Come semplificare il controllo degli accessi in ufficio con una serratura intelligente? (Guida completa per il 2021)
I tempi in cui tutta la forza lavoro era presente ogni giorno per orari prestabiliti sono finiti. Sebbene offrire tutta questa flessibilità e libertà sia fantastico, se siete voi a dovervi occupare della sicurezza dei locali, può essere un momento davvero difficile per voi.
L’approccio del “lavoro da qualsiasi luogo” sta diventando sempre più popolare. Si può dire che si può ridurre il numero di spostamenti. Di conseguenza, gli uffici stanno diventando “spazi flessibili” che molti dipendenti visitano solo occasionalmente.
Persone che vanno e vengono a piacimento, senza regole o orari prestabiliti, senza controllo costante di chi entra e chi esce… È un incubo logistico, vero? Era già abbastanza difficile anche prima. Sono sicuro che anche voi, come me, avete affrontato diversi tipi di misure di sicurezza per rendere l’accesso all’ufficio sicuro e comodo allo stesso tempo. La mia conclusione? La vita è troppo breve per avere a che fare con decine di chiavi!
Quindi, mi sono rivolto alle serrature intelligenti.
In collaborazione con il team, ho dedicato molto tempo e sforzi per capire come farle funzionare in ogni scenario immaginabile. Permettetemi di condividere con voi alcune osservazioni, commenti e informazioni che abbiamo raccolto.
Contenuti:
Perché l’accesso all’ufficio non è così semplice
Se si supervisiona l’amministrazione di una PMI o di un’azienda più grande con diverse filiali (ad esempio, uno studio legale, un distributore con più magazzini o una catena di negozi/ristoranti), è necessario fornire ai dipendenti l’accesso al luogo di lavoro.
Di solito si utilizzano tessere magnetiche (per tutti) o chiavi tradizionali (per un numero limitato di persone). A meno che non si preferiscano gli impianti RFID, ma questo lo lasceremo per un’altra volta.
L’ingresso e l’uscita dal sistema richiedono molto tempo
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Ogni dipendente deve avere un modo per accedere al posto di lavoro quando viene assunto, e una volta che se ne va, questo accesso deve essere revocato in qualche modo.
Non è poi così difficile se abbiamo solo pochi dipendenti. Soprattutto nei settori in cui le persone lasciano raramente il lavoro.
Ma quando il turnover aumenta e abbiamo a che fare con un gran numero di persone, tenere traccia di tutto inizia a essere un po’ più complicato.
Inoltre, potremmo assumere lavoratori temporanei (ad esempio, tramite un’agenzia) o subappaltatori (ad esempio, imprese di sicurezza o di pulizia). Anche loro hanno bisogno di andare in ufficio, e di solito in orari diversi da tutti gli altri.
Per gli uffici più grandi (da 40 persone in su) probabilmente avrete un sistema di controllo degli accessi centralizzato. Ma se gestite una proprietà che non fa parte di un complesso più grande (come un centro commerciale), o molte proprietà più piccole come negozi, ristoranti o uffici contabili, la gestione degli accessi può essere un bel grattacapo.
L’accesso flessibile all’ufficio è un must
Come datori di lavoro, siamo sotto più pressione che mai per fornire orari di lavoro flessibili. Oggi, spesso gli spazi possono rimanere vuoti o con un numero limitato di persone. Inoltre, si prevede che il turnover dei dipendenti aumenterà in seguito alla pandemia. Ciò rende il monitoraggio dell’accesso delle persone un incubo logistico.
La sicurezza è la priorità principale per i locali aziendali
Questo è davvero il punto chiave (vedi cosa ho fatto qui?).
Il bisogno di comodità può cambiare, ma il bisogno di sicurezza non cambia mai.
Se avete dei locali aziendali, contengono ancora cose che devono essere protette – attrezzature, documenti, informazioni interne, ecc. L’accesso fisico è la vostra migliore protezione per loro.
Quali sono i problemi con le chiavi?
Forse tutti i vostri dipendenti hanno una copia della chiave, ma ora alcune persone se ne sono andate. Forse nel caos della pandemia, non avete recuperato tutte le chiavi. Forse qualcuno se n’è andato in cattivi rapporti. Forse qualcuno ha perso la sua chiave.
“Ma a questo serve l’assicurazione!”
Certo. Tranne il fatto che molti assicuratori non copriranno le perdite se non c’è evidenza di effrazione. Il che, se qualcuno usa la vostra chiave, non ci sarà.
La prima soluzione che viene in mente sarebbe quella di sostituire i cilindri. Ma da un lato, è costoso farlo regolarmente. Dall’altro, è davvero difficile gestire i tempi tra tutti nell’azienda, e mantenere la flessibilità? È un incubo di coordinamento in aggiunta a tutto il resto che sta già accadendo.
Come la tecnologia aiuta con l’accesso all’ufficio
Deve esserci un modo più facile, giusto? Per dare ai vostri collaboratori un modo semplice per entrare in ufficio, ma al tempo stesso mantenerlo sicuro?
Proprio come la tecnologia ci ha aiutato a passare al modello di lavoro remoto con incontri virtuali, spazi di collaborazione, ecc., può anche alleviare parte dello stress causato dall’accesso fisico.
Con una serratura intelligente, avete bisogno solo di un piccolo pezzo di attrezzatura e di un’applicazione mobile, ed è tutto a posto. Ora, parliamo di come funziona, esattamente.
Cos’è una serratura intelligente?
Una serratura intelligente è un pezzo di attrezzatura che lavora con la vostra serratura tradizionale per facilitare l’apertura e la chiusura della porta senza l’uso di una chiave fisica. Tutto ciò di cui avete bisogno è un’app mobile, e potete bloccarla e sbloccarla da qualsiasi luogo.
Un tipico set di serratura intelligente include:
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- Un cilindro o un adattatore da montare sulla vostra porta
- Una serratura da montare sul cilindro
- Un bridge per collegare la serratura al Wi-Fi
- Un’applicazione mobile che permette agli utenti di utilizzare la serratura e a voi di gestire i diritti di accesso
- Un portale online che vi permette di concedere, revocare e gestire l’accesso in modo più comodo (soprattutto se avete molti utenti).
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Il bridge è un hardware opzionale che può essere collegato alla serratura intelligente e connetterla a internet. In questo modo, potete ottenere più funzionalità dalla vostra serratura intelligente. Potete leggere i dettagli in questo articolo.
Il cilindro permette l’accesso con chiavi tradizionali in caso di problema o errore di connessione. La serratura stessa è operata tramite un’app mobile.
Questa è la serratura intelligente in breve. Ora, parliamo dei dettagli.
Quando non avrò bisogno di una serratura intelligente?
Le serrature intelligenti funzionano benissimo nei piccoli uffici, dove possono essere installate sulla porta di ingresso principale. Se lavorate in un grande edificio per uffici con controllo degli accessi centralizzato in tutto l’edificio, la soluzione esistente sarà probabilmente tutto ciò di cui avete bisogno.
Come installare una serratura intelligente?
Le serrature intelligenti sono progettate per essere compatibili con le serrature standard. Di solito sono fornite con tutti gli strumenti necessari per installarle autonomamente.
Alcuni fornitori preparano anche guide video per aiutarti durante il processo.
Esiste un servizio di installazione?
E se gli strumenti non sono il tuo forte? Contatta il produttore: dovrebbero offrire un servizio di installazione. Nell’UE, a seconda della tua posizione, il costo potrebbe essere di circa 50-100 EUR.
Quanto tempo ci vorrà?
Le serrature intelligenti sono progettate per funzionare praticamente fuori dalla scatola. L’installazione del dispositivo dovrebbe richiedere circa 1 ora. Poi devi solo aggiungere i tuoi utenti, tramite l’app o un portale online (ne parleremo più avanti) e sei a posto!
È necessario sostituire il cilindro?
A volte non è possibile sostituire il cilindro esistente, o forse semplicemente non vuoi affrontare il problema. Lo capisco! E posso consigliare due opzioni qui: quella facile e quella difficile.
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- Opzione più facile: acquista una serratura intelligente che funzioni con le chiavi esistenti. In Europa, la scelta migliore sarebbe nuki. È anche una delle scelte più popolari nella regione. E non c’è da stupirsi – è davvero un buon prodotto, e lo posso consigliare sinceramente.
- Opzione più difficile: puoi scegliere una serratura tedee. Dovrai lavorare con un fabbro, per adattare la chiave al nostro adattatore. Il fabbro dovrà tagliare la chiave e inserirla permanentemente nel buco della chiave all’interno della casa. La serratura continuerà a funzionare come dovrebbe, quindi non preoccuparti – è solo un passaggio extra che sarà necessario.
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Come viene alimentata una serratura intelligente?
La maggior parte delle serrature intelligenti funziona con una batteria ricaricabile, quindi non c’è bisogno di sostituirla – un vantaggio per l’ambiente!
Dovrai caricarla regolarmente, e puoi farlo facilmente utilizzando il connettore fornito.
L’app ti avviserà sempre quando dovrai caricare la serratura. La frequenza dipenderà dall’uso. A seconda del modello e dell’uso, una singola carica può durare anche fino a 6-10 mesi.
Le serrature intelligenti sono sicure?
Naturalmente, questa può essere una preoccupazione. È possibile fare affidamento sulla tecnologia?
Tutti sappiamo che a volte può fallire – il provider di internet potrebbe avere un’interruzione, il tuo telefono potrebbe scaricarsi…
E se qualcuno vede la serratura intelligente e prova a forzarla o a violarla? Analizziamo la questione.
Sicurezza fisica
Prima di tutto, la serratura è installata all’interno della porta – quindi non attira l’attenzione dall’esterno. Solo le persone che entrano nei locali sapranno della serratura, quindi non c’è un rischio aumentato.
Un altro punto importante è controllare il cilindro stesso.
Ad esempio, la serratura tedee è realizzata in collaborazione con GERDA, un produttore di sistemi di sicurezza domestica da oltre 30 anni. Di conseguenza, ogni set è dotato di un cilindro GERDA attestato con classe di sicurezza 6, garantendone la sicurezza.
Inoltre, il tuo set di serrature intelligenti includerà un set di chiavi di riserva. Quindi, se il software fallisce per qualsiasi motivo, o anche se qualcuno dimentica il telefono, è comunque possibile sbloccare la porta.
Sicurezza del software
Violare una serratura intelligente sarebbe anche difficile.
Tipicamente, una serratura intelligente funziona tramite una connessione Bluetooth, e ad ogni utente viene assegnato un account individuale.
Per quanto riguarda la serratura tedee, ogni trasmissione è protetta con una chiave di crittografia a 256 bit. Tra questa e le misure di sicurezza basate su Azure, potrebbe non essere impossibile violare la serratura, ma, ad essere onesti, sarebbe più facile semplicemente sfondare la porta!
Come funziona una serratura intelligente?
Qui tratteremo alcuni dettagli tecnici, basati su come abbiamo costruito la serratura tedee. Molte funzionalità funzionano in modo simile su diverse marche di serrature intelligenti, ma potrebbero esserci alcune differenze.
Come si collega la serratura a internet?
La serratura intelligente si collega tramite BLE (Bluetooth Low Energy) a uno smartphone o a un bridge. Quindi, se stai utilizzando un bridge per fornire una connessione costante in tempo reale, è necessario collegarlo al Wi-Fi.
La serratura è stata progettata per essere facile da usare, quindi non è necessario aprire porte speciali per le connessioni, funziona allo stesso modo del tuo browser – con il numero 80.
Quindi, a meno che tu non abbia impostazioni insolite nella tua rete, non devi preoccuparti dei dettagli tecnici. E se ne hai, contattaci e lo risolveremo.
Devi usare un telefono con una serratura intelligente?
L’idea di aprire la porta con un telefono potrebbe sembrare ancora insolita per alcuni. Inoltre, è sempre possibile che il tuo telefono si scarichi, o che tu lo lasci a casa mentre esci di fretta al mattino.
E poi?
Ci stiamo preparando per questo scenario esatto. Attualmente stiamo finalizzando il tastierino tedee, che dovrebbe essere rilasciato a novembre 2021. Alcuni produttori offrono già questa opzione.
Un tastierino ha funzionalità standard, come aprire la porta con un codice PIN e impostare il PIN tramite l’app. Tutti i codici PIN sono unici per ogni account, quindi non vengono mai condivisi, e ogni utente potrà modificare il proprio utilizzando la sua app.
Se tu, come amministratore, disabiliti l’account di un utente, il suo PIN smetterà di funzionare immediatamente.
Puoi usare una serratura intelligente con un sistema di chiavi master?
Il sistema di chiavi master è qualcosa che un’organizzazione più grande utilizza per organizzare l’accesso per infrastrutture con molte porte. In breve, ti dà la possibilità di avere chiavi diverse per utenti diversi, ad esempio:
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- una chiave per amministratori o personale di pulizia che apre tutte le porte,
- una chiave per i manager che apre le porte solo su un piano, e
- una chiave individuale che apre una singola stanza.
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Se hai una configurazione del genere, puoi duplicare facilmente questa struttura in tedee. In questo modo non avrai bisogno di distribuire chiavi, ma solo di assegnare l’accesso tramite app o portale.
Se desideri utilizzare quella infrastruttura di chiavi master, puoi utilizzare il nostro adattatore (vedi la sezione Installazione per dettagli su come funziona) oppure puoi creare cilindri personalizzati che fanno parte del tuo sistema. In quel caso, lavoreremmo più da vicino con te per crearli.
Dovresti fornirci il nome del produttore e il codice dei tuoi cilindri. Sulla base di queste informazioni, possiamo creare cilindri compatibili con i tuoi sistemi di chiavi master.
Se non hai un sistema di chiavi master, possiamo progettarne uno per te. Quindi, dopo aver installato la serratura tedee, avrai la soluzione perfetta, completamente compatibile con chiavi fisiche e digitali.
Concessione dell’accesso alla tua serratura intelligente
Puoi farlo direttamente nell’app sul tuo telefono. O, se hai molti utenti, puoi utilizzare un portale web per renderlo più rapido.
Se necessario, come amministratore puoi creare una struttura logica avanzata con molte organizzazioni. Il portale è anche ottimo per gestire la governance degli accessi quando hai molti utenti e dove l’app mobile potrebbe non essere la scelta migliore.
Come aggiungere utenti?
Tutto ciò che devi fare è aggiungere un indirizzo email. Il sistema invia quindi un’email automatica al destinatario, che può configurare il proprio account.
Ora, se hai molte persone nella tua organizzazione, probabilmente vorrai automatizzare questo processo. E quale sarebbe il punto di costruire una serratura intelligente se non potessi!
La serratura tedee è un prodotto nativo del cloud, ed è tutto incentrato sulla facilità di integrazione. Puoi emettere chiavi durante la normale procedura di inserimento degli utenti.
Ci sono integrazioni?
Una serratura tedee può essere integrata con soluzioni aziendali come i sistemi ERP, così come con Office 365 o Google. Abbiamo una API molto ben documentata e molti esempi.
Alcuni dei nostri clienti hanno integrato la serratura direttamente ad es. con O365, quindi ogni volta che viene creata una casella di posta, l’accesso alla serratura viene concesso automaticamente e revocato quando l’account viene disabilitato.
Se hai bisogno di assistenza dettagliata, abbiamo un forum dove sei il benvenuto per fare qualsiasi domanda. La serratura intelligente è stata creata da sviluppatori appassionati, e siamo felici di parlare del codice e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere.
Quali livelli di autorizzazione sono disponibili?
Puoi specificare il livello di autorizzazione dell’utente durante la configurazione (ad es. se sono un utente regolare o un ospite) e impostare orari di accesso specifici se lo desideri.
Ad esempio, i dipendenti dell’ufficio potrebbero avere accesso abilitato tra le 9:00 e le 17:00 dal lunedì al venerdì, e qualsiasi appaltatore, come i servizi di pulizia o di sicurezza, potrebbe avere l’accesso configurato per il loro orario abituale.
Tutte le attività della serratura vengono registrate in tempo reale nei log dell’app, quindi puoi tenere d’occhio ciò che sta accadendo in qualsiasi momento, ovunque tu sia, purché tu abbia una connessione internet.
La revoca dell’accesso può essere effettuata anche dal tuo telefono. Basta aprire l’app e fare clic sul pulsante ‘Rimuovi’ accanto all’indirizzo email dell’utente, ed è fatto! Non appena rimuovi un utente, non sarà più in grado di aprire la serratura.
Puoi monitorare l’utilizzo del lucchetto intelligente?
L’applicazione dispone di registri di accesso, così puoi vedere chi è entrato in ufficio e quando.
Se hai bisogno di sapere quante persone usano regolarmente l’ufficio, ad esempio per verificare se stai sfruttando al meglio lo spazio, offre queste informazioni in un unico posto.
Non preoccuparti che queste informazioni siano pubblicamente disponibili. Solo l’amministratore dell’account può visualizzare gli eventi nell’applicazione, quindi queste informazioni saranno disponibili solo per le persone che ne hanno effettivamente bisogno.
Quanto costa un lucchetto intelligente?
Arriviamo al punto più importante: i soldi!
Nel caso di tedee lock, se acquisti tramite il nostro sito web, il set completo costa tra 320 e 350-370 EUR, a seconda dell’hardware scelto. Dovresti anche prepararti per un costo opzionale di installazione, che dovrebbe costare tra 50-100 EUR.
Come ottenere supporto per il mio lucchetto intelligente?
Come per tutto, a volte le cose possono andare storte. Se succede, puoi sempre contattarci.
Abbiamo un reparto di assistenza dedicato, e puoi chiamarci o contattarci tramite chat sul nostro sito web. Attualmente offriamo supporto solo in inglese, ma stiamo cercando di aggiungere altre lingue in futuro.
Tutti i prodotti hanno una garanzia standard di 2 anni. E poiché lo acquisti online, puoi restituire il tuo tedee lock entro 14 giorni dall’acquisto per un rimborso completo. Se trovi problemi con tedee lock al di fuori di questi termini, contattaci e faremo del nostro meglio per aiutarti.
Perché scegliere tedee lock?
Potresti chiederti: perché scegliere un lucchetto intelligente da una start-up polacca? C’è sicuramente un inganno?
Lascia che ti tranquillizzi.
Tedee è un’attività a cui ho lavorato come CEO mentre lavoravo ancora presso Predica, che ho co-fondato con i miei colleghi e amici. Gli affari e la tecnologia sono sempre state le mie vere passioni.
Ho iniziato con una laurea magistrale in Ingegneria del Software e poco dopo ho conseguito un MBA. Ho trascorso 3 anni presso Microsoft lavorando con soluzioni di Identity e Access per grandi organizzazioni, come Maersk. Quindi lavorare con lucchetti intelligenti non è un caso per me!
Una joint venture di due aziende solide
Tedee potrebbe essere all’inizio, ma ha già una storia.
È nata come risultato del nostro lavoro presso Predica, che ho aiutato a costruire da 0 a 300 persone (e in crescita) con uffici in Danimarca, Polonia, Bulgaria, Emirati Arabi Uniti, Qatar e USA. Predica realizza la digitalizzazione delle organizzazioni basate sulla tecnologia Microsoft.
Ogni volta che ho iniziato un’attività o una PMI ero (e lo sono ancora, fino a un certo punto) responsabile di tutto, dal generare entrate, al controllo degli accessi, fino a garantire la disponibilità del caffè!
Parlando seriamente, ho provato tutti i tipi di sistemi di controllo degli accessi, dalle chiavi tradizionali, alle smart card e tastiere, ai lucchetti intelligenti.
Negli ultimi anni mi sono concentrato sullo sviluppo di una soluzione che fosse sicura da una prospettiva fisica, attraverso una partnership con GERDA, e digitale, utilizzando le mie conoscenze e la rete da Microsoft e Predica.
Cosa ne pensano gli altri di tedee?
Condivido tutto ciò affinché possiate vedere che non si tratta di un capriccio per me, ma ho effettivamente trascorso la maggior parte della mia carriera lavorando su tecnologia e sicurezza.
Entrambe le mie aziende ora utilizzano tedee, e voglio condividerlo con voi, così potrete beneficiarne anche voi.
Finora abbiamo ottenuto una raccomandazione da AV TEST, l’istituto indipendente di sicurezza IT, e ricevuto il loro certificato di Prodotto Smart Home Approvato. Collaboriamo anche con fornitori come Apple e Google per rendere la nostra app completamente conforme e compatibile con i loro prodotti.
Ma non prendete solo la mia parola. Consultate il nostro blog e sito web per casi d’uso e referenze. Se desiderate parlare con uno degli autori, potete contattarli direttamente via LinkedIn, oppure possiamo organizzare una chiamata per voi.
Basta contattare [email protected] con la vostra domanda, e vi risponderemo.
Semplifica l’accesso al tuo ufficio
La tecnologia è già qui. Tutti gli anni di sviluppo di soluzioni per l’identità e la sicurezza sono combinati con la migliore ingegneria nella sicurezza domestica, per formare un lucchetto intelligente.
Tutto il lavoro duro è già stato fatto, così potrete godere semplicemente dei vantaggi della comodità, della sicurezza e della tranquillità.
Potreste pensare: sembra troppo bello per essere vero. Sicuramente, se fosse così grande, lo utilizzerebbero più aziende?
C’è sempre resistenza quando si tratta di nuova tecnologia. Prima della pandemia, molti credevano che il lavoro remoto non potesse essere fatto e che strumenti come Teams o Slack non avrebbero mai avuto successo su larga scala. Riuscite a immaginare il mondo senza di loro oggi?
Ora, immaginate di poter eliminare lo sforzo di capire chi ha le chiavi dell’ufficio e se tutte tornano quando serve. E sapere quante persone sono in ufficio, così saprete se viene utilizzato. Tutto con un semplice tocco di un pulsante.
Rendete la vostra vita più semplice. Sfogliate il nostro negozio, acquistate il vostro lucchetto e rendete la vostra azienda digitalmente abilitata.
Grzegorz Chuchra, CEO di Tedee
*Avvertenza: Questo contenuto potrebbe essere stato tradotto automaticamente tramite traduzione automatica al fine di servire il maggior numero di persone possibile. Di conseguenza, il testo potrebbe contenere errori.
