduras inteligentes funcionam muito bem em escritórios menores, onde uma pode ser instalada na porta de entrada principal. Se você trabalha em um grande edifício de escritórios com controle de acesso central em todo o edifício, a solução existente provavelmente será tudo o que você precisa.

Como instalar uma fechadura inteligente?

As fechaduras inteligentes são projetadas para serem compatíveis com fechaduras padrão. Elas geralmente são enviadas com todas as ferramentas necessárias para você instalá-las por conta própria.

Alguns fornecedores também preparam guias em vídeo para ajudá-lo durante o processo.

Existe um serviço de instalação?

E se as ferramentas não forem suas amigas? Entre em contato com o fabricante – eles devem oferecer um serviço de instalação. Na UE, dependendo da sua localização, isso pode custar aproximadamente 50-100 EUR.

Quanto tempo vai demorar?

As fechaduras inteligentes são projetadas para funcionar praticamente fora da caixa. A configuração do dispositivo em si deve levar cerca de 1 hora. Depois, você só precisa adicionar seus usuários, seja através do aplicativo ou de um portal online (mais sobre isso mais tarde) e você está pronto para começar!

É necessário substituir um cilindro?

Às vezes não é possível substituir um cilindro existente, ou talvez você simplesmente não queira lidar com o incômodo. Eu entendo! E eu posso recomendar duas opções aqui: a fácil e a difícil.

• • 1. 1. Opção mais fácil: compre uma fechadura inteligente que funcione com chaves existentes. Na Europa, a melhor escolha seria a nuki. Também é uma das escolhas mais populares na região. E isso não é surpresa – é um produto realmente bom, e eu posso honestamente recomendá-lo.
    1. Opção mais difícil: você pode escolher uma fechadura tedee. Seria necessário trabalhar com um chaveiro para ajustar a chave ao nosso adaptador. O chaveiro precisaria cortar a chave e inseri-la permanentemente na fechadura dentro de casa. A fechadura ainda funcionará como deveria, sem preocupações – é apenas um passo extra que seria necessário.

Como uma fechadura inteligente é alimentada?

A maioria das fechaduras inteligentes funciona com uma bateria recarregável, então não há necessidade de substituí-la – um ponto positivo para o meio ambiente!

Você precisará carregá-la regularmente, e isso pode ser facilmente feito usando o conector fornecido.

O aplicativo sempre irá notificá-lo quando você precisar carregar a fechadura. A frequência dependerá do uso. Dependendo do modelo e do uso, uma única carga pode durar até 6-10 meses.

As fechaduras inteligentes são seguras?

Naturalmente, essa pode ser uma preocupação. Você pode confiar na tecnologia?

Todos nós sabemos que ela pode falhar às vezes – o provedor de internet pode estar fora do ar, seu telefone pode descarregar…

E se alguém vê a fechadura inteligente e tenta invadir ou hackear? Vamos analisar isso.

Segurança física

Primeiramente, a fechadura é instalada no lado interno da porta – então ela não chama a atenção de fora. Apenas as pessoas que entram nas instalações saberão sobre a fechadura, então não há risco aumentado.

Outro ponto importante é verificar o cilindro em si.

Por exemplo, a fechadura tedee é feita em cooperação com a GERDA, uma produtora de sistemas de segurança doméstica há mais de 30 anos. Como tal, cada conjunto apresenta um cilindro GERDA atestado com a classe de segurança 6, garantindo sua segurança.

Além disso, seu conjunto de fechadura inteligente incluirá um conjunto de chaves reserva. Assim, se o software falhar por qualquer motivo, ou mesmo se alguém esquecer seu telefone, ainda será possível destrancar a porta.

Segurança de software

Hackear uma fechadura inteligente também seria difícil.

Normalmente, uma fechadura inteligente funciona através de uma conexão Bluetooth, e cada usuário recebe uma conta individual.

No caso da fechadura tedee, cada transmissão é protegida com uma chave de criptografia de 256 bits. Entre isso e as medidas de segurança baseadas no Azure, pode não ser impossível hackear a fechadura, mas, para ser justo, seria mais fácil simplesmente arrombar a porta!

Como funciona uma fechadura inteligente?

Aqui, vamos abordar alguns detalhes técnicos, com base em como construímos a fechadura tedee. Muitas funcionalidades funcionam de maneira semelhante em diferentes marcas de fechaduras inteligentes, mas pode haver algumas diferenças.

Como a fechadura se conecta à internet?

A fechadura inteligente se conecta via BLE (Bluetooth Low Energy) a um smartphone ou bridge. Assim, se você estiver usando uma bridge para fornecer conexão em tempo real constante, será necessário conectá-la ao Wi-Fi.

A fechadura foi projetada para ser fácil de usar, então você não precisa abrir nenhuma porta especial para conexões, pois ela funciona da mesma forma que o seu navegador – com o número 80.

Portanto, a menos que você tenha algumas configurações incomuns em sua rede, não precisa se preocupar com detalhes técnicos. E se você tiver, entre em contato conosco e nós resolveremos.

Você tem que usar um telefone com uma fechadura inteligente?

A ideia de abrir sua porta com um telefone ainda pode parecer incomum para alguns. Além disso, é sempre possível que seu telefone descarregue ou que você o deixe em casa ao sair na correria da manhã.

E agora?

Estamos nos preparando para esse cenário exato. Atualmente, estamos finalizando o teclado tedee, que deve ser lançado em novembro de 2021. Alguns fabricantes já fornecem essa opção.

Um teclado tem funcionalidades padrão, como abrir a porta com um código PIN e configuração de PIN via aplicativo. Todos os códigos PIN são únicos para cada conta, então nunca são compartilhados, e cada usuário poderá alterar o seu usando seu aplicativo.

Se você, como administrador, desativar a conta de um usuário, seu PIN deixará de funcionar instantaneamente.

Você pode usar uma fechadura inteligente com um sistema de chave mestra?

O sistema de chave mestra é algo que uma organização maior usa para organizar o acesso para infraestrutura com muitas portas. Em resumo, oferece a opção de ter diferentes chaves para diferentes usuários, por exemplo:

• • • uma chave para administrador ou pessoal de limpeza que abre todas as portas,
    • uma chave para gerentes que abre portas apenas em um andar, e
    • uma chave individual que abre uma única sala.

Se você tem uma configuração como esta, pode facilmente duplicar essa estrutura na tedee. Assim, você não precisará emitir chaves, apenas atribuir acesso via aplicativo ou portal.

Se você deseja usar essa infraestrutura de chave-mestra, pode usar nosso adaptador (veja a seção de Instalação para detalhes sobre como funciona) ou pode criar cilindros personalizados que fazem parte do seu sistema. Nesse caso, trabalharíamos mais de perto com você para criá-los.

Você precisaria nos fornecer o nome do produtor e o código de seus cilindros. Com base nisso, podemos criar cilindros compatíveis com seus sistemas de chave-mestra.

Se você não tem um sistema de chave-mestra, podemos projetar um para você. Depois, após a instalação da fechadura tedee, você terá a solução perfeita, totalmente compatível com chaves físicas e digitais.

Concedendo acesso à sua fechadura inteligente

Você pode fazer isso diretamente no aplicativo em seu telefone. Ou, se você tiver muitos usuários, pode usar um portal web para agilizar o processo.

Se necessário, como administrador, você pode criar uma estrutura lógica avançada com várias organizações. O portal também é ótimo para gerenciar a governança de acesso quando você tem muitos usuários, e onde o aplicativo móvel pode não ser a melhor escolha.

Como adicionar usuários?

Tudo o que você precisa fazer é adicionar um endereço de e-mail. O sistema então envia um e-mail automático para o destinatário, e eles podem configurar sua conta.

Agora, se você tiver muitas pessoas em sua organização, provavelmente desejará automatizar esse processo. E qual seria o ponto de construir uma fechadura inteligente se você não pudesse!

A fechadura tedee é um produto nativo da nuvem, e tudo é sobre facilitar a integração. Você pode emitir chaves durante o processo padrão de integração de usuários.

Existem integrações?

Uma fechadura tedee pode ser integrada com soluções de negócios como sistemas ERP, bem como Office 365 ou Google. Temos uma API muito bem documentada e muitos exemplos.

Alguns de nossos clientes integraram a fechadura diretamente, por exemplo, com O365, então, sempre que uma caixa de correio é criada, o acesso à fechadura é concedido automaticamente e revogado quando a conta é desativada.

Se você precisar de assistência detalhada, temos um fórum onde você é bem-vindo para fazer qualquer pergunta. A fechadura inteligente foi criada por desenvolvedores apaixonados, e estamos felizes em falar sobre o código e responder quaisquer perguntas que você possa ter.

Quais níveis de permissão estão disponíveis?

Você pode especificar o nível de permissão do usuário durante a configuração (por exemplo, se eles são um usuário regular ou um convidado), e definir horários de acesso específicos, se desejar.

Por exemplo, os trabalhadores de escritório poderiam ter acesso habilitado entre 9h e 17h de segunda a sexta-feira, e quaisquer prestadores de serviço, como limpeza ou segurança, poderiam ter o acesso configurado para seus horários usuais.

Toda a atividade de bloqueio é registrada em tempo real nos logs do aplicativo, para que você possa ficar de olho no que está acontecendo a qualquer momento, onde quer que esteja, desde que tenha uma conexão com a internet.

Revogar o acesso também pode ser feito do seu telefone. Basta abrir o aplicativo e clicar no botão ‘Remover’ ao lado do endereço de e-mail do usuário, e pronto! Assim que você remover um usuário, ele não poderá mais abrir a fechadura.

Você pode monitorar o uso da fechadura inteligente?

O aplicativo possui logs de acesso, para que você possa ver quem entrou no escritório e quando.

Se você precisar saber quantas pessoas usam o escritório regularmente, por exemplo, para verificar se está fazendo o melhor uso do espaço, ele fornece essas informações em um só lugar.

Não se preocupe com essas informações sendo publicamente disponíveis, porém. Apenas o administrador da conta pode visualizar os eventos no aplicativo, portanto, essas informações só estarão disponíveis para as pessoas que realmente precisam delas.

Quanto custa uma fechadura inteligente?

Vamos ao ponto mais importante – o dinheiro!

No caso da fechadura tedee, se você comprar através do nosso site, o conjunto completo custa de 320 a 370 350 EUR, dependendo do hardware escolhido. Você também deve se preparar para um custo opcional de instalação, que deve custar entre 50-100 EUR.

Como obter suporte para a minha fechadura inteligente?

Como em qualquer coisa, às vezes as coisas podem dar errado. Se isso acontecer, você pode sempre entrar em contato conosco.

Temos um departamento de suporte dedicado, e você pode nos ligar ou entrar em contato via chat em nosso site. Atualmente, oferecemos suporte apenas em inglês, mas estamos planejando adicionar outros idiomas no futuro.

Todos os produtos têm uma garantia padrão de 2 anos. E como você compra online, pode devolver sua fechadura tedee dentro de 14 dias após a compra para um reembolso total. Se você encontrar problemas com a fechadura tedee fora desses termos – entre em contato conosco, e faremos o nosso melhor para ajudar.

Por que escolher a fechadura tedee?

Você pode estar se perguntando – por que escolher uma fechadura inteligente de uma startup polonesa? Certamente, há um truque?

Deixe-me tranquilizá-lo.

tedee é um negócio que venho trabalhando como CEO enquanto ainda estava na Predica, que co-fundei com meus colegas e amigos. Negócios e tecnologia sempre foram minhas verdadeiras paixões.

Comecei com um mestrado em Engenharia de Software e, pouco tempo depois, fiz meu MBA. Passei 3 anos na Microsoft trabalhando com soluções de Identidade e Acesso para organizações maiores, como a Maersk. Então, trabalhar com fechaduras inteligentes não é um acidente para mim!

Uma joint venture de dois negócios fortes

tedee pode estar começando, mas já tem uma história.

Apareceu como resultado de nosso trabalho na Predica, que ajudei a construir de 0 a 300 pessoas (e crescendo) com escritórios na Dinamarca, Polônia, Bulgária, EAU, Qatar e EUA. A Predica realiza a digitalização de organizações com base na tecnologia Microsoft.

Toda vez que iniciei um negócio ou uma PME, fui (e ainda sou, em certo grau) responsável por tudo, desde a geração de receita, controle de acesso, até garantir a disponibilidade de café!

Falando sério, tentei todos os tipos de sistemas de controle de acesso, desde chaves tradicionais, passando por cartões inteligentes e teclados, até fechaduras inteligentes.

Nos últimos anos, concentrei-me em desenvolver uma solução que fosse segura do ponto de vista físico, por meio de uma parceria com a GERDA, e digital, utilizando meu conhecimento e rede da Microsoft e da Predica.

O que os outros pensam da tedee?

Estou compartilhando tudo isso para que você possa ver que não é apenas um capricho para mim, mas na verdade passei a maior parte da minha carreira trabalhando na conexão entre tecnologia e segurança.

Ambos os meus negócios agora usam tedee, e quero compartilhá-la com você, para que você também possa se beneficiar.

Até agora, recebemos uma recomendação do AV TEST, o instituto independente de segurança de TI, e recebemos seu certificado de Produto Inteligente para Casa Aprovado. Também trabalhamos com fornecedores como Apple e Google para tornar nosso aplicativo totalmente compatível e compatível com seus produtos.

Mas não acredite apenas na minha palavra. Navegue pelo nosso blog e site para casos de uso e referências. Se desejar falar com um dos autores, pode contatá-los diretamente via LinkedIn, ou podemos organizar uma ligação para você.

Basta entrar em contato com [email protected] com sua pergunta, e nós responderemos.

Simplifique o acesso ao seu escritório

A tecnologia já está disponível. Todos os anos de desenvolvimento de soluções de identidade e segurança são combinados com a melhor engenharia em segurança residencial, para formar uma fechadura inteligente.

Todo o trabalho árduo já foi feito, então você só colhe os benefícios da conveniência, segurança e tranquilidade.

Você pode estar pensando: isso parece bom demais para ser verdade. Certamente, se fosse tão bom, mais empresas o estariam usando?

Sempre há resistência quando se trata de nova tecnologia. Antes da pandemia, muitos acreditavam que o trabalho remoto não podia ser feito e que ferramentas como Teams ou Slack nunca seriam escaladas como foram. Você consegue imaginar o mundo sem eles hoje?

Agora, imagine que você poderia eliminar o esforço de descobrir quem tem as chaves do escritório e se todas voltam quando precisam. E saber quantas pessoas estão no escritório, para saber se está sendo usado. Tudo ao toque de um botão.

Facilite sua vida. Navegue em nossa loja, compre sua fechadura e torne sua empresa digitalmente habilitada.

Grzegorz Chuchra, CEO da Tedee

 

*Isenção de responsabilidade: Este conteúdo pode ter sido traduzido automaticamente por uma máquina para atender o maior número de pessoas possível. Como resultado, o texto pode conter erros.