< Tilbage

Udskift et kortbaseret kontor-adgangssystem med en smartlås

“Beklager, men jeg har mistet mit kort…igen.” Hvor mange gange har du ikke hørt den sætning? Lær hvordan du udskifter et kortbaseret kontor-adgangssystem med en smartlås.

For en kontoradministrator, kan den sætning være en af de mest irriterende i verden. Og det er jo ikke sådan, at man kan planlægge sig ud af det. Du kan jo ikke efterlade de ansatte uden nogen mulighed for at komme ind og ud. De har brug for et nyt kort, uanset hvor lang tid det så end må tage.

Er kontor-adgangskort blevet en tidsrøver for dig? Leder du i den forbindelse efter en hurtigere og nemmere løsning? Og er du bange for at du overser et eller andet i udviklingen på området?

Hvis du kan nikke genkendende til det, så vil du måske blive glad for at høre, at der faktisk findes en anden løsning – og en praktisk en af slagsen. Jeg stod for udskiftningen af et adgangskort-system med smartlås i 2 af mine virksomheder, og mit arbejde er blevet en hel del nemmere nu. Jeg fortæller her hvordan det skete, så det måske kan tjene som en hjælpsom vejledning for dig.

 

Hvorfor modernisere et kontor-adgangssystem?

I en tid hvor flere og flere praktiserer fjernarbejde, kan jeg slet ikke forestille mig behovet for brug af adgangskort. Når folk i dag kommer og går på vidt forskellige tidspunkter og dage, er det at holde styr på adgangen efterhånden blevet lidt af et mareridt. For slet ikke at nævne indsamlingen af kort, som ikke længere skal bruges, eller udskiftningen af mistede kort for den sags skyld.

Derudover kan man også have ansatte som pendler en del mellem forskellige kontorer, som derfor har behov for adgang til flere lokationer på samme tid. Det kræver meget arbejde og en hel del unødvendig plastic.

Med smartlåse er det meget nemmere at tildele og tilbagekalde adgang, og det er meget nemmere at holde styr på, hvem der går ud og ind. Det kan sikkert godt virke indviklet til at begynde med (sådan var det i hvert fald for mig), men det er, når alt kommer til alt, faktisk ret simpelt.

Da jeg ankom til tedee første gang, vidste jeg intet om smartlåse. Jeg skulle derfor ikke kun lære alt fra bunden, jeg skulle derefter også overbevise folk fra både tedee og Predica om at skifte fra kort til smartlåse! Men lad os starte med begyndelsen.

Hvad er en smartlås?

En smartlås er en enhed, som er monteret ovenpå din standard dørlås. Med den er du i stand til at åbne døren på afstand via en app på din smartphone. Appen noterer hver aktivitet, så du altid ved, hvem der er på kontoret på ethvert givent tidspunkt – meget behjælpeligt, hvis du ikke kan komme ind og du har brug for en eller anden, som skal kvittere for en pakke eller leverance, for eksempel.

Det fjerner ikke nogen funktioner fra den oprindelige standardlås – du kan stadig benytte en almindelig nøgle til at låse døren, hvis du ønsker det. Men når mange mennesker skal have adgang til lokationen, er det meget nemmere at give dem adgang via appen, i stedet for at skulle til at udstede kort eller nøgler til hver enkelt ansat.

Hvordan betjener man den?

For at benytte enheden, skal man åbne appen på telefonen og trykke på knappen for at åbne eller låse døren. Hvis døren ikke lukkes helt (for eksempel hvis nogen skulle skynde sig igennem) kan du benytte appen til at lukke den ordentligt. Du kan også benytte Bluetooth-forbindelsen til at åbne døren automatisk, når du nærmer dig.

Låsen har et indbygget genopladeligt batteri, så du behøver ikke bekymre dig om at skulle udskifte den. Appen giver dig besked, når det tid til at oplade låsen. Når det sker, skal du blot tilslutte et lille kabel i et par timer, præcist som du gør med din telefon. Så er det klaret.

Vigtigst af alt, skulle der ske noget uventet eller usædvanligt (hvis eksempelvis kontoret benyttes i weekenden, når det normalt ikke er tilfældet), vil du kunne tjekke betjeningspanelet og se, hvem der har benyttet døren. Du kan derefter ringe til den pågældende person for bekræfte om alt er, som det skal være. Det er en fantastisk funktion, i stedet for at skulle haste til kontoret hver gang for at se, hvad der er sket!

Hvor mange gange har folk ikke stået udenfor på en stille arbejdsdag og ventet på at nogen skulle dukke op for at lukke dem ind? Med en smartlås, kan du blot give besked til de kolleger, som allerede er på kontoret, og dem som allerede er indenfor kan endda give adgang på afstand, hvis der er behov for det. Det er dog en valgfri funktion. Hvis du ikke ønsker, at andre skal kunne tildele adgang, kan du begrænse den funktion til at kun at virke for autoriserede brugere.

Hvordan administrerer man adgangen?

Det er en hurtig proces at tilføje brugere til appen. Du kan enten integrere processen i forbindelse med rekrutteringen, eller du kan vælge blot at gøre det fra selve appen.

Klik på optionen “Delt”	Klik på ikonet “Delt med”	Klik på “Adgangsdetaljer” og sæt en bruger op

Den pågældende person vil derefter modtage en email med et link til at downloade appen på deres telefon.

Har du behov for at fjerne en bruger? Ingen problem, dette fikses også på et øjeblik direkte via appen, fra hvor end du befinder dig. I det øjeblik du trykker på knappen for at tilbagekalde adgangen, vil personen ikke længere kunne komme ind.

Du kan også benytte en virksomhedsportal til at administrere adgangen, hvis du foretrækker det. På den måde vil du kunne tilføje adskillige brugere og modificere tilladelser direkte fra din computer.

1. Administrere brugere

Hvis du har mange forskellige låse, kan du tildele adgang for hver enkelt, afhængigt af hvem der har brug for at benytte dem. Der findes en anden artikel om opsætning af et masternøgle-system som dette.

2. Håndtering af tilladelser 

Når du har ansvaret for et kontor, har du brug at vide, hvad der foregår. Appen viser al information, som du har brug for i forbindelse med at sørge for at lokationen er sikret.

3. In-app informationsskærme 

Selvom det virker sært at spore folk, som går ind og ud af kontoret – så er det præcist det, de fleste virksomheder gør af sikkerhedsmæssige og helbredsmæssige årsager. Du skal ikke længere løbe rundt for at indsamle underskifter til listen over adgange. Har du derudover behov for at evakuere bygningen, så er der ikke længere behov for at have en deltagerliste – det hele er noteret i din telefon.

Hvordan overbeviser man de ansatte om at benytte en smartlås?

Jeg indrømmer blankt, at dette var det sværeste i hele processen. Overraskende nok var selv de ansatte på tech-firmaer modvillige i forbindelse med at skifte til appen. Men efter lidt tid, tålmodighed og vejledning, lykkedes det endelig!

Når alt kommer til alt, er det en hel del nemmere at benytte en telefon som adgang, i stedet for at bære rundt på et sæt nøgler eller et kort. De har en tendens til at blive forlagt eller forsvinde. Og hvem har ikke mere end en gang måtte vende om på vej på arbejdet, fordi de havde glemt deres kort? Men ingen mister på samme måde deres telefon, så på den måde er det problem blevet løst.

Jeg lavede en hel del annonceringer og vejledninger om download af appen. Derefter fulgte en lille overgangsperiode. Hver gang jeg så nogen benytte appen som adgang til kontoret, bad jeg dem om at indlevere deres kort, hvis de stadig havde et – for de havde jo reelt ikke længere brug for det! Og hvis nogen stadig benyttede deres kort, tilbød jeg at hjælpe dem med at installere appen og vise dem, hvordan det fungerede.

Nu får alle adgang i forbindelse med rekrutteringen. Smartlås-konti synkroniseres med vores  identitetstyringssystem, så alt foregår nu helt automatisk.

Hvis der er behov for det, kan jeg tilføje yderligere personer (f. eks. rengøringspersonale eller vagtservice) via vores portal, hvor jeg også kan indstille adgangstidspunkter. Låsen kan fungere i døgndrift, men du vil måske gerne sætte begrænsning på adgangen – for eksempel så den passer med kontortider eller specielle ugedage.

Det tog selvfølgelig lidt tid i begyndelsen. Men med tiden, blev det naturligt og praktisk. Nu er der ikke længere nogen, som skal vente udenfor kontoret, fordi de har mistet deres nøgle. Og jeg har nu fået en masse ekstra tilgængelig tid, fordi jeg ikke længere skal udstede nye kort eller erstatte gamle.  Lutter fordele!

Hvad gør man, hvis der opstår problemer?

Som med alting i verden, så var der visse vanskeligheder i starten, mens vi alle skulle vænne os til det nye system. Der var for eksempel tidspunkter, hvor Bridge mistede forbindelsen til Wi-Fi, så et par af os blev fanget udenfor, da vi ikke kunne komme ind…men blot for at opdage, at vi jo stadig sagtens kunne skabe forbindelse til låsen på vores telefoner via Bluetooth!

Selve vedligeholdelsen er nem. Jeg får bare en meddelelse på min telefon, når det er tid til at oplade. Og der er ingen omkostninger i forbindelse med software – kun et engangsbeløb for selve låsen. Der er også en service, man kan booke som hjælp til opsætningen, så du ikke selv skal stå for installationen af låsen.

Du skal heller ikke bekymre dig om cylinderen – vi gennemgår hele processen med dig for at sikre at du har den rette cylindertype til din dør.

Skulle du løbe ind i problemer, er der en let tilgængelig FAQ-sektion i appen, og vi har en 24 timers support-hotline. Den er lige nu tilgængelig på engelsk, men flere sprog bliver snart tilføjet.

Eftersom vi har udviklet og benyttet smartlåsen selv her på tedee, så er vi efterhånden løbet på de fleste problemer og scenarier. Jeg har personligt selv indsendt adskillige fejlrapporter i min tid! Men nu har vi gennemgået implementeringen, alt fungerer perfekt, og vi kan derfor introducere en række forbedringer til vores brugere og kunder.

Hvis du gerne vil dykke lidt mere ned i det tekniske i forbindelse med opstart af smartlåse, kan du læse denne artikel “Sådan etablerer du adgangsbetjening til små kontorer. Eller kontakt mig til enhver tid med eventuelle spørgsmål, du end måtte have.