オフィスの入退室管理をスマートロックで簡単にする方法 (2021年完全ガイド)
毎日、決められた時間、全従業員が出勤する時代は終わりました。柔軟性と自由を提供することは素晴らしいことだが、もしあなたが施設のセキュリティに気を配らなければならないのであれば、それはあなたにとって本当に難しいことだ。
どこでも働ける」というアプローチは、ますます人気が高まっている。通勤時間を短縮することは、多くの利点がある。その結果、オフィスは「フレックス・スペース」になりつつあり、多くの従業員はたまにしか訪れない。
出入りは自由で、規則も時間も決まっておらず、誰が出入りしているか常に監視されているわけでもない……ロジスティクスの悪夢ですよね。以前から十分に難しかった。私の結論は？何十個もの鍵を扱うには、人生は短すぎる！
そこで私はスマートロックに目をつけた。
チームと協力し、想像しうるあらゆるシナリオを想定し、それを実現するために多くの時間と労力を費やした。私たちが集めた観察、コメント、情報を紹介しよう。
目次
オフィスへの入退室が単純ではない理由
中小企業や複数の支店を持つ大企業（法律事務所、複数の倉庫を持つ流通業者、ショップ・レストランチェーンなど）の管理部門を統括する場合、従業員に職場へのアクセスを提供しなければなりません。
その場合、通常は磁気カード（全員用）か従来の鍵（限られた人数用）を使うことになる。RFIDインプラントを好むのであれば話は別だが、それはまた別の機会にしよう。
入退社に時間がかかる
すべての従業員は、採用時に職場にアクセスする方法を取得する必要があり、いったん退職すると、このアクセスを何らかの方法で無効にしなければならない。
従業員が数人しかいなければ、それほど難しいことではない。特に、離職者が少ない業界では。
しかし、離職率が高くなり、多数の従業員を扱うようになると、すべてを把握するのは少し複雑になり始める。
さらに、派遣社員（派遣会社経由など）や下請け業者（警備会社や清掃会社など）を雇うこともある。彼らもオフィスに出勤する必要があり、通常は他の誰とも異なる時間帯に出勤する。
大規模なオフィス（40人以上）では、おそらく中央入退室管理システムを導入していることでしょう。しかし、ショッピングモールのような大きな複合施設に属さない物件や、店舗、レストラン、会計事務所のような小規模な物件を多数管理している場合、入退室管理は非常に頭痛の種になります。
フレキシブルなオフィスアクセスは必須
雇用主である私たちは、フレキシブルな労働時間を提供するよう、かつてないほどのプレッシャーにさらされています。現在では、オフィスが空っぽであったり、従業員の数が限られていたりすることも少なくありません。加えて、パンデミック以降、従業員の離職率が上昇することが予想されている。そのため、従業員の出入りを把握することは、ロジスティクス上、悪夢となる。
事業所のセキュリティは最優先事項
これが本当に重要なポイントである。
利便性のニーズは変わっても、安全性のニーズは決して変わらない。
オフィスの敷地内には、機器、書類、内部情報など、保護すべきものがあります。物理的なアクセスは、それらを保護する最善の手段です。
鍵の問題点とは？
従業員全員が合鍵を持っていたのに、何人かが辞めてしまった。パンデミックの混乱で、すべての鍵を取り戻せなかったのかもしれない。誰かが不利な条件で退職した。鍵を紛失した人がいるかもしれない。
「しかし、そのために保険があるのだ。
もちろんだ。ただし、多くの保険会社は、侵入の証拠がない場合は損害を補償しない。しかし、誰かがあなたの家の鍵を使ったのであれば、そんなことはない。
最初に思いつく解決策はシリンダーを交換することだろう。しかし、定期的に交換するにはコストがかかる。もう一方では、業務に携わる全員の間でタイミングを管理し、柔軟性を保つのは本当に難しい。すでに起こっている他のすべてのことに加えて、調整の悪夢だ。
テクノロジーはオフィスへのアクセスをどう助けるか
もっと簡単な方法があるはずだ。同僚にオフィスに入る簡単な方法を提供し、同時にオフィスの安全を確保する？
バーチャルミーティングやコラボレーシ ョンスペースなど、テクノロジーがリモートワーキングモデルへの移行を助けてくれたように、物理的なアクセスによる負担を軽減することもできるのです。
スマートロックなら、小さな機器とモバイル・アプリケーションがあれば、すぐに利用できる。では、具体的な仕組みについて説明しよう。
スマートロックとは何か？
スマートロックとは、従来のロックと連動し、物理的な鍵を使わずにドアの開閉を容易にする機器です。モバイルアプリさえあれば、どこからでも施錠・解錠が可能です。
一般的なスマートロックのセット内容
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- ドアに取り付けるシリンダーまたはアダプター
- シリンダーに取り付けるロック
- ロックをWi-Fiに接続するためのブリッジ
- ユーザーがロックを使用し、お客様がアクセス権を管理できるモバイル・アプリ
- より便利な方法でアクセスを許可、取り消し、管理できるオンライン・ポータル（特に多くのユーザーがいる場合）。
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ブリッジは、スマートロックにリンクしてインターネットに接続できるオプションのハードウェアです。そうすることで、スマートロックからより多くの機能を得ることができる。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
シリンダーは、問題や接続エラーが発生した場合に従来の鍵でアクセスできるようにする。ロック自体はモバイルアプリで操作する。
これがスマートロックの概要だ。では、具体的な話をしよう。
スマートロックはいつ必要ないのか？
スマートロックは、メインエントランスのドアに1つ設置できるような小規模なオフィスでは効果的です。ビル全体に中央アクセスコントロールがある大規模なオフィスビルにお勤めの場合は、既存のソリューションで事足りるでしょう。
スマートロックの設置方法
スマートロックは、標準的なロックと互換性があるように設計されている。通常、自分で取り付けるのに必要な工具はすべて同梱されています。
また、ビデオガイドを用意している業者もある。
設置サービスはありますか？
工具が苦手な場合は？メーカーに問い合わせてください。設置サービスを提供しているはずです。EU圏内では、お住まいの地域にもよりますが、約50～100ユーロかかります。
どれくらいの時間がかかりますか？
スマートロックはすぐに使えるように設計されています。デバイスのセットアップ自体にかかる時間は1時間程度です。その後、アプリまたはオンラインポータル（これについては後ほど詳しく説明します）を使ってユーザーを追加すれば、準備は完了です！
シリンダーの交換は必要ですか？
既存のシリンダーを交換できないこともあるし、手間をかけたくないこともある。分かるよ！簡単な方法と難しい方法だ。
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- 簡単な方法：既存の鍵で使えるスマートロックを買う。ヨーロッパでは、nukiがベストな選択だろう。この地域で最も人気のある選択肢のひとつでもある。それも当然で、本当に良い製品で、正直に言ってお勧めできる。
- もっと難しい選択肢：テディ・ロックを選ぶこともできる。その場合、鍵屋に依頼し、鍵を当社のアダプターに合わせる必要があります。鍵屋は鍵をカットし、家の中の鍵穴に永久に挿入する必要があります。鍵はそのまま機能するので、心配はありません。
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スマートロックの電源はどのように供給されるのですか？
ほとんどのスマートロックは充電式バッテリーで作動するので、バッテリーを交換する必要はありません！
定期的に充電する必要がありますが、付属のコネクターを使って簡単に充電できます。
充電が必要になると、アプリが常に通知してくれる。頻度は使用状況によって異なります。モデルや使用方法にもよりますが、1回の充電で最大6～10ヶ月持つこともあります。
スマートロックは安全ですか？
当然、それは心配になる。テクノロジーに頼ることができるのか？
インターネットのプロバイダーがダウンしたり、携帯電話のバッテリーが切れたり……。
そして、もし誰かがスマートロックを見て、侵入したりハッキングしようとしたら？分解してみよう。
物理的セキュリティ
まず、ロックはドアの内側に設置されるため、外から注目されることはありません。敷地内に入る人だけが錠の存在を知ることができるので、リスクが高まることはありません。
もうひとつの重要なポイントは、シリンダーそのものをチェックすることだ。
例えば、tedeeロックは、30年以上にわたってホームセキュリティシステムを製造しているGERDA社との協力により製造されている。そのため、すべてのセットには安全クラス6の認証を受けたGERDA製シリンダーが採用されており、安全性が確保されている。
さらに、スマートロック・セットにはスペアキーが1セット含まれています。そのため、何らかの理由でソフトウェアが故障した場合や、誰かが携帯電話を忘れた場合でも、ドアのロックを解除することが可能です。
ソフトウェアのセキュリティ
スマートロックをハッキングすることも難しいだろう。
通常、スマートロックはブルートゥース接続で動作し、各ユーザーに個別のアカウントが発行される。
tedeeロックに関しては、すべての送信は256ビットの暗号化キーで保護されている。これとAzureベースのセキュリティ対策の間で、ロックをハッキングすることは不可能ではないかもしれないが、公平を期すなら、ドアを破って侵入する方が簡単だろう！
スマートロックの仕組み
ここでは、私たちがtedee lockをどのように作ったかに基づいて、技術的な詳細を説明します。多くの機能は異なるメーカーのスマートロックでも同じように機能しますが、いくつかの違いがあるかもしれません。
ロックはどのようにインターネットに接続しますか？
スマートロックは、BLE（Bluetooth Low Energy）を介してスマートフォンまたはブリッジに接続します。そのため、ブリッジを使用して常時リアルタイム接続を提供する場合は、Wi-Fiに接続する必要があります。
このロックは使いやすく設計されており、ブラウザと同じように80番で動作するため、接続のために特別なポートを開く必要はない。
ですから、ネットワークに特別な設定がない限り、技術的な詳細について心配する必要はありません。もしそうであれば、私たちにご連絡ください。
スマートロックで電話を使う必要がありますか？
スマホでドアを開けるというのは、まだ珍しいと思う人もいるかもしれない。それに、スマホの電池が切れたり、朝のラッシュで出かけるときに家に置き忘れたりする可能性もある。
その時はどうする？
私たちは、まさにこのシナリオのために準備をしています。現在、2021年11月にリリース予定のテッドキーパッドの最終調整を行っています。すでにこのオプションを提供しているメーカーもあります。
キーパッドには、PINコードでドアを開けたり、アプリでPINを設定したりといった標準的な機能がある。すべてのPINコードは各アカウントに固有のもので、共有されることはなく、各ユーザーはアプリを使って自分のPINコードを変更できる。
管理者としてユーザーのアカウントを無効にすると、そのユーザーのPINは即座に機能しなくなります。
マスターキーシステムでスマートロックを使用できますか？
マスターキー・システムは、大きな組織が多くのドアを持つインフラのアクセスを整理するために使用するものです。要するに、ユーザーごとに異なる鍵を持つことができるということです：
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- すべてのドアを開ける管理者や清掃担当者用のキー、
- 管理者用のキーは1つのフロアのドアだけを開ける。
- 一つの部屋を開ける個人用キー。
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このような設定があれば、tedeeでこの構造を簡単に複製することができます。この方法であれば、キーを発行する必要はなく、アプリやポータル経由でアクセスを割り当てるだけです。
マスターキーのインフラストラクチャを使用したい場合は、当社のアダプタを使用するか（動作の詳細については、インストールのセクションを参照してください）、システムの一部であるカスタムシリンダーを作成することができます。その場合は、より密接に協力して作成します。
生産者の名前とシリンダーのコードをお知らせください。これに基づいて、お客様のマスターキー・システムと互換性のあるシリンダーを作成することができます。
マスターキー・システムをお持ちでない場合は、お客様のために設計することも可能です。そして、テディ・ロックを設置すれば、物理キーとデジタルキーの完全な互換性がある完璧なソリューションが完成します。
スマートロックへのアクセス許可
スマートフォンのアプリで直接行うことができます。または、多数のユーザーがいる場合は、ウェブポータルを使って素早く行うこともできます。
必要であれば、管理者として複数の組織を持つ高度な論理構造を作成することもできます。ポータルは、ユーザーが多く、モバイルアプリが最適な選択でない場合のアクセスガバナンスの管理にも最適です。
ユーザーを追加するには？
メールアドレスを追加するだけです。その後、システムが受信者に自動的にメールを送信し、受信者はアカウントを設定することができます。
さて、もしあなたの組織に多くの人がいるなら、おそらくこのプロセスを自動化したいと思うだろう。 それができなければ、スマート・ロックを作る意味がない！
tedee lockはクラウドネイティブの製品で、簡単に統合できるようにすることがすべてです。標準的なユーザーオンボーディングでキーを発行できます。
インテグレーションはありますか？
tedeeロックは、Office 365やGoogleだけでなく、ERPシステムのような基幹業務ソリューションと統合することができます。私たちは非常によく文書化されたAPIと多くのサンプルを持っています。
メールボックスが作成されるたびに、ロックへのアクセスが自動的に付与され、アカウントが無効になるとロックが解除されます。
詳細なサポートが必要な場合は、何でも質問できるフォーラムがあります。このスマートロックは情熱的な開発者たちによって作られました。
どのような権限レベルがありますか？
セットアップ時にユーザーの権限レベルを指定することができます（例：一般ユーザーかゲストか）。
例えば、オフィスワーカーは月曜から金曜の午前9時から午後5時までアクセスできるようにし、清掃や警備のような請負業者は通常の時間帯にアクセスできるように設定できます。
すべてのロック操作はリアルタイムでアプリのログに記録されるため、インターネット接続さえあれば、いつでも、どこにいても、何が起きているのかを監視することができる。
アクセス権の取り消しも、携帯電話から行うことができます。アプリを開き、ユーザーのメールアドレスの横にある「削除」ボタンをクリックすれば完了です！ユーザーを削除すると、そのユーザーはもうロックを開けなくなります。
スマートロックの使用状況を監視できますか？
このアプリケーションにはアクセスログ機能があり、誰がいつオフィスに入ったかを確認できます。
スペースの有効活用が図られているかどうかをチェックするためなど、オフィスの利用者数を定期的に把握する必要がある場合は、その情報を一元管理することができます。
しかし、この情報が一般に公開されることを心配する必要はありません。アプリケーションのイベントを閲覧できるのはアカウント管理者のみなので、この情報は実際に必要な人にのみ公開されます。
スマート・ロックの価格は？
最も重要なポイントであるお金の話をしよう！
tedeeロックの場合、当社のウェブサイトから購入すると、選択したハードウェアによって異なりますが、フルセットで320～370 350ユーロかかります。また、オプションで50～100ユーロの取り付け費用をご負担いただくことも可能です。
スマートロックのサポートを受けるには？
どんなことでもそうですが、うまくいかないこともあります。そんなときは、いつでも私たちにご連絡ください。
専門のサポート部門がありますので、お電話でも、ウェブサイト上のチャットでもお問い合わせいただけます。現在は英語でのサポートのみですが、将来的には他の言語にも対応する予定です。
すべての製品に2年間の標準保証が付いています。また、オンライン購入のため、購入後14日以内であれば、テディロックを返品して全額返金することができます。これらの条件以外でtedee lockに問題があるとお気づきの場合は、私たちにご連絡ください。
tedee lockを選ぶ理由
なぜポーランドの新興企業のスマートロックを選ぶのか？きっと何か裏があるのだろう？
安心してください。
tedeeは、私が同僚や友人と共同設立したプレディカで、CEOとして今も取り組んでいるビジネスです。ビジネスとテクノロジーは常に私の真の情熱です。
ソフトウェア・エンジニアリングの修士課程からスタートし、ほどなくMBAを取得しました。マイクロソフトで3年間、マースクなどの大企業向けのアイデンティティとアクセスのソリューションに携わってきました。ですから、スマート・ロックの仕事は私にとって偶然ではありません！
2つの強力な事業のジョイントベンチャー
tedeeはまだ始まったばかりだが、すでに歴史がある。
プレディカは、デンマーク、ポーランド、ブルガリア、アラブ首長国連邦、カタール、米国にオフィスを構え、0から300人の従業員を抱えるまでに成長しました。プレディカは、マイクロソフトのテクノロジーをベースに組織のデジタル化を進めている。
私は、ビジネスや中小企業を立ち上げるたびに、収益の創出から、アクセス・コントロール、コーヒーの可用性の確保まで、あらゆることに責任を負ってきました（そして今も、ある程度は責任を負っています）！
真面目な話をすると、私は伝統的な鍵からスマートカードやキーパッド、スマートロックまで、あらゆる種類の入退室管理システムを試した。
ここ数年は、GERDAとのパートナーシップを考え、物理的な観点からも安全で、マイクロソフトとプレディカの知識とネットワークを活用したデジタルな観点からも安全なソリューションの開発に注力してきました。
他の人はtedeeをどう思いますか？
私は、これが単なる気まぐれではなく、私のキャリアの大半をテクノロジーとセキュリティを結びつける仕事に費やしてきたのだということを知ってもらうために、このようなことをお話ししているのです。
現在、私のビジネスは2つともtedeeを使用しており、私はそれをあなたと共有したいのです。
これまでのところ、私たちは独立系ITセキュリティ機関であるAV TESTから推薦を受け、スマートホーム製品認定証を得ています。また、アップルやグーグルのようなプロバイダーと協力し、私たちのアプリをそれらの製品に完全に準拠させ、互換性を持たせています。
しかし、私の言葉を鵜呑みにするだけではありません。使用例や参考資料については、ブログやウェブサイトをご覧ください。著者の一人と話をしたい場合は、LinkedInを通じて直接連絡を取ることができます。
ご質問は[email protected]までご連絡ください。
オフィスへのアクセスを簡素化
テクノロジーはすでにそこにあります。アイデンティティとセキュリティ・ソリューションの長年の開発が、ホームセキュリティの最高のエンジニアリングと組み合わされ、スマートロックが誕生しました。
すべての苦労はすでに終わっているので、利便性、安全性、安心感といったメリットを得ることができるのです。
あなたはこう思うかもしれない。そんなに素晴らしいなら、もっと多くの企業が利用しているはずだ。
新しいテクノロジーには常に抵抗がある。パンデミック以前は、多くの人がリモートワークは不可能で、TeamsやSlackのようなツールはそのような規模にはならないと信じていた。今の世界を想像できるだろうか？
誰がオフィスの鍵を持っているのか、必要なときに全員が戻ってくるのか、といったことを把握する労力を省くことができると想像してみてほしい。また、オフィスに何人いるのかがわかるので、使用されているかどうかもわかる。すべてボタンひとつで。
あなたの生活をもっと簡単に。当社のストアをご覧になり、ロックを購入し、あなたの会社をデジタル化しましょう。
Grzegorz Chuchra、Tedee CEO