オフィスの入退室システムをスマートロックに置き換える

“すみません、またカードをなくしてしまって…”何度聞いたことでしょう？カード式のオフィス入退室システムをスマート・ロックに置き換える方法をご紹介します。

オフィス管理者にとって、これは最も煩雑な業務のひとつです。この作業は突発的に発生します。従業員を出入りできないままにしておくわけにはいかないので、すぐに代わりのカードを手に入れなければなりません。

入退室カードの再発行業務があなたの時間を奪っていませんか？より迅速で便利な方法をお探しではありませんか？

もしこのような状況に思い当たる節があるのなら、簡単で便利な別の方法を知ったら、きっと満足されることでしょう。私は2つの会社で入館カード・システムをスマート・ロックに置き換えるプロセスを指揮しました。その経緯を紹介しよう。

入退室システムを近代化する理由

多くの人がリモートワークをしている今、入館カードをまだ使っているなんて考えられません。出入りの曜日や時間がバラバラなので、全員を把握するのはもはや悪夢です。不要になったカードを回収したり、紛失したカードを交換したりするのは言うまでもありません。

その上、従業員がオフィス間を行き来し、それぞれの場所で入館する必要があるかもしれません。これは多くの手間がかかります。

スマートロックがあれば、入退室を割り当てたり取り消したりするのがずっと簡単になり、誰が出入りしたかを追跡できるようになります。確かに、最初は複雑に思えるかもしれませんが、実際はとても簡単です。

スマートロックとは何か？

スマートロックは、標準的なドアロックの上に取り付けるデバイスです。これを使えば、スマートフォンのアプリを使って遠隔操作でドアを開けることができます。アプリがすべての動作を記録するので、いつでも誰がオフィスにいるかを把握することができます。例えば、あなたが出社できず、誰かに配達の受取をしてもらう必要がある場合に非常に便利です。

標準的な錠前の機能はそのままで、通常の鍵で施錠することもできます。しかし、多くの人が施設にアクセスする場合、全員に個別のキーやカードを発行するよりも、アプリを通じてアクセスさせる方がはるかにシンプルなのです。

操作方法は？

デバイスを使用するには、スマホでアプリを開き、ボタンを押してドアのロックを解除するか施錠します。また、ブルートゥース接続を使って、ドアに近づくと自動的にドアを開けることもできます。

ロックには充電式バッテリーが内蔵されているので、電池の交換を心配する必要はありません。充電が必要な場合はアプリが知らせてくれます。その場合は、携帯電話と同じように、小さなケーブルを数時間接続するだけです。

最も重要なのは、何か通常と異なる出来事が起きた場合（例えば、通常は入室がない週末にオフィスのドアが解錠された場合）、アプリをチェックし、誰がアクセスしたかを確認できることもできます。そして、その人に電話をして、すべてが正常であることを確認することができます。

閑散とした日に、誰かが現れて中に入れてくれるのを待つために、何度人々が外で立ち往生したことか。スマートロックがあれば、すでにオフィスにいる同僚に確認するだけでよく、すでにオフィスにいる同僚は必要に応じて遠隔操作でドアを開けることができる。ただし、これはオプション機能だ。他の人を中に入れたくない場合は、この機能を許可されたユーザーだけに制限することができます。

入退室を管理するには？

アプリにユーザーを追加するのはとても速いです。

共有」オプションをクリックします。	共有先」アイコンをクリックします。	アクセス詳細 “をクリックし、ユーザーを設定します。

アプリをダウンロードするためのリンクがメールで送信されます。

ユーザーを削除する必要がありますか？問題ありません。あなたがどこにいても、アプリで直接瞬時にできます。アクセス権を剥奪するボタンを押した瞬間に、そのユーザーは入室できなくなります。

ご希望であれば、ビジネスポータルを使ってアクセスを管理することもできます。この方法では、複数のユーザーを追加し、コンピューターから直接アクセス許可を変更することができます。

1.ユーザーの管理

複数のロックがある場合、誰が使用する必要があるかによって、それぞれのロックにアクセス権を割り当てることができます。

2.アクセス許可の管理

オフィスの責任者は、何が起きているかを知る必要があります。このアプリは、オフィスが安全であることを確認するために必要なすべての情報を表示します。

3.アプリ内情報画面

オフィスに出入りする人を追跡するのは奇妙に思えるかもしれない。入退室シートにサインを集めるために走り回る必要はもうない。さらに、ビルから避難する必要がある場合でも、出勤簿は必要ありません。

従業員にスマートロックを使うよう説得するには？

正直なところ、これが全プロセスの中で最も難しい部分だった。驚いたことに、ハイテク企業であっても、従業員はアプリに切り替えることにかなり抵抗があった。しかし、時間をかけ、忍耐強く、指示を出すことで、なんとか実現することができた！

結局のところ、アクセスにスマホを使うのは、別の鍵やカードを持ち歩くよりずっと簡単だ。カードや鍵は置き忘れることが多い。通勤途中にカードを忘れて家に引き返したことがない人はいないだろう。しかし、携帯電話をなくす人はいない。

私はアプリのダウンロード方法を何度も告知し、指示を出した。その後、切り替え期間があった。アプリを使ってオフィスに入る人を見かけるたびに、まだカードを持っているなら返却するようお願いした！もしまだカードを使っている人がいたら、アプリのインストールを手伝い、使い方を教えた。

今では、入社時に全員がアクセスできるようになっています。スマートロックのアカウントはID管理システムと同期しているので、すべてが自動的に行われます。

必要であれば、ポータルサイトから追加人員（清掃や警備サービスなど）を追加することができ、そこでアクセス時間を設定することもできます。ロックは24時間365日稼動させることができますが、セキュリティのために、例えば営業時間や平日にアクセスを制限したい場合もあります。

確かに、最初は時間がかかりました。しかし、やがてそれが自然にできるようになりました。今では、鍵をなくしてオフィスの外で立ち往生する人はいません。さらに、新しいカードを発行したり、紛失したカードを再発行したりする必要がなくなったので、多くの時間を取り戻すことができました。メリットばかりです！

問題が発生した場合は？

どんなことでもそうですが、私たちがシステムに慣れるまでの間、最初はいくつかの困難がありました。例えば、ブリッジがWi-Fiから切断されることがあり、何人かが外で立ち往生した！

メンテナンス自体は簡単だ。充電器を差し込む必要があるときにスマホに通知が来るだけだ。また、操作やソフトウェアに費用はかかりません。セットアップを手伝ってくれるサービスもあるので、自分でロックを取り付ける必要はない。

シリンダーについてもご心配はいりません。お客様のドアに合ったシリンダータイプをお選びいただけるよう、全プロセスを通じてお客様と一緒に作業いたします。

トラブルが発生した場合は、アプリからアクセスできるFAQがあり、24時間365日のサポートラインがあります。現在は英語ですが、近日中に対応言語を増やす予定です。

tedeeでスマートロックを開発し、使用してきた経験から、想定されるほとんどの問題やシナリオに対処してきました。私自身、これまで多くのバグレポートを送ってきました！しかし今、私たちは実装を完了し、すべてがスムーズに進み、すべてのユーザーと顧客のために改善を導入することができます。

スマートロックの導入についてもう少し技術的なことをお知りになりたい方は、こちらの記事「小規模オフィスの入退室管理をどうするか」をご覧ください。また、ご質問があればお気軽にご連絡ください。